Как составить инструкцию по делопроизводству?

986
На сегодняшний день делопроизводство – это деятельность по управлению документами: административными, кадровыми, финансовыми и т.д. Для регламентации данного процесса необходимо создать инструкцию по делопроизводству. А для того, чтобы начать работу по составлению инструкции по делопроизводству, нужно понять, с какой целью составляется этот документ и какие позиции он должен включать. На эти вопросы дает ответ Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Инструкция по делопроизводству как нормативный документ

ЕГСД установила, что «инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

К инструкции по делопроизводству прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т. п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.). Из данного определения необходимо уяснить, что инструкция по делопроизводству:

  •  это нормативный документ или локальный нормативный акт, обязательный для применения всеми работниками фирмы;
  •  устанавливает правила документирования (состав документов и правила их оформления);
  •  устанавливает правила организации работы с документами (документооборот, регистрацию, контроль за сроками исполнения, составление и ведение номенклатуры дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности документов и передачу документов в архив организации);
  •  должна составляться с учетом специфики деятельности конкретной фирмы;
  •  должна содержать приложения (образцы бланков, организационно-распорядительных документов, регистрационных форм, перечень нерегистрируемых документов, формы номенклатуры дел, описи, акт о выделении дел к уничтожению и др.).

Приложения нужны, прежде всего, для того, чтобы работники фирмы могли самостоятельно готовить проекты документов, Как составить инструкцию по делопроизводству?не отрывая секретаря от работы вопросами, на которые есть ответ в инструкции по делопроизводству.

Из сказанного можно дать современное определение инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий документирование и организацию работы с документами в конкретной организации c учетом ее специфики. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Основанием для разработки инструкции по делопроизводству служит приказ руководителя организации. Например:

В рамке заверстать!

Открытое акционерное общество «Лагуна»

(ОАО «Лагуна)

ПРИКАЗ

14.01 2013                                                                                                                            № 12

Москва

О разработке инструкции по делопроизводству

                               

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:       

  1. Секретарю Ромашиной А.Л. разработать инструкцию по делопроизводству к 01.03.2013.
  2. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. генерального директора Мартынова Л.Р.

Генеральный директор                               Сухов                                                 Т.К. Сухов

Зам. генерального директора

Мартынов Л. Р. Мартынов

14.01.2013

С приказом ознакомлены:

Секретарь                                                      Ромашина                             А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

В дело № 01-03

Ромова 14.01.2013

Е.И. Ромова

8 (499) 354 33 52

Нормативная база

В работе по составлению инструкции секретарь должен использовать основные нормативно-методические документы, устанавливающие правила и  дающие рекомендации по ведению делопроизводства в организациях Российской Федерации, среди которых необходимо выделить следующие:

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления  (одобр. коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33);
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст);
  • ГОСТ  Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28);
  • ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия» (введен в действие постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17.07.1972 № 1411);
  • Примерное положение о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2);
  • Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархива СССР от 30.10.1981 № 463/162/298).

     Помимо нормативно-методических документов, секретарь должен изучить организационные документы своей организации: ее устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников фирмы, номенклатуру дел.

Однако следует отметить: обычно, если секретарю приходится разрабатывать инструкцию по делопроизводству, кроме устава никаких организационных документов не имеется.    

Структура инструкции 

После ознакомления с вышеперечисленными документами  секретарь приступает к составлению текста инструкции по делопроизводству. Он должен знать, что структура текста инструкции не регламентирована. Она состоит из разделов. По сложившейся практике текст инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. 

     Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:

  • сферу распространения инструкции, например:

«инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.;

  • наименование структурного подразделения или должность работника, отвечающего за ведение делопроизводства в организации;
  • правовую базу:

здесь перечисляются правовые акты, нормативно-методические, организационные документы фирмы, послужившие основанием для разработки инструкции.

     Далее надо поместить тематические разделы, в которых прописываются правила ведения делопроизводства в конкретной организации. Тематическими они названы условно и начинаются обычно со второго раздела.

  Раздел 2 «Документирование деятельности организации» (или «Состав и правила составления и оформления служебных документов»). В этом разделе прописывают:

  • виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

 Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел 3 «Документооборот» включает в себя:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного
    подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации;
  • описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технологии контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской
    дисциплине.

Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц
за сохранность документов, а также содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в
    структурных подразделениях организации;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться
в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы, посвященные работе с обращениями граждан и документами с ограниченной сферой распространения, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

    К инструкции обязательно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложении помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, оттиски печатей и штампов, схемы документопотоков, регистрационные формы, формы номенклатуры дел и др.

      Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. Например:

В рамке заверстать!

Открытое акционерное общество «Лагуна»

(ОАО «Лагуна)

ПРИКАЗ

02.03 2013                                                                                                                           № 37

Москва

Об утверждении инструкции

по делопроизводству

В связи с приказом генерального директора от 14.01.2013 № 12   «О разработке инструкции по делопроизводству

ПРИКАЗЫВАЮ:       

  1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 06.03.2013.
  2. Секретарю Ромашиной А.Л. ознакомить с инструкцией по делопроизводству всех работников ОАО «Лагуна» под роспись до 04.03.2013.
  3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. генерального директора Мартынова Л.Р.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 75 л. в 1 экз.

Генеральный директор                                    Сухов                                                 Т.К. Сухов

Зам. генерального директора                     Мартынов                                      Л. Р. Мартынов

14.01.2013

С приказом ознакомлены:

Секретарь                                                     Ромашина                                        А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

В дело № 01-03

Ромова 02.03.2013

Е.И. Ромова

8 (499) 354 33 52

   

В федеральных органах исполнительной власти инструкция по делопроизводству составляется на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Секретари негосударственных организаций (акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью и др.) могут использовать этот документ в качестве методического пособия.

     В инструкцию можно вносить изменения и дополнения. В этом случае издается приказ «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству». Например:

   

В рамке заверстать!

Открытое акционерное общество «Лагуна»

(ОАО «Лагуна)

ПРИКАЗ

25.05 2013                                                                                                                         № 37

Москва

О внесении изменений в инструкцию

по делопроизводству

                               

В связи с приказом генерального директора от 20.05.2013 № 35  «Об уточнении сроков хранения документов по личному составу»        

ПРИКАЗЫВАЮ:       

1. Секретарю Ромашиной А.Л. внести изменения в инструкцию по делопроизводству в раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив».

  1. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. генерального директора Мартынова Л.Р.

Приложение: изменения к инструкции по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.

Генеральный директор                                Сухов                                                 Т.К. Сухов

Зам. генерального директора                     Мартынов                                  Л. Р. Мартынов

                                   14.01.2013

С приказом ознакомлены:

Секретарь                                                     Ромашина                                А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

В дело № 01-03

Ромова 25.05.2013

Е.И. Ромова

8 (499) 354 33 52

Инструкция является обязательным документом для всех работников фирмы. Наличие инструкции играет значительную роль при всевозможных проверках: аудиторских, прокурорских, налоговых органов и др. Если проверяющая инстанция делает замечания по ведению делопроизводства и фиксирует их в акте, например, замечания, связанные с оформлением документов, то надо обратиться к инструкции. Так как это локальный нормативный акт организации, он будет тем критерием, в соответствии с которым примут решение о замечаниях в акте проверки.

Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль