Оформление реквизитов и бланков документов в госорганах

673
Юридическая сила (действительность) официального документа признается при наличии у него реквизитов, уточненный перечень которых установлен постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»Продолжаем знакомить вас с требованиями к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов.

Отметка о наличии приложений

Данный реквизит применяется в служебных письмах (записках), актах, заключениях, отчетах и др. в тех случаях, когда к основному прилагаются дополнительные документы.

Важно знать!

Отметка о наличии приложений – один из реквизитов, невнимание к которому может привести к юридической ответственности работника, отвечающего за перемещение документа от адресата к адресанту.

Например, если, отправляя документ, регистрирующий его работник не убедился в строгом соответствии наименований, количества листов и экземпляров приложения сведениям в пометке, то он несет ответственность за некомплектность приложения в соответствии с законодательством.

Если, получая документ, вскрывший конверт работник не проверил соответствие наименований, количества листов и экземпляров приложения сведениям в пометке и, следовательно, не составил акт о некомплектности приложения (при ее наличии), один экземпляр которого направляется адресанту, то он несет ответственность, предусмотренную законодательством, за утрату приложения или его части.

По существу, рассматриваемый реквизит, являясь элементом документа, относится к подсистеме документирования, однако его основным назначением является обеспечение полноценного ответственного документооборота.

Это подтверждает рассмотренное ранее тесное функциональное взаимодействие (взаимопроникновение) всех элементов и подсистем управленческого делопроизводства.

Отметка о приложении состоит из: слова «Приложение», помещаемого через 1-2 межстрочных интервала после реквизита «текст документа»; наименования документа-приложения (не указывается, если названо в тексте); сведений о количестве листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Наименование приложения, не названного в тексте, указывается перед количеством листов и экземпляров, например:

Приложение: Методические рекомендации на 11 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они обязательно нумеруются, затем указываются их наименования, количество листов и экземпляров, например:

Приложение:   1. Положение об Управлении делопроизводства на 3 л. в 1 экз.

                 2. Инструкция по делопроизводству в ФССП России на 30 л. в 3 экз.

При сброшюрованных приложениях число листов в реквизите «приложение» не указывается.

Наличие приложения в прилагаемом документе оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 11.08.2006 № 15/1226-ВМ и      приложение к нему, всего на 3 л.


Узнайте подробнее, о реквизитах


Гриф согласования (внешнее согласование)

Отражает результат внешнего согласования документа в сторонних организациях и оформляется после текста надписью «СОГЛАСОВАНО», а также реквизитом «подпись» и датой согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора Департамента

организации и контроля Минюста России

(подпись)      И. О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др, то оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

рабочей группы от 01.02.2010 № 15

Подпись должностного лица

Обычно подпись представляет собой монограммную аббревиатуру в виде сочетания инициалов и части фамилии или только часть фамилии.

Наличие подписи означает, что подписавшее документ должностное лицо согласно с его содержанием и принимает на себя ответственность за действия, им обусловленные. Юридически процедура подписания документа подтверждает идентичность подписанта и наличие у него соответствующих полномочий, право- и дееспособности.

Подпись правомочного лица под текстом документа объективирует его волеизъявление и правоспособность в самых Оформление реквизитов и бланков документов в госорганахразличных сферах жизнедеятельности. В связи с этим правовой институт подписи является межотраслевым и применяется не только в управленческих документах, но также при документировании гражданско-правовых сделок, в нотариальных актах, актах гражданского состояния, обращениях граждан, денежных ведомостях, свидетельских показаниях и протоколах допросов, судебных решениях и многих других документах, квалифицируемых при наличии подписи как подлинные и юридически действительные документы. Создана обширная нормативная правовая база и практика применения в документах подлинных подписей, а также их электронных аналогов.

СЛОВАРЬ

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации. 14.01.2002. № 2. Ст. 127).

Почему из всей совокупности реквизитов уделяется повышенное внимание подписи?

Дело в том, что именно она является результирующим документирование юридическим фактом, означающим начало соответствующих правоотношений нередко даже при отсутствии других реквизитов. Кроме того, по свидетельству ученых-криминалистов «современный уровень научно-технических средств позволяет преступникам достаточно легко подделывать все реквизиты документов: бланки, оттиски печатных форм и даже специальные средства защиты от подделки. В этих условиях подпись становится основным гарантом подлинности документов, если в ней найдет свое воплощение проявление индивидуальных свойств личности исполнителя».

Однако мы рассматриваем не абстрактную подпись вообще, а реквизит документа федерального органа исполнительной власти, именуемый «подпись должностного лица». В полном объеме реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной (собственноручной) подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия) и является самым обязательным (в большей степени, чем другие реквизиты) правовым компонентом документа, подтверждающим его действительность.

Права и обязанности (полномочия) подписания должностным лицом конкретных документов по определенным вопросам ограничены строгими рамками соответствующих должностных регламентов.

Сформулируем следующие типовые полномочия должностного лица с обусловленным операционным делением и подписанием конкретных видов документов.

Типовые полномочия должностного лица

№ п/п

Полномочие

Содержание полномочия

Подписывает, утверждает (визирует) следующие виды управленческих документов

1

Определяет цели деятельности ФОИВ

Планирует, прогнозирует, намечает

Планы, программы, проекты

2

Организует целевую деятельность ФОИВ в пределах компетенции и в соответствии с законодательством

Создает условия, стимулирует, поддерживает, привлекает кадровые, финансовые, нормативные правовые и иные ресурсы

Структура, штатное расписание, приказы по личному составу, сметы расходов, положения, инструкции, правила и др.

3

Отдает распоряжения для достижения цели

Предписывает (указывает, решает, поручает), запрещает, дозволяет

Приказы (распоряжения) по основной деятельности, предписания, указания, поручения и др.

4

Контролирует

Проверяет, проводит ревизии, отчитывается, информирует

Акты проверок и ревизий, статистические и обычные отчеты, пресс-релизы, аналитические сведения, обзоры публикаций и обращений граждан и др.

5

Участвует

Формирует, разрабатывает, согласовывает, проводит экспертизу, использует, содействует

Служебные письма, записки, экспертные заключения

Реквизит «подпись должностного лица» оформляется следующим образом:

Заместитель директора

ФССП России                         (подпись)                               И.О. Фамилия

или на бланке:

Заместитель управляющего

делами                                         (подпись)                            И.О. Фамилия

Допускается центровать реквизит относительно самой длинной строки текста:

Заместитель начальника Управления делами ФССП России

(подпись)                    И.О. Фамилия

При оформлении документа на персональном бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «подпись» не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой согласно субординации, например:

Заместитель директора                 

(подпись)

          И.О. Фамилия

Начальник отдела кадров

(подпись)

           И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Министр юстиции Российской Федерации

(подпись)          И.О. Фамилия

Министр внутренних дел Российской Федерации

(подпись)         И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют на стандартном листе без реквизитов бланка.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии:

Председатель комиссии           (подпись)                             И.О. Фамилия

Члены комиссии                       (подпись)                             И.О. Фамилия

                                                    (подпись)                             И.О. Фамилия                                                                      (подпись)                             И.О. Фамилия

Обычно в соответствии с положением о федеральном органе исполнительной власти приказы (распоряжения) и иные управленческие документы подписывает его руководитель, а в его отсутствие – заместитель.

Порядок применения института временного замещения должностного лица устанавливается регламентными актами федерального органа исполнительной власти.

Согласно регламентной норме на период своего отсутствия в связи с отпуском, командировкой, болезнью и иными причинами руководитель федерального органа исполнительной власти возлагает свои обязанности на одного из своих заместителей, для чего подписывает соответствующий приказ по основной деятельности. При отсутствии по аналогичным причинам заместителей и иных руководителей их обязанности возлагаются на других должностных лиц также приказом федерального органа исполнительной власти, который, как правило, подписывает его руководитель.

В таких случаях в реквизит «подпись должностного лица» перед наименованием должности руководителя помещаются аббревиатуры «И.о.», «ВРИО», «ВРИД», которые соответственно расшифровываются как «исполняющий обязанности», «временно исполняющий обязанности», «временно исполняющий должность», например:

И.о. Министра

(подпись)

И.О. Фамилия



или:




			
Исполняющий обязанности

Министра               

(подпись)

И.О. Фамилия



При наличии такого дополнения к наименованию должности, во-первых, не могут использоваться персональные бланки отсутствующих должностных лиц, во-вторых, в указанном реквизите помещается собственноручная подпись (ее расшифровка) замещающего должностного лица. Все виды регламентов и инструкций по делопроизводству запрещают без исправления расшифровки подписи оформлять исполнение обязанностей помещаемыми перед наименованием должности аббревиатурой, словом «за», косой чертой. Нарушение данных правил может повлечь недействительность документа или сомнения в правильности удостоверения полномочий замещающего должностного лица.

Виза (внутреннее согласование)

Включает должности визирующих документ лиц, их личные подписи и расшифровки, которые помещаются в приказах (распоряжениях) на оборотной стороне последнего (единственного) листа, например:

Начальник отдела кадров                   (подпись)                             И.О. Фамилия

Дата

В приказах (распоряжениях) со стандартной схемой внутреннего согласования, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству, наименование должности может не указываться, например:

Фамилия И.О.     (подпись)  дата

Фамилия И.О.     (подпись)  дата

Фамилия И.О.     (подпись)  дата

В служебных письмах и иных документах, подлинники которых направляются в другие организации, визы помещаются на втором экземпляре внизу лицевой части  последнего (единственного) листа.

При наличии замечаний после личной подписи делается пометка «замечания прилагаются».

На заметку!

Согласование совместных приказов (распоряжений) может оформляться визами на отдельных листах согласования.

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

Оттиск печати

Заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц и фиксирующих юридические факты, а также финансовых и иных документах, предусматривающих данное заверение.

Отметка о заверении копии

Осуществляется в следующем виде:

Верно

Ведущий специалист-эксперт

Отдела делопроизводства                                 (подпись)                               И.О. Фамилия

Дата

Указанная подпись также заверяется оттиском печати.

Данный и иные реквизиты активно применяются в такой часто встречающейся в деятельности федеральных органов исполнительной власти административно-правовой процедуре, как юридическая идентификация юридико-управленческих документов, поэтому рассмотрим правовые аспекты реквизита «отметка о заверении копии» в составе указанной процедуры в целом.

СЛОВАРЬ

Идентификация – установление совпадения, сходства чего-либо с подобным, однородным ему.

В части документов посредством специальной нормативной правовой процедуры устанавливается и удостоверяется совпадение, сходство дубликата или копии документа, использующихся в документообороте, с его подлинником, находящимся на хранении в номенклатурном, архивном деле или у собственника документа.

 Наиболее приемлемыми являются следующие определения подлинника и копии документа, данные в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Подлинник документа – его первый или единственный экземпляр.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Аналогичные определения рассматриваемых терминов даны в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», кроме того, в нем есть недостающий в указанном постановлении термин «дубликат».

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Однако в современном толковом словаре русского языка дубликат определяется как второй экземпляр какого-либо документа, имеющий с подлинником одинаковую юридическую силу.

Семантическое различие слов «повторный» и «второй» имеет важное юридическое значение, поскольку «повторный» в ГОСТ Р 51141-98 означает вторичный, т. е. оформленный при утрате первого, а «второй» – не основной, не главный, второстепенный, существующий одновременно с первым.

Вместе с тем задача полного воспроизведения всех реквизитов подлинника доступным техническим способом (копирование, фотографирование, ручное изготовление, электронное сканирование и др.) решается изготовлением копии документа, юридическая сила которой придается рассматриваемым реквизитом «отметка о заверении копии».

Юридическим смыслом и целью процедуры заверения является свидетельствование тождественности копии подлиннику документа. Из этого следует, что федеральные органы исполнительной власти могут заверять копии только тех документов, подлинники которых у них имеются (хранятся в номенклатурных делах или архивных фондах), как правило, документов, образующихся в деятельности этих органов. Государственный служащий, сделавший заверительную надпись, несет предусмотренную законодательством юридическую ответственность за тождественность заверенной копии и подлинника документа.

Отметка об исполнителе

Включает номер телефона, инициалы и фамилию исполнителя документа, располагается на оборотной или лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Указания по исполнению документа

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит определяется как «резолюция» и содержит поручения должностного лица исполнителям документа и его личную подпись, помещается на самом документе (от руки должностного лица) или на прикрепляемом к документу листе с указанием должности подписавшего указания лица. Например:

Федоровой И.Н.

Мишину Ю.Б.

Прошу рассмотреть и представить предложения к 31.01.2010

(личная подпись)

Дата

Отметка о контроле документа

Штамп со словом «контроль» или буква «К», означающие, что исполнение данного документа контролируется в установленном административным регламентом порядке.

Отметка об исполнении документа

Включает ссылку на дату и номер документа, подтверждающие исполнение, при отсутствии такого документа – слова «В дело» и номер дела, в котором помещается документ.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.  В соответствии с  Положением о порядке обращения со служебной  информацией ограниченного распространения в  федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне,  имеет вид  «Для  служебного пользования».

Виды  конфиденциальной  информации  установлены Указом Президента  Российской  Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Данная краткая характеристика реквизитов документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, показывает их системный характер и подтверждает необходимость строгого соблюдения правил их оформления для  обеспечения функционирования федеральных органов исполнительной власти, а также иных государственных органов и органов местного самоуправления.

В.В. Борискин, канд. юрид. наук, действительный государственный советник юстиции Российской Федерации 3 класса

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль