Сравнение версий документов в MS Word 2007

138
Очень часто в процессе работы над проектами документов создается несколько версий таких проектов, в которые были внесены изменения различными авторами в различное время. И если такой проект содержит не два абзаца, а более, то процесс сравнения версий становится достаточно трудоемким.

Чтобы описываемые далее функции работали корректно, все файлы должны быть созданы в формате MS Word 2007. Если ваш файл создан в более раннем формате, то есть вы работаете в режиме совместимости и вам доступны не все функции, нужно нажать кнопку Office и выбрать в меню команду Преобразовать: появится окно, в котором нужно подтвердить необходимость преобразования. В результате данной процедуры новые файлы не создаются, а заменяются те, которые были преобразованы. Увидеть это можно по смене расширения файла с .doc на .docx. Теперь можно приступать к сравнению.

Выбор сравниваемых файлов и настройка параметров сравнения

Получить доступ к функции сравнения можно из любого документа – не обязательно одного из тех, которые нужно сравнивать. Итак, в любом документе перейдите на ленту Рецензирование и в группе кнопок Сравнить нажмите одноименную кнопку; в раскрывшемся меню выберите команду Сравнить… (рис. 1).

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 1. Фрагмент ленты Рецензирование с раскрытым меню кнопки Сравнить

В полях Исходный документ и Измененный документ указываем файлы, которые будем сравнивать, причем в первом поле, естественно, указываем более ранний файл, а во втором – более позднюю версию (рис. 2).

Если вы с файлом недавно работали, он будет представлен в раскрывающемся списке этого поля. Если нужно указать какой-то другой файл, воспользуйтесь командой этого списка Обзор… или кнопкой поиска и открытия документа с изображением раскрытой папки справа от поля, в которое помещаем название файла: в результате вы получите доступ к стандартному окну открытия документа.

В полях Пометка изменений отображаются имена пользователей, чьи пометки будут видны в процессе сравнения.

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 2. Окно Сравнение версий с дополнительными параметрами

Нажатие на кнопку с двумя направленными вправо и влево стрелками позволяет поменять местами исходный и измененный документы.

По умолчанию дополнительные параметры скрыты; чтобы получить к ним доступ, нажмите кнопку Больше - окно Сравнение версий примет вид, аналогичный представленному на рис. 2.

Группа Параметры сравнения предназначена для того, чтобы выбрать те элементы, изменения которых следует отображать.

Первый пункт меню Вставки и удаления заблокирован, поскольку такие изменения самые значимые; все остальные галочки мы можем снять.

В группе Показывать изменения в левом столбце чаще всего выбирают изменения на уровне слов, а не каждого знака по отдельности, а в правом столбце выбирают документ, в котором отображаются отличия.

На наш взгляд, имеет смысл видеть отличия в измененном документе, а не создавать новый.

Обратите внимание, что все указанные параметры в дополнительной области окна Сравнение версий будут выполняться по умолчанию в следующий раз, то есть настраивать все эти опции, если их значения остаются прежними, заново не нужно.

Если какая-либо из указанных в данном окне версий документа содержит записанные исправления, то на экран будет выведено сообщение о том, что все исправления, которые были зафиксированы, приняты. Чтобы принять исправления и сравнить документы, нажмите кнопку Да (рис. 3).

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 3. Предупреждение о принятии исправлений в сравниваемых документах

Настройка вида окна для работы с изменениями

Теперь приступаем к сравнению. Окно программы принимает вид, представленный на рис. 4.

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 4. Окно программы MS Word в режиме сравнения версий

В левой части окна отображается исходный документ с внесенными изменениями, а правая разбита еще на две части: в верхней мы видим тот же фрагмент в исходном документе, а в нижней – измененный документ. Данный набор частей окна можно изменить, воспользовавшись меню кнопки Исходные документы группы Сравнить ленты Рецензирование (рис. 5).

В результате выбора пункта Скрыть исходные документы останется только область Сравниваемый документ.

Команды Показать исходный и Показать измененный откроют справа только один соответствующий документ, а в результате действия команды Показать оба мы получим структуру окна, представленную на рис. 4.

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 5. Меню кнопки Исходные документы группы Сравнить ленты Рецензирование

Работа с изменениями – панель рецензирования

Для работы с изменениями можно использовать панель рецензирования: лента Рецензирование - группа кнопок Отслеживание – кнопка Область проверки (рис. 6). Можно выбрать один из двух вариантов расположения этой панели: вертикальное и горизонтальное.

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 6. Окно программы MS Word в режиме сравнения версий с вертикальной панелью рецензирования и контекстным меню элемента изменений

На панель рецензирования вынесены все различия в документах, сгруппированные по типам правок. Самая многочисленная группа – Изменения и примечания в основном документе. Можно настроить типы изменений, которые должны отслеживаться и отображаться. Для этого воспользуйтесь меню кнопки Показать исправления: снимите/установите галочки для тех элементов, которые должны отслеживаться. Здесь же можно выбрать рецензента, чьи изменения должны отображаться (рис. 7).

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 7. Фрагмент ленты Рецензирование и меню кнопки Показать исправления

Чтобы перейти к какому-либо элементу изменений, достаточно щелкнуть на панели рецензирования по нему левой кнопкой мыши, и тот фрагмент текста, в котором были сделаны эти изменения, будет отображен во всех трех областях.

Теперь можно воспользоваться двумя возможностями, позволяющими выполнить одинаковые действия:

  • Вызвать контекстное меню для пункта в панели рецензирования и воспользоваться пунктами Принять…/Отклонить…. Обратите внимание, что текст после этих слов будет меняться в зависимости от того изменения, принять или отклонить которое вы хотите.
  • Воспользоваться кнопками группы Изменения ленты Рецензирование (рис. 8). Кнопка Принять позволяет сохранить изменения из измененного документа, а команды Отказаться от исправления и Отклонить и перейти к следующему оставляют исходный вариант данного пункта исправлений.

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 8. Фрагмент ленты Рецензирование, меню кнопки Отклонить и пример отображения принятых и отклоненных изменений

В окне Сравниваемый документ отображаются принятые и отклоненные изменения: тот вариант, который сохраняется, отображается черным (до процедуры принятия/отклонения изменений они отображаются красным).

На рис. 8 принято изменение с 3 на 5 и отклонено изменение с 6 на 8.

После принятия и отклонения изменений они исчезают с панели рецензирования.

Приняв и отклонив необходимые изменения, сохраните документ.

Если в окне Сравнение версий (рис. 2) был выбран пункт в измененном документе, то результат будет во втором документе, если был выбран пункт в новом документе – будет создана еще одна версия документа.

Открывая созданный или измененный таким образом документ, вы можете видеть все изменения. Чтобы отключить их отображение, выберите в меню кнопки Отобразить для проверки команду Измененный документ (рис. 9).

Сравнение версий документов в MS Word 2007

Рис. 9. Фрагмент ленты Рецензирование, меню кнопки Отобразить для проверки

Функция сравнения версий эффективна как в случае, когда над одним проектом документа работают несколько человек, так и в случае, когда информация проходит несколько этапов обработки и редактирования одним специалистом, потому что позволяет наглядно отследить отличия в разных версиях документа.

В.Н. Савельева, специалист по информационным технологиям управления

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль