Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

597
В своей практической деятельности специалистам службы ДОУ, секретарям, офис-менеджерам многие документы (приказы, распоряжения, письма и т.д.) зачастую приходится рассылать в несколько организаций. С помощью текстового редактора MS Word сделать это можно быстро и удобно, используя метод слияния, который позволяет автоматизировать процесс объединения текста документа и почтовых реквизитов для отправления (адрес, название организации, ФИО получателя и т.д.). Данный метод позволит без труда освоить описанная в статье пошаговая инструкция по созданию слияния для Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Использование Word 2000/2002 для отправки массовых почтовых отправлений

В версиях Word 2000/2002 создание основного текста документа, списка полей и данных получателя для рассылки и их объединение выполняется с помощью трех шагов: Основной документ, Источник данных, Объединение (рис. 1).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.1. Шаги процесса слияния.

Шаг 1. Создание основного документа

  • Выберите из меню команды Сервис, далее - Слияние.

Примечание. В тексте данной статьи при выборе команд будет использоваться сокращенная запись. Например:
вкладка Сервис/Слияние.

  • В появившемся диалоговом окне Слияние выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

После выбора кнопки Создать выберите из раскрывшегося списка Документ на бланке;

  • В появившемся новом диалоговом окне Microsoft Word выберите Создать основной документ.

Примечание. Если документ создан ранее и выведен на экран, т.е. находится в активном окне, выберите Активное окно.

  • Введите текст основного документа. Для этого временно закройте окно Слияние.

Шаг 2. Создание источника данных

Наиболее важным шагом при создании источника данных является определение его структуры, т.е. определение всей информации о получателях документа, которая потребуется при рассылке почты. Эта информация предоставляется в виде поля, например: организация, адрес, индекс, фамилия и т.д.

Для создания полей в источнике данных:

  • Выберите команды Сервис/Слияние;
  • В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Получить данные, в раскрывающемся списке - Создать источник данных (рис. 2).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 2. Раскрывающийся список Создать источник данных

  • В появившемся диалоговом окне Создание источника данных удалите лишние поля, выделяя их, затем щелкните мышью по кнопке Удалить поле.
  • В появившемся диалоговом окне Сохранение документа задайте имя файла, например, «Источник данных».
  • Для ввода данных нажмите кнопку Правка источника данных.
  • В появившемся окне Форма данных (рис. 3) введите информацию в источник данных, т.е. введите значение в первое поле, нажмите клавишу [Enter] или [Tab] и перейдите к вводу второго поля и т.д. Для добавления новой записи нажмите кнопку Добавить.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 3. Окно Форма данных

Примечание. Для правки содержимого полей источника данных выберите в диалоговом окне Слияние кнопку Правка и из появившегося списка выберите имя файла источника данных.

Вставка полей слияния

Поля слияния используются для указания того, где в основном документе следует вставить переменную информацию (город, адрес, организацию и т.д.).

  • Откройте основной документ.
  • Установите курсор мыши в том месте, где должна находиться переменная информация.
  • На панели инструментов Слияние щелкните мышью по кнопке Добавить поле слияние и выберите требуемое поле (реквизит). Выбранное поле появится в основном документе в двойных угловых скобках.
  • Введите в основной документ все необходимые поля слияния. Между полями слияния можно ввести пробелы, знаки пунктуации, выбрать размер символа и т.д.

Шаг 3. Объединение основного документа и источника данных

Объединение основного документа и источника данных может производиться двумя способами:

1 способ. Слияние непосредственно на печать.

2 способ. Слияние на экран перед печатью.

Примечание. При первом слиянии нового основного документа рекомендуется использовать второй способ.

Слияние непосредственно на печать:

  • Откройте основной документ.
  • Войдите в окно Слияние (Сервис/Слияние или выберите кнопку на панели инструментов Слияние/Объединить.
  • Щелкните кнопку Объединить.
  • В появившемся диалоговом окне выберите назначение – Принтер, далее – кнопку Объединить.

Примечание. Либо на панели инструментов Слияние можно выбрать кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007 (Слияние при печати).

Слияние на экран перед печатью

  • Откройте основной документ.
  • В окне Слияние выберите кнопку Объединить.

Примечание. Либо нажмите кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007 (Слияние в новый документ) на панели инструментов Слияние.

  • В появившемся диалоговом окне выберите НазначениеНовый документ (рис. 4), далее – Объединить.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 4. Окно слияния.

  • Просмотрите новый документ, который по умолчанию называется Формы;
  • Выберите в меню команды Файл/Печать.

Если результат слияния вас не удовлетворяет, закройте документ Формы и не сохраняйте его. Отредактируйте основной документ или источник данных и повторите слияние.

Использование Word 2003 и 2007 для отправки массовых почтовых отправлений

Основные этапы слияния документа в версии Word 2003 и Word 2007 одинаковы.

Чтобы начать процедуру слияния в Word 2003, в меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние. Откроется область задач Слияние.

Чтобы начать процедуру слияния в Word 2007, выберите вкладку Рассылка, в ней - команду Начать слияние, далее - Пошаговый мастер слияния (рис. 2).

Один из вариантов слияния в Word 2007 ‑ это использование команды меню Пошаговый мастер слияния (рис. 5).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.5. Выбор функции пошагового мастера слияния.

В окне Word 2007 справа появится (так же, как и в Word 2003) область задач Слияние; в диалоговых окнах вам будет предложено поэтапно выбрать и выполнить определенные действия.

Этап 1. Выбор типа документа

Выберите режим Письма в диалоговом окне Слияние (1 этап из 6), выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007, щелкая мышью. Таким образом мы переходим на следующий этап мастера.

Этап 2. Выбор документа

Это может быть:

  • Текущий документ (текст которого необходимо создать).
  • Шаблон (ранее созданный приказ, распоряжение и т.д.).
  • Существующий документ (в этом случае его надо открыть).

Выберите режим Текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей. Создание полей слияния в списке получателей

  • Выберите режим Создание списка/Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

При необходимости в окне Новый список адресов выберите кнопку "Настройка столбцов".

  • В появившемся новом диалоговом окне Настройка списка адресов удалите поля (реквизиты), которые вам не потребуются при формировании письма (Рис.6).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.6. Окно Настройка списка адресов

  • В окне Новый список адресов введите данные в первую строку, затем выберите кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • Введите данные во вторую строку и т.д.
  • После ввода информации всех получателей щелкните мышью по кнопке Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • Сохраните данные.
  • В появившемся окне Получатели слияния можно изменить список, удалить записи и т.д.
  • Нажмите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007. Программа вернет вас в диалоговое окно третьего этапа из 6, в котором нужно выбрать Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Этап 4. Создание письма. Добавление в документ полей слияния

  • Щелкните мышью в то место письма, где должно находиться поле из списка (это может быть ФИО, адрес и т.д.).
  • В области задач Создание письма выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • В появившемся окне Вставка полей слияния выберите поле(реквизит), затем Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007. В результате вставки всех полей письмо будет иметь вид, представленный на рис.7.
  • В диалоговом окне Слияние (четвертый этап из 6) выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 7. Внешний вид письма после процесса слияния

Этап 5. Предварительный просмотр писем и завершение слияния

Используя кнопки назад/вперед Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007можно просмотреть каждое письмо в диалоговом окне Слияние (пятый этап из 6). Выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Этап 6. Завершение слияния

Письмо можно распечатать, внести изменения во все письма или вернуться на шаг назад.

Важно помнить!

  • Полезно! Для автоматизации процесса создания писем-оповещений или при переписке с большим количеством партнеров, поставщиков, заказчиков, коллег и т.д. может помочь опция слияния в MS Word. Опция слияния экономит рабочее время и трудозатраты тех сотрудников, кто занимается традиционной почтовой рассылкой, а также рассылкой писем по электронной почте: секретарей, офис-менеджеров и др.
  • Практично! Использовать данную технологию можно в случаях, когда нужно произвести массовую рассылку писем (приглашений, предложений, поздравлений и т.д.), создавая и сами письма, и наклейки для конвертов, в которых они будут отправляться.
  • Удобно! Используя данную опцию при подготовке к рассылке однотипного письма, сотруднику необходимо лишь набрать стандартный текст сообщения и указать место для вставки текста поля слияния – все остальное за него сделает Word, а именно создаст одинаковые письма с разными реквизитами.

Г.А. Серова, проф. РГГУ

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль