text
Секретариат

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

  • 4 мая 2016
  • 1194

В своей практической деятельности специалистам службы ДОУ, секретарям, офис-менеджерам многие документы (приказы, распоряжения, письма и т.д.) зачастую приходится рассылать в несколько организаций. С помощью текстового редактора MS Word сделать это можно быстро и удобно, используя метод слияния, который позволяет автоматизировать процесс объединения текста документа и почтовых реквизитов для отправления (адрес, название организации, ФИО получателя и т.д.). Данный метод позволит без труда освоить описанная в статье пошаговая инструкция по созданию слияния для Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Использование Word 2000/2002 для отправки массовых почтовых отправлений

В версиях Word 2000/2002 создание основного текста документа, списка полей и данных получателя для рассылки и их объединение выполняется с помощью трех шагов: Основной документ, Источник данных, Объединение (рис. 1).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.1. Шаги процесса слияния.

Шаг 1. Создание основного документа

  • Выберите из меню команды Сервис, далее - Слияние.

Примечание. В тексте данной статьи при выборе команд будет использоваться сокращенная запись. Например:
вкладка Сервис/Слияние.

  • В появившемся диалоговом окне Слияние выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

После выбора кнопки Создать выберите из раскрывшегося списка Документ на бланке;

  • В появившемся новом диалоговом окне Microsoft Word выберите Создать основной документ.

Примечание. Если документ создан ранее и выведен на экран, т.е. находится в активном окне, выберите Активное окно.

  • Введите текст основного документа. Для этого временно закройте окно Слияние.

Шаг 2. Создание источника данных

Наиболее важным шагом при создании источника данных является определение его структуры, т.е. определение всей информации о получателях документа, которая потребуется при рассылке почты. Эта информация предоставляется в виде поля, например: организация, адрес, индекс, фамилия и т.д.

Для создания полей в источнике данных:

  • Выберите команды Сервис/Слияние;
  • В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Получить данные, в раскрывающемся списке - Создать источник данных (рис. 2).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 2. Раскрывающийся список Создать источник данных

  • В появившемся диалоговом окне Создание источника данных удалите лишние поля, выделяя их, затем щелкните мышью по кнопке Удалить поле.
  • В появившемся диалоговом окне Сохранение документа задайте имя файла, например, «Источник данных».
  • Для ввода данных нажмите кнопку Правка источника данных.
  • В появившемся окне Форма данных (рис. 3) введите информацию в источник данных, т.е. введите значение в первое поле, нажмите клавишу [Enter] или [Tab] и перейдите к вводу второго поля и т.д. Для добавления новой записи нажмите кнопку Добавить.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 3. Окно Форма данных

Примечание. Для правки содержимого полей источника данных выберите в диалоговом окне Слияние кнопку Правка и из появившегося списка выберите имя файла источника данных.

Вставка полей слияния

Поля слияния используются для указания того, где в основном документе следует вставить переменную информацию (город, адрес, организацию и т.д.).

  • Откройте основной документ.
  • Установите курсор мыши в том месте, где должна находиться переменная информация.
  • На панели инструментов Слияние щелкните мышью по кнопке Добавить поле слияние и выберите требуемое поле (реквизит). Выбранное поле появится в основном документе в двойных угловых скобках.
  • Введите в основной документ все необходимые поля слияния. Между полями слияния можно ввести пробелы, знаки пунктуации, выбрать размер символа и т.д.

Шаг 3. Объединение основного документа и источника данных

Объединение основного документа и источника данных может производиться двумя способами:

 

1 способ. Слияние непосредственно на печать.

2 способ. Слияние на экран перед печатью.

Примечание. При первом слиянии нового основного документа рекомендуется использовать второй способ.

Слияние непосредственно на печать:

  • Откройте основной документ.
  • Войдите в окно Слияние (Сервис/Слияние или выберите кнопку на панели инструментов Слияние/Объединить.
  • Щелкните кнопку Объединить.
  • В появившемся диалоговом окне выберите назначение – Принтер, далее – кнопку Объединить.

Примечание. Либо на панели инструментов Слияние можно выбрать кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007 (Слияние при печати).

Слияние на экран перед печатью

  • Откройте основной документ.
  • В окне Слияние выберите кнопку Объединить.

Примечание. Либо нажмите кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007 (Слияние в новый документ) на панели инструментов Слияние.

  • В появившемся диалоговом окне выберите НазначениеНовый документ (рис. 4), далее – Объединить.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 4. Окно слияния.

  • Просмотрите новый документ, который по умолчанию называется Формы;
  • Выберите в меню команды Файл/Печать.

Если результат слияния вас не удовлетворяет, закройте документ Формы и не сохраняйте его. Отредактируйте основной документ или источник данных и повторите слияние.

Использование Word 2003 и 2007 для отправки массовых почтовых отправлений

Основные этапы слияния документа в версии Word 2003 и Word 2007 одинаковы.

Чтобы начать процедуру слияния в Word 2003, в меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние. Откроется область задач Слияние.

Чтобы начать процедуру слияния в Word 2007, выберите вкладку Рассылка, в ней - команду Начать слияние, далее - Пошаговый мастер слияния (рис. 2).

Один из вариантов слияния в Word 2007 ‑ это использование команды меню Пошаговый мастер слияния (рис. 5).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.5. Выбор функции пошагового мастера слияния.

В окне Word 2007 справа появится (так же, как и в Word 2003) область задач Слияние; в диалоговых окнах вам будет предложено поэтапно выбрать и выполнить определенные действия.

Этап 1. Выбор типа документа

Выберите режим Письма в диалоговом окне Слияние (1 этап из 6), выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007, щелкая мышью. Таким образом мы переходим на следующий этап мастера.

Этап 2. Выбор документа

Это может быть:

  • Текущий документ (текст которого необходимо создать).
  • Шаблон (ранее созданный приказ, распоряжение и т.д.).
  • Существующий документ (в этом случае его надо открыть).

Выберите режим Текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей. Создание полей слияния в списке получателей

  • Выберите режим Создание списка/Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

При необходимости в окне Новый список адресов выберите кнопку "Настройка столбцов".

  • В появившемся новом диалоговом окне Настройка списка адресов удалите поля (реквизиты), которые вам не потребуются при формировании письма (Рис.6).

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис.6. Окно Настройка списка адресов

  • В окне Новый список адресов введите данные в первую строку, затем выберите кнопку Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • Введите данные во вторую строку и т.д.
  • После ввода информации всех получателей щелкните мышью по кнопке Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • Сохраните данные.
  • В появившемся окне Получатели слияния можно изменить список, удалить записи и т.д.
  • Нажмите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007. Программа вернет вас в диалоговое окно третьего этапа из 6, в котором нужно выбрать Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Этап 4. Создание письма. Добавление в документ полей слияния

  • Щелкните мышью в то место письма, где должно находиться поле из списка (это может быть ФИО, адрес и т.д.).
  • В области задач Создание письма выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.
  • В появившемся окне Вставка полей слияния выберите поле(реквизит), затем Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007. В результате вставки всех полей письмо будет иметь вид, представленный на рис.7.
  • В диалоговом окне Слияние (четвертый этап из 6) выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007

Рис. 7. Внешний вид письма после процесса слияния

Этап 5. Предварительный просмотр писем и завершение слияния

Используя кнопки назад/вперед Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007можно просмотреть каждое письмо в диалоговом окне Слияние (пятый этап из 6). Выберите Как создаются серийные письма в Word 2000/2002, Word 2003 и Word 2007.

Этап 6. Завершение слияния

Письмо можно распечатать, внести изменения во все письма или вернуться на шаг назад.

Важно помнить!

  • Полезно! Для автоматизации процесса создания писем-оповещений или при переписке с большим количеством партнеров, поставщиков, заказчиков, коллег и т.д. может помочь опция слияния в MS Word. Опция слияния экономит рабочее время и трудозатраты тех сотрудников, кто занимается традиционной почтовой рассылкой, а также рассылкой писем по электронной почте: секретарей, офис-менеджеров и др.
  • Практично! Использовать данную технологию можно в случаях, когда нужно произвести массовую рассылку писем (приглашений, предложений, поздравлений и т.д.), создавая и сами письма, и наклейки для конвертов, в которых они будут отправляться.
  • Удобно! Используя данную опцию при подготовке к рассылке однотипного письма, сотруднику необходимо лишь набрать стандартный текст сообщения и указать место для вставки текста поля слияния – все остальное за него сделает Word, а именно создаст одинаковые письма с разными реквизитами.

Г.А. Серова, проф. РГГУ

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.