Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

246
Итак, из проведенного нами в прошлом номере анализа нормативных документов, так или иначе регламентирующих документирование проектов, мы увидели, что в ходе реализации проектов, в том числе проектов по внедрению систем электронного документооборота (СЭД), создается достаточно много документов. Движение этих документов с момента их создания также необходимо контролировать. Особенно это становится актуальным при внедрении СЭД на нескольких объектах (например, в холдинге), когда создается огромное количество проектных документов и управляющей компании холдинга требуется актуальная информация и актуальные документы по всем объектам внедрения СЭД. Обычно эта задача ложится на плечи администратора проекта. Каким же образом следует организовать работу, чтобы она проводилась максимально эффективно?

Содержание внутреннего регламента

Прежде всего, для удобства осуществления контроля за движением проектных документов рекомендуется разработать внутренний регламент. Конечно, можно достаточно подробно предусмотреть все процессы создания и согласования проектных документов в уставе проекта. Но это не всегда удобно, так как в случае изменения процессов придется заново согласовывать и утверждать устав проекта. А это трудоемко и, самое неприятное, долго. К тому же, согласовать внутренний регламент намного проще. Поэтому в уставе рекомендуется предусмотреть порядок работы с проектной документацией «крупными мазками», а более детализированно все расписать лучше во внутреннем регламенте.

Внутренний регламент может включать в себя следующие разделы:

Общие положения. В этом разделе описываются назначение документа, участники процесса, задачи процесса, порядок вступления в силу данного документа и срок его действия. В качестве задач процесса можно указать следующие задачи:

обеспечение наличия актуальных версий документов на сетевом ресурсе (указать адрес сетевого ресурса), обеспечение предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов, обеспечение сохранности документов в установленные сроки.

Учет проектных документов. В этом разделе целесообразно описать порядок учета только проектных документов.

Следует иметь в виду, что такие процессы, как подготовка и отправка исходящих писем, разработка проектов приказов/распоряжений, первичная обработка входящих писем и т.п., должны быть регламентированы локальнымиРазработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией нормативными актами организации.

Итак, в этом разделе требуется зафиксировать порядок учета проектных документов и указать, на кого возлагается эта функция. На практике ответственность за учет, мониторинг движения, контроль исполнения проектных документов несет администратор проекта. Например, получив документ (как по электронной почте, так и в бумажном варианте), администратор проверяет правильность оформления документа, присвоения шифра документу либо самостоятельно присваивает шифр документу, делает соответствующие отметки в реестре проектных документов (табл. 1).

Система проектных документов и их кодификация. В этом разделе можно закрепить полный перечень проектных документов (если он уже является исчерпывающим и изменений в составе документов не планируется; в противном случае можно зафиксировать только шаблон реестра проектных документов), а также правила их кодификации. Примерный шаблон реестра приведен в табл. 1.

Таблица 1. Шаблон реестра проектных документов

Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

Присваивать документу шифр не обязательно, но в работе зачастую использовать его удобнее, так как полное название документа может быть достаточно громоздким.

В табл. 2 приведены примерные правила кодификации проектных документов.

Таблица 2. Кодификация проектных документов

Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

В целях упрощения идентификации и классификации шифры проектной документации присваиваются по следующему правилу:

Примерный шифр проекта: P_F_TTT_ NNN _YYYY-MM-DD,

где:

P – код проекта;

F – код фазы проекта;

TTT – тип документа;

NNN – порядковый номер документа;

YYYY-MM-DD - дата создания документа в формате ГГГГ-ММ-ДД.

Например: АСДОУ.1.ТЗ.001.2012.11.01,

         АСДОУ.1.ПРТ.030.2012.12.11

Репозитарий проектных документов. В этом разделе можно закрепить порядок ведения бумажной части и электронной части репозитария проектных документов (например, файловое хранилище или корпоративный портал). Что касается электронной части репозитария, то начать стоит со структуры репозитария. Примерная структура приведена на схеме ниже.

Структура электронного проектного репозитария

Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

Стоит также описать требования к размещению документов.

Например, указать, что в папках 1-2 размещаются только финальные версии документов; в папке 3 – версии документов, фиксирующие прохождение каждого этапа согласования в соответствии с уставом проекта (например, согласование на уровне рабочей группы проекта).

Документы в папках 1-3 необходимо размещать в двух форматах: формате PDF и в формате программы, использованной для разработки документа (MS Word, Excel, Power Point  и т.д.), в папке 4 – только в формате программы, использованной для разработки документа. Отдельно следует закрепить периодичность размещения документов.

Например, еженедельно до 15.00 пятницы, а в случае острой необходимости документ направляется по запросу по электронной почте.

Что касается бумажного проектного репозитария, то в соответствующем разделе имеет смысл подробно описать порядок и место хранения бумажных версий проектных документов после их утверждения для возможности их оперативного поиска в случае необходимости.

Например, логично предположить, что техническая документация на СЭД будет храниться в отделе ИТ, входящие/исходящие письма по проекту – в канцелярии и т.д.

Согласование и утверждение проектных документов. В этом разделе детально описываются процессы согласования и утверждения проектных документов, которые укрупненно зафиксированы в уставе проекта. Закрепляется порядок согласования документов, сроки согласования, зоны ответственности.

Например, администратор проекта осуществляет мониторинг согласования документов, в том числе сроков согласования в соответствии с уставом проекта; перед рассылкой документа согласующим лицам он проверяет правильность оформления документа.

Для удобства осуществления мониторинга внутреннего согласования документов можно использовать шаблон, который приведен в табл. 3.

Таблица 3. Внутреннее согласование документов

Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

Рассмотрим подробнее нюансы и требования по заполнению данного шаблона.

Наименование документа: полное наименование документа (например, «Техническое задание на создание автоматизированной системы документационного обеспечения управления»).

Шифр документа: шифр документа, указанный на титульном листе документа (например, «АСДОУ.1.ТЗ. 001»).

Автор документа: фамилия, инициалы автора документа (например, «Федорова И.А.»).

Версия: версия документа (например, «версия 3»).

Итерация: порядковый номер итерации согласования документа (сквозная нумерация). Этот параметр весьма существенен: помимо того, что может быть несколько версий документа, может быть и несколько итераций согласования.

Дата поступления документа: дата получения документа администратором проекта.

Дата передачи на согласование: дата направления документа по электронной почте.

Срок (план): плановый срок ответа (3 рабочих дня).

Срок (факт): дата фактического ответа.

Статус: возможные статусы документа, а именно:

  • на рассмотрении (документ поступил на рассмотрение согласующему лицу);
  • устранение замечаний;
  • не согласован (документ не согласован);
  • согласован с замечаниями (документ согласован при условии устранения замечаний);
  • согласован без замечаний.

Примечание: в примечании указывается информация, которая не может быть отражена в перечисленных выше столбцах, но которую тем не менее необходимо зафиксировать.

Данный шаблон позволит не только вести мониторинг согласования проектных документов, но также и осуществлять контроль за исполнительской дисциплиной команды проекта.

Что касается внешнего согласования документов, то приведенный в табл. 4 шаблон будет полезен скорее администратору проекта от исполняющей организации.

Таблица 4. Внешнее согласование документов

Разработка внутреннего регламента по работе с проектной документацией

Приведем также описание требований к заполнению данного шаблона.

Наименование документа: полное наименование документа (например, «Техническое задание на создание автоматизированной системы документационного обеспечения управления»).

Шифр документа: шифр документа, указанный на титульном листе документа (например, «АСДОУ.1.ТЗ. 001»).

Автор документа: фамилия, инициалы автора документа (например, «Федорова И.А.»).

Версия: версия документа (например, «версия 3»).

Итерация: порядковый номер итерации согласования документа (сквозная нумерация). Этот параметр весьма существенен: помимо того, что может быть несколько версий документа, может быть и несколько итераций согласования.

            № исх., дата отправки: исходящий номер и дата письма, которым был направлен документ (например, №00-11 от 11.01.2012).

            № вх., дата получения: входящий номер и дата регистрации письма в организации, в которую направлено письмо (например, №000-00-00 от 12.01.2012).

Исполнитель: ФИО работника, у которого находится в работе документ.

Срок согласования (план): плановый срок ответа на письмо в соответствии с уставом проекта.

Срок согласования (факт), № исх., дата: исходящий номер и дата ответного письма.

Статус: возможные статусы документа, а именно:

  • получен/не получен (документ получен, но письмо еще не зарегистрировано и не назначен исполнитель/документ не получен);
  • на рассмотрении (письмо зарегистрировано и назначен исполнитель по документу);
  • не согласован (документ не согласован);
  • согласован с замечаниями (документ согласован при условии устранения замечаний);
  • согласован без замечаний.

Примечание: в примечании указывается информация, которая не может быть отражена в перечисленных выше столбцах, но которую тем не менее необходимо зафиксировать.

Что касается утверждения документов, то фактически утверждение документа означает окончание работы над ним. Поэтому в соответствующем разделе требуется зафиксировать не только факт утверждения документа, но и то, что с ним будет происходить после этого.

Например, порядок приемки/сдачи проектных документов (кратко закреплено в договоре подряда), место хранения бумажных и электронных версий, порядок выдачи копий/оригиналов необходимых документов и т.д.

Мониторинг. В этом разделе нужно описать схему мониторинга статуса документов.

Например, это могут быть еженедельные статус-совещания по проектным документам, а возможно, будет достаточно еженедельно направлять реестр документов руководителю проекта, на основании которого он предпримет необходимые действия.

Периодичность и формат мониторинга зависят от объема проектных документов.

Итак, мы попытались рассмотреть вопросы внутренней регламентации порядка работы с проектными документами в части согласования, утверждения и мониторинга статуса документов. Конечно, в каждой компании регламентация будет иметь свои нюансы. В данной же статье мы попробовали лишь обобщить практику организации работы с проектными документами для вашего удобства. В следующем номере мы обратим наше внимание на вопросы поддержки работы коллегиальных органов проекта и организации рабочих совещаний.

Надежда Артонкина,  координатор программы проектов ИТ-компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль