У вас будет СЭД. Что делать? Рекомендации по решению проблем делопроизводителей в процессе внедрения СЭД

719
Не секрет, что зачастую решение о внедрении СЭД принимается в обход руководителя службы документационного обеспечения управления на уровне топ-менеджеров. А секретарей, вообще, иногда ставят перед фактом необходимости использования СЭД в процессе опытной эксплуатации системы. А ведь это ключевые лица, владельцы бизнес-процессов.

Координировать процессы начинают сотрудники ИТ- службы, не знакомые с правилами работы с документами, что и приводит к тому, что автоматизируются процессы не совсем так, как рекомендуют нам нормативные документы. В результате, секретари воспринимают СЭД как лишнюю нагрузку. СЭД превращается из помощника в обузу и повинность.

Почему я, аналитик, занимающийся внедрением СЭД, захотела написать эту статью, адресованную сотрудникам службы ДОУ (буду далее использовать этот общий термин для обозначения служб документационного обеспечения управления: канцелярии, общего отдела,  секретариата)? Выскажу мысль, которую мои коллеги не всегда готовы принять. Какой бы замечательной не была команда внедрения со стороны исполнителей проекта, 80% успеха зависит от того, какую позицию займут сотрудники заказчика.

Решающую роль в процессе внедрения СЭД играют сотрудники компании, ключевую роль - сотрудники подразделений ДОУ. Успех проекта – это ваш успех. Неудача – это общая неудача: и ваша, и команды проекта со стороны исполнителя (подрядчика), внедряющего СЭД у вас в организации.

Недавно у меня состоялась встреча с сотрудниками канцелярии в организации, где только планируется внедрение документооборота. Было много вопросов, которые всегда задают в любой организации перед внедрением СЭД. Мне, конечно, хотелось, предупредить типичные  проблемы. Появились интересные мысли по поводу начала внедрения СЭД, которыми хочу с вами поделиться и ответить на вопросы:

  1. Зачем внедрять СЭД? Почему системы электронного делопроизводства стали так популярны в последнее время?
  2. Каков процесс внедрения, и что необходимо подготовить к началу опытной эксплуатации?
  3. Как построить СЭД, которая удобна именно службе документационного обеспечения управления и приносит пользу организации?

На мой взгляд, очень важно, чтобы сотрудники ДОУ знали как себя вести, когда у них в организации начинается внедрение СЭД, и как организовать свое активное участие в проекте.

Зачем нам внедрять СЭД?

Все проекты разные. И, разумеется, цели в разных организациях тоже отличаются. Тем не менее, можно выделить одну основную:

создать инструмент, позволяющий повысить качество процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, сделать удобным и корректным доступ к документам, ускорить управленческие  процессы.

Цель разбивается на задачи по автоматизации процессов. Процессы могут быть типовые (они реализуются «коробочными» продуктами) и нетиповые, которые в случае, когда они близки к типовым, обеспечиваются кастомизированными «коробочными» продуктами.  В случае уникальности  продуктами уровня BPM (Busyness Process Management).

СЛОВАРЬ

Кастомизация (от англ. customer — клиент, потребитель) — это изготовление массовой продукции под конкретный заказ потребителя.

BPM (англ. Business Process Management) —  управление бизнес-процессами организации.

У вас будет СЭД. Что делать? Рекомендации по решению проблем делопроизводителей в процессе внедрения СЭД

К типовым процессам делопроизводства обычно относят процессы работы с документацией следующих видов:

  • Входящая/исходящая корреспонденция
  • Распорядительные документы (приказы, распоряжения)
  • Протоколы
  • Внутренние документы (служебные записки, заявки)
  • Поручения (резолюции)
  • Договорные документы
  • Оперативное хранение документов (по окончании их производства), передача документов на ведомственное хранение в архив организации и ведомственное хранение документов

Это связано с тем, что у нас в стране есть нормативные документы, регламентирующие эти процессы. Основные, это Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Определение цели и задач – это ключевой вопрос при любом начинании, на который надо уметь себе ответить и не забывать возвращаться к нему постоянно. Начнем с того, что разберемся, что же такое  СЭД и для чего, вдруг, руководители решили ее внедрить. Этот вопрос, если его не объяснили сразу всем участникам процесса, приобретает со временем форму: зачем нам это надо?

История 1. У нас в компании несколько лет назад было принято решение внедрить электронный документооборот. Сложная работа по систематизации видов документов и построению новых процессов с использованием системы электронного документооборота была проведена секретарем директора. Спустя два года после начала внедрения СЭД проводилась аудиторская проверка. Не смотря на волнение наших сотрудников, все прошло успешно. На любой запрос комиссии давался быстрый ответ.

Совет: если вы руководитель подразделения, проинформируйте своих подчиненных о начале проекта по внедрению СЭД заранее. Разъясните цели внедрения СЭД, выгоды для пользователей и компании, не дожидаясь указания руководства.

Давайте придерживаться такой позиции: не важно, кто и как принял решение о внедрении СЭД, важно то, что это У вас будет СЭД. Что делать? Рекомендации по решению проблем делопроизводителей в процессе внедрения СЭДинструмент, который позволит сделать работу качественнее и удобнее. Ведь от общего благополучия вашего предприятия зависит и ваше личное благополучие.

Нам, как участникам процесса внедрения (аналитик это со стороны подрядчика или сотрудник ДОУ организации, внедряющей СЭД) важно, чтобы мы достигли нашей, надеюсь, общей цели.

Попытка пользователей реализовать лично свои цели, отличные от выше указанных общих целей,  может привести к общей неудаче.

История 2. Надо признать, что в моей практике были и неудачные проекты. Для меня это проекты, где пользователи так и не начали полноценно работать в СЭД. Жалко было сил и времени, когда один из проектов начал вяло затухать из-за того, что потенциальные пользователи плохо относились к новому руководителю административного департамента, принявшего решение о внедрении. Все они мне говорили, что им нравится наша система, но они не хотят, чтобы проект был успешным.

Совет: не рассматривайте СЭД как инструмент для достижения личных целей.

К личным целям я отношу и понятное желание сделать лично свою работу удобной и комфортной без учета особенностей процесса в целом. 

История 3. Проект в государственном органе. К счастью, это был не наш проект, но мы видели результат, который нас попросили исправить. Каждое подразделение этого органа требовало автоматизировать процесс именно у себя и именно так, как видят его именно свои сотрудники. Руководство встало на сторону сотрудников и приказало подрядчикам реализовать все требования. В результате была создана «кусочная» система, удовлетворившая каждое подразделение и сделанная именно так, как им нравилось. Только вот общий процесс так и не был построен.

Одни и те же бумаги с курьерами переносили между подразделениями, в каждом подразделении их вносили в «свою» систему и каждый раз регистрировали. С нашей стороны было только одно предложение – сделать все заново. Вначале построить общий процесс, а потом уже «затачивать» интерфейс под каждое подразделение. Объединить настолько разные «куски» не представлялось возможным. А ведь эти «куски» – потраченные деньги.

Совет: готовя перед внедрением СЭД Технические требования, не забывайте, что вы участник единого процесса, придерживайтесь общей цели.

 Чем отличается СЭД от привычной и удобной электронной почты?

Это абсолютно разные системы, имеющие разное назначение. CЭД, по определению Натальи Храмцовской,  «…как минимум, обеспечивает электронный учёт документов (в первую очередь, организационно-распорядительных) и их упорядочивание, поддерживает внутренние workflow-процессы исполнения документов и контроль исполнения. Может поддерживать хранение и использование документов и/или их копий в качестве корпоративного ресурса, отслеживание сроков хранения, и по их истечении - уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение…».

На одном из проектов мне показывали корпоративную систему согласования документов, построенную на основе электронной почты. Это были, так называемые «ящики» отделов, через которые специально обученный сотрудник (имя его знал только администратор) от имени отдела отправлял комментарии руководителя подразделения (предварительно получив их по почте же от руководителя). Потом другой специально обученный сотрудник собирал все комментарии «ящиков» в общую «цепочку» согласования. Представьте мой ужас, когда они так же согласовали наше ТЗ и прислали мне эту цепочку. Кто и что написал, разобрать было совершенно невозможно.

Давайте теперь рассмотрим организацию работы в сложной распределенной иерархической организации. При нашем качестве связи, к сожалению, этот вопрос еще долго останется актуальным.

СЭД, в данном случае, позволяет настроить «сквозные» процессы между Филиалами (Дочерними компаниями) и дает такие преимущества как:

  • Актуальные копии и статусы документов
  • Принцип «Передача документов только туда, где они нужны»
  • Доступ к связанным документам и поручениям
  • Автоматическая отправка документа (и всех его копий) в архивные базы

У вас будет СЭД. Что делать? Рекомендации по решению проблем делопроизводителей в процессе внедрения СЭД

Рис. 2. Прохождение документов в распределенной среде

Таким образом, СЭД позволяет построить единое корпоративное хранилище документов. Электронная же почта – это только средство коммуникации. Построение процессов и хранение документов электронная почта обеспечить не может.

Какие риски могут быть на начальных этапах внедрения СЭД, и как их избежать?

Проблема 1: Отсутствие актуальных регламентов или как не автоматизировать хаос

Надо сказать, что даже при внедрении типовых процессов в каждой организации есть свои особенности. Для того, чтобы настроить процессы, пусть даже и типовые, необходимы внутренние регламентирующие документы.

У вас будет СЭД. Что делать? Рекомендации по решению проблем делопроизводителей в процессе внедрения СЭД 

Обычно в организации для построения процессов  ДОУ используются следующие нормативные документы:

  • Инструкция по делопроизводству  –  устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
  • Регламенты работы с документами определяют правила работы с документами и порядок действий различных групп участников документооборота при работе с документами.
  • Документы СМК (системы менеджмента качества) регламентируют порядок работы c документами в организации (отдельными видами или всеми документами)

Основная проблема при внедрении СЭД это  отсутствие актуальных нормативно-регламентирующих документов организации на этапе обследования и опытной эксплуатации.

Совет: Актуализируйте инструкции по делопроизводству и регламенты по работе с документами до начала промышленной эксплуатации СЭД. Можете привлечь интегратора для доработки актуальных регламентов с учетом специфики СЭД (или для разработки регламентов по работе в СЭД) к началу этапа опытно-промышленной эксплуатации.

Конечно, написание регламентов по работе с документами или инструкции по делопроизводству на крупном предприятии – это тяжелый труд. Если при написании инструкции можно отталкиваться от Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству, а сам документ, просто помогает узнать «как делать», то регламент уже указывает «что делать» и определяет обязанности. Еще тяжелее регламент потом согласовать, так как он затрагивает интересы разных подразделений, часто противоположные.

В этой ситуации естественно желание сотрудников ДОУ, загруженных текучкой, возложить эту почетную обязанность на компанию, внедряющую электронный документооборот. В них достаточно часто работают специалисты с неплохими знаниями в области делопроизводства. И, скорее всего, менеджер компании-подрядчика с удовольствием продаст, все что у него попросят. Однако, я всегда придерживаюсь мнения, что дело консультанта из консалтинговой компании – актуализировать инструкцию по делопроизводству в соответствии с функционалом СЭД. Написать регламенты по работе с документами, которые учтут все особенности работы в вашей организации, человеку со стороны будет достаточно сложно. Временные затраты на такую работу значительно превысят разумные сроки, а результат будет скорее похож на типовую инструкцию по делопроизводству.  А теперь посмотрим в начало – в наши цели. И зададим себе вопрос: вам надо, чтобы пришел человек со стороны  наводить новые порядки в вашем «хозяйстве» так, как он считает правильным, не зная всех тонкостей процессов? Вы сами, используя методические указания и, подготовленную аналитиком Концепцию (что это за документ – расскажу ниже), сделаете это гораздо быстрее и качественно.

Совет: Пишите регламент сами, используя специалистов интегратора  как консультантов.

Какие документы готовятся на проекте внедрения СЭД и для чего они нужны?

На проекте обычно готовится пакет документов:

Анкеты сотрудников. Когда на проекте хотят сэкономить, часто подрядчик предлагает удаленное анкетирование. Просмотрев десятки анкет, наверно, можно получить из них какую-то информацию. Но формальные ответы на вопросы никогда не заменят работы аналитика по построению документопотоков.

Давайте попробуем ответить на некоторые из них: Ваши фамилия, имя, отчество? Должность, подразделение? С какими видами документов Вы работаете? Например, вы ответите, что утверждаете заявки. Вы, как сотрудник организации понимаете, что типов заявок великое множество: на автотранспорт, на канцтовары, на замену компьютера и т.д. Даже если вы догадаетесь указать это в анкете, представьте, как сложно руководствуясь информацией из анкет отследить все документопотоки организации. Я считаю анкету лишь сценарием беседы.

История 4. Случился у меня когда-то давно творческий кризис из-за разногласий с заказчиком. Почему-то сотрудники заказчика категорически отказывались признавать анкеты, заполненные после бесед с ними, потребовали внести массу исправлений в свои же слова. И тут случайно встречаю в автобусе свою одноклассницу. Явление, спустя лет десять после окончания школы, достаточно неожиданное. Она начинает рассказывать мне про внедрение 1С: у них на предприятии: представляешь, пришла к нам девушка. Как ее там… аналитик. И стала задавать нам какие-то странные вопросы. Все старались, отвечали на вопросы, рассказывали всю правду. А потом она взяла и передала наши анкеты руководству.  Теперь нас всех можно увольнять.

Совет: анкеты должны использоваться интегратором как внутренний технологический документ, используемый для разработки Отчета об обследовании.

Отчет об обследовании. Это аналитический документ, который содержит описание процессов и в котором обычно не указывается конкретно какая именно информация получена от конкретного интервьюируемого.

Вы должны понимать, что Отчет об обследовании станет достаточно большой частью «как есть» такого документа, как Концепция. Это почему-то всегда удивляет заказчиков, которые платили за два документа, а получили один. Вообще, количественный признак не должен служить для вас показателем качества документов.

Концепция. Это наиболее интересный для сотрудника ДОУ документ, который состоит из двух основных частей: описания процессов «как есть» и «как будет». Его часть «to be» может стать основой для регламента, если по каким-то причинам он отсутствовал у вас в организации до внедрения.

Техническое Задание. Представляет из себя  описание требований верхнего уровня. Написание этого документа лучше доверить компании, внедряющей СЭД. ТЗ, попадавшие ко мне от заказчика, как правило, имели вид неструктурированного набора «хотелок».

ПМИ (программа и методика испытаний). С помощью этого документа вы сможете проверить систему при ее запуске в эксплуатацию.

Инструкции пользователей. Используются для обучения и работы пользователей.

Это основные документы, без которых внедрение будет носить «кустарный» характер. Если обратиться к ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем, то вы найдете много других документов. Например, Технический проект. Это серьезный документ, который целесообразен в случае разработки системы с нуля. Конечно, купив коробочный продукт, вы можете заплатить и за разработку Технического проекта, но, скорее всего, Вам предоставят уже готовый документ. Есть ли смысл платить за него? Если в процессы «коробочного» продукта вносятся изменения, то  разрабатываются различные спецификации по доработке системы.

Проблема 2: Автоматизация хаоса порождает автоматизированный хаос

Конечно, все мы привыкли к определенным правилам работы, которые выполняются изо дня в день. И они кажутся привычными и удобными. При внедрении СЭД консультанты зачастую предлагают изменить их. Дело в том, что консультант со стороны часто видит то, что вы, изо дня в день в потоке работы не замечаете. Будьте готовы к изменению процессов. Для достижения одной из целей – ускорение процессов, может понадобиться их корректировка.

Совет: будьте готовы к изменению процессов при внедрении СЭД.

Проблема 3: Затягивание процесса внедрения во времени.

Практика показывает, что затянутое более чем на полгода  внедрение СЭД, начинает вяло затухать. Очевидно, это психологический момент, связанный со снижением интереса при отсутствии положительных результатов.

Для того, чтобы это не произошло, вам, как ключевым пользователям, необходимо принять активное участие в этапе опытной эксплуатации. Сотрудники ДОУ часто забывают, что одна из основных задач –  запуск СЭД в  промышленную эксплуатацию, а не тестирование ее с целью довести до идеального состояния. Идеала, к сожалению, достигнуть почти невозможно. Необходимо понимать и соблюдать рамки проекта.

Совет: не затягивайте внедрение СЭД, соблюдайте рамки проекта.

Что делать, если в процессе опытной эксплуатации выяснится, что «коробочное» решение нам не подходит?

При современном уровне развития СЭД, «коробочные» продукты уже в достаточной мере обладают необходимым функционалом. И у вас появляется возможность использовать уже готовые правильные регламенты. Скорее всего, такая проблема возникнет из-за плохой проработки процессов интегратором. Опытная эксплуатация проводится именно для того, чтобы выявить ошибки настройки. По окончании опытной эксплуатации ошибки настройки, указанные в Журнале опытной эксплуатации, должны устраняться. Иногда бывают случаи, когда все-таки требуется кастомизация продукта.

Часто, это, например, дополнение карточки нетиповыми реквизитами. В этом случае готовится ОПЗ (описание постановки задачи) либо Спецификация. Если вы покупали «коробочный» продукт, то, разумеется, интегратор потребует дополнительную оплату за кастомизацию. К тому же, сопровождение таких «заказных» продуктов потребует дополнительных расходов. Это повод подумать, так ли уж нужна доработка СЭД. Возможно, проще и даже полезнее привести свои процессы к типовым, если это возможно.

Как не превратить единую корпоративную СЭД в хаотичную конструкцию неудобную всем?

В крупных компаниях, имеющих филиалы или дочерние организации, остро стоит вопрос консолидации требований. Практика построения процессов и организации работы начальника Канцелярии в филиале может сильно отличаться от того, что планировалось в центральном аппарате. В этом случае важную роль имеет личность руководителя службы ДОУ центрального аппарата.

В компании, где я работаю, есть «любимый заказчик». Что его самого чрезвычайно удивляет. Причина проста: начальник канцелярии – полковник запаса. Когда руководство приказало внедрить СЭД, он ответил: «Есть!». Собрал рабочую группу, раздал четкие указания, распределил обязанности.

Когда началось масштабирование в филиалах, начальник канцелярии написал Инструкцию по работе с документами, спланировал и организовал командировки, поехал вместе с представителями интегратора сам, четко разъяснил сотрудникам филиала новые правила работы. Участвовать в этом проекте – огромное удовольствие для всех моих коллег. Собираясь в командировку, мы точно знаем, что когда мы приедем в филиал, нас будет ожидать рабочая группа в назначенное время, будут организованы учебные классы, а сотрудники канцелярии филиала будут готовы к сотрудничеству.

Если консенсуса между отдельными филиалами достигнуть не удается, и при этом они являются юридически независимыми организациями и имеют право на «особое мнение», возможен вариант кастомизации с заложенной возможностью интеграции версий и построения единой СЭД компании. Как правило, это дорогостоящее решение, но такой проект у нас был и достаточно успешный. Автоматизация каждого дочернего общества проводилась как отдельный проект. При этом в случае кастомизации системы обязательно продумывалась архитектура решения, не затрагивающая ядро общекорпоративной СЭД.

Совет:  для успешного внедрения СЭД необходимо четко спланировать все работы и организовать взаимодействие служб ДОУ всех филиалов или дочерних обществ:

  • Создайте совместную рабочую группу всей компании, включая представителей филиалов,  для  управления требованиями, регулярно проводите интерактивные совещания, обсуждайте проблемы и вопросы филиалов
  • Вовлеките в рабочую группу проекта владельцев бизнес-процессов.
  • Учитывайте требования нормативных документов при формировании требований к СЭД
  • Привлеките к руководству группой сотрудников, имеющих право принятия решений

Как построить единый взаимосвязанный юридически значимый документооборот компании, состоящий из бумажных и электронных документов в СЭД, если электронная подпись в компании еще не используется?

Есть определенные вилы документов, оформление которых возможно только на  бумажных носителях, если ЭП у вас в организации еще не используется. Например, бухгалтерская документация. С другой стороны, вполне допустимы в электронном виде подготовка, согласование, подписание и исполнение служебных записок, подготовка и согласование приказов и распоряжений по основной деятельности, согласование договоров, работа с различными заявками внутри организации. Более того, такая автоматизация позволит ускорить процессы и мотивировать пользователей к работе в СЭД. Поэтому, прежде всего, определитесь с  видами документов и действий над ними, которые применимы в электронном виде без использования бумажных носителей. Следующий шаг, это разработка (или доработка) и утверждение регламентов, узаконивающих внутри организации электронное согласование таких документов.

Как снизить стресс сотрудников от работы с новым программным продуктом?

На одном нашем очень серьезном проекте у генерального директора была секретарь Леночка. Замечательная девушка, оптимистка, постоянно приветливая улыбка на лице. На опытной эксплуатации мы стали замечать, что Леночка погрустнела и выглядит заплаканной. Мало ли какие личные проблемы могут быть у человека. Но в один прекрасный день Леночка не выдержала и разрыдалась в кабинете своего руководителя. Оказалось, что руководитель рассматривает очень много документов, принимает много решений и, естественно, пишет много резолюций. Раньше его секретарь просто рассылала копии документов с резолюцией по факсу. Контроль за исполнением заключался в том, что все панически боялись директора. «Пусть только попробуют не сделать!», - объясняла нам Леночка. Когда началось внедрение СЭД, вся нагрузка по контролю за исполнением легла на Леночкины плечи: ввод резолюций, контроль их исполнения, утверждение исполнения. Она пыталась все успеть, сидя на работе до десяти вечера. Но потом поняла, что все равно не успевает. Директор не готов был выделить специального человека для контроля исполнительской дисциплины. Поэтому было принято решение временно отказаться от ввода процесса контроля исполнительской дисциплины: сканировать документы с резолюциями и отправлять их на ознакомление исполнителям. Да, это неправильно. Но никакая автоматизация не стоит слез секретаря и его испорченной личной жизни.

Совет: не молчите в случае проблем. Обсудите их со своим руководителем и поднимите вопрос на совещании рабочей группы.

Мероприятия по предотвращению стресса сотрудников ДОУ при внедрении СЭД:

  • Поэтапный переход пользователей к работе с СЭД по видам документов
  • Выяснение причин стресса
  • Устранение причин стресса. Обычно это: незнание функционала, некорректные настройки, непродуманные процессы, требующие проработки и изменения.

Как справиться с ростом нагрузки на делопроизводителей?

При внедрении, особенно на начальных этапах, когда процессы еще не отлажены, а к сотрудникам ДОУ часто обращаются за помощью сотрудники других подразделений, нагрузка на сотрудников ДОУ резко возрастает. Поэтому надо постараться максимально использовать выгоды, которые дает СЭД:

  • Максимально автоматизируйте процессы, выполнявшиеся ранее вручную: например, автоматическая регистрация служебных записок, позволит пустить мимо канцелярии целый документопоток внутренней служебной переписки и избавить канцелярию от рутинной операции регистрации этих документов. Так же максимальную выгоду приносит процедура электронного согласования документов.

Электронное согласование, в отличие от подписания, вполне допустимо у вас внутри организации, если вы обозначите это в регламентах. Даже если у вас в организации пока не используется ЭП.

  • Перераспределите нагрузки при работе в СЭД: исполнители должны сами отчитываться об исполнении поручений в СЭД, готовить проекты документов, а не делопроизводитель вместо них.

Сотрудник ДОУ не должен брать на себя дополнительную нагрузку. Работа в СЭД (создание и отправка на согласование проектов документов, отчет об исполнении, согласование документов) вполне посильна любому сотруднику.

  • Перераспределение функциональных обязанностей: при изменении процессов это неизбежно.

Как мотивировать пользователей, не отвечающих за делопроизводство,  работе в  СЭД?

Часты ситуации, когда сотрудники компании считают, что электронный документооборот существует только для сотрудников отдела ДОУ. Они привычно несут в канцелярию документы на бумажных носителях.  Если вы, являясь сотрудником ДОУ, не хотите взвалить на себя непосильный труд работы за всю организацию, то здесь важно вежливо, но настойчиво предлагать коллегам работать в СЭД, сославшись на приказ о начале опытной эксплуатации.

Разумеется, такой «лени» пользователей есть причина. Как правило, попытки переложить свои обязанности по работе в СЭД на других возникают, когда процесс внедрения организован неправильно:  пользователей не проинформировали о начале опытной эксплуатации, не подготовлены изменения к регламентам, где описан порядок их работы, не проведено обучение.

Рекомендуемые мероприятия для предотвращения отказов пользователей от работы в СЭД:

  • Легализация СЭД в компании: выпуск приказа о начале опытной, опытно-промышленной и промышленной эксплуатации с указанием ответственных сотрудников.
  • Утверждение обновленных регламентов до начала опытно-промышленной эксплуатации.
  • Обучение сотрудников.

Как организовать обучение и решить проблему пропуска обучения сотрудниками?

Для правильной мотивации сотрудников важно, чтобы обучение проводилось грамотно. Желательно, чтобы это было обучение на тестовом стенде, где пользователи могли смело делать все, не боясь «что-то сломать».

Настойчиво рекомендую проводить обучение с отрывом от производства. И чем дальше будет находиться учебный класс от рабочего места, тем больше сотрудник будет готов к принятию новой информации. На обучении должны быть обязательно выданы инструкции пользователей, которые сотрудники заберут с собой.

Обучение должно быть регламентировано приказом по предприятию. В приказе должны быть указаны группы, их состав и время обучения.

Совет: организуйте обучение сотрудников с отрывом от производства, предоставьте им учебно-раздаточные материалы

Разумеется, надо обучать не только рядовых пользователей СЭД, но и руководителей компании. Чем лучше они освоят систему, тем меньше будет нагрузка на их секретарей и тем проще и красивее станут процессы документооборота. На моей памяти на нескольких проектах сотрудники технической поддержки сделали великолепную  карьеру, дойдя до позиции ИТ-директора. Ведь молодой технический специалист постоянно на глазах у руководства. Теперь именно он помогает генеральному директору готовить документы, а не секретарь. Это он помогает заместителям генерального директора согласовывать документы, а не их секретари. Но давайте вернемся к нашей цели: построение правильных процессов. И давайте подумаем, а вам это надо, чтобы часть ваших функций при общении с руководителем взял на себя ИТ сотрудник?  Чтобы быстро разобравшись в процессах компании он сделал карьеру, став директором, а вы потом осваивали отлаженные им процессы? Кто, как не секретарь, может быстро освоить работу с теми же документами компании, но только в электронном виде и помочь своему руководителю научиться использовать новую систему.

Совет: учите руководителя сами.

Возможна ли интеграция СЭД с уже использующимися корпоративными системами?

Возможность интеграции СЭД с другими корпоративными приложениями (как собственными, так и других разработчиков).

Желание бизнес-заказчика вести одни и те же справочники «где-то в одном месте» вполне правильно. При этом надо понимать, что любая интеграция подразумевает процесс двухсторонний. То есть , например, из системы в определенном формате можно выгрузить данные. Но ведь есть еще принимающая система, которая должна получить эти данные. Это означает, что она тоже должна быть кастомизирована соответствующими специалистами (представителями компании-разработчика или дилера).

В заключение, хочу рассказать еще одну историю: был у меня тяжелый проект, внедрение никак не шло, особенно нам доставалась от сотрудников канцелярии. Покидала я этого недовольного заказчика с грустными мыслями, что система им абсолютно не подошла и работать они не будут. Каково же было мое изумление спустя три года, когда на одном из новых проектов я узнала, что наши новые заказчики решили посетить как раз эту организацию и посмотреть как же работают в СЭД в промышленной эксплуатации: «Они, конечно, расхваливали эту свою СЭД…», сказали мне. То, что система стала «своей» – наилучший показатель успешности проекта.

Я желаю Вам всем, чтобы после запуска СЭД в промышленную эксплуатацию, вы могли назвать ее «своей».

Итак,

У ВАС БУДЕТ СЭД!

ВАШИ ДЕЙСТВИЯ?

  • 1. Занять активную позицию на начальных этапах внедрения СЭД (обследование, ОЭ)
  • 2. Принять участие в формировании рабочей группы проекта с включением владельцев процессов и сотрудников, имеющих право принимать решения
  • 3. Провести аудит нормативной документации организации, предоставить ее аналитикам интегратора
  • 4. Грамотно организовать обучение в специальных классах с отрывом от производства
  • 5. Помнить о рамках проекта, не затягивать внедрение
  • 6. Принять активное участие в сборе, формализации и управлении требованиями

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль