Регламентация рабочего согласования проектной документации

348
В ходе реализации проектов по внедрению систем электронного документооборота достаточно часто практикуется «рабочее» согласование проектных документов. Что это такое и как можно организовать этот процесс? Именно об этом, а также о нюансах оформления проектной документации пойдет речь в этой статье. Данный материал может быть интересен и полезен как исполняющим организациям (т.к. именно они разрабатывает продуктовую проектную документацию, направляет на согласование и координирует процесс обработки и устранения замечаний), так и в качестве ознакомительного материала специалистам организаций, выступающих в роли Заказчика проекта, т.е. делопроизводителям, документоведам и т.д.

Как уже неоднократно говорилось в предыдущих статьях, в ходе реализации проектов создается достаточно много проектной документации, как управленческой (создаваемой с целью эффективного управления проектом) так и продуктовой, (описывающей результаты проекта - созданный продукт). Но, кроме того, что объем проектной документации не маленький, он еще и многоверсионный.

 Прежде всего, порядок согласования документов рекомендуется описывать в Уставе проекта, поскольку для всей проектной команды Устав проекта – его «конституция». Степень детализации такого описания зависит непосредственно от пожеланий сторон проекта. Рекомендации по описанию управления проектной документации будут рассмотрены в одной из ближайших статей. А сейчас предположим, что Уставом проекта закреплены такие понятия как рабочее согласование, официальное согласование, перечень согласующих лиц, их последовательность и сроки согласования. Рассмотрим рабочее согласование на примере согласования проектного документа функциональным заказчиком (ФЗ).

Под функциональным заказчиком подразумевается группа работников, в сферу ответственности которых входит согласование проектных документов (в соответствии с Уставом проекта).

Но кроме функционального заказчика в проекте могут быть выделены также такие роли как куратор проекта (финансовое обеспечение проекта), руководитель проекта от объекта внедрения (при внедрении систем, например, в холдинговых структурах) и т.д. Они также участвуют в согласовании проектных документов, поэтому порядок согласования с ними также можно описать в приведенном ниже регламенте. Как уже было сказано ранее, процедуру согласования проектных документов рекомендуется описать в Уставе проекта. Однако в Уставе проекта она будет описана укрупненными тезисами, т.к. в противном случае Устав проекта рискует стать очень объемным по количеству листов. Как раз в регламенте можно описать процесс согласования проектных документов с необходимой степенью детализации.

Итак, рабочее согласование представляет собой рассылку документа, требующего согласования, всем участникам официального согласования этого документа, но, прежде, по электронной почте. Какие это дает преимущества? Во-первых, официальная рассылка документа требует определенного времени на его подготовку (распечатывание, брошюрование, подготовка сопроводительного письма, его согласование и подписание  и т.д.). Во-вторых, официальное рассмотрение документа также может занять время из-за организационных процедур.

К примеру, письмо с просьбой рассмотреть проектную документацию  адресовано генеральному директору компании. Естественно, это письмо сначала будет рассмотрено руководителем компании, затем оно может быть «расписано» заместителю директора и только он «распишет» письмо непосредственному исполнителю, которых может быть также несколько. Только этот процесс может занять несколько дней! Затем в процессе рассмотрения документа Заказчик проекта дает замечания к документу. В связи с этим документ возвращается на доработку исполняющей организации. После отработки замечаний, документ снова направляется на согласование. В-общем, уйдет уйма времени.

Описание этой ситуации получилось довольно пессимистичным. Однако в реальности с подобными ситуациями приходится сталкиваться постоянно. Как раз предварительное рабочее согласование очень помогает в таких ситуациях. В Приложении Регламентация рабочего согласования проектной документацииприведен Регламент согласования проектных документов.

Следующий момент, который часто является поводом для разногласий – это оформление документации. Такие вещи как нумерация страниц, нумерация таблиц, корректное оформление содержания документа и т.д., могут показаться мелочами. Конечно, в первую очередь, важна предметная часть документа. Однако, как неприятно, когда на эти самые мелочи обращает внимание Заказчик, делая замечания. Кто должен отвечать за оформление? Сразу приходит на ум ответ: администратор проекта. Ответ логичный, но не всегда верный. Во-первых, потому что, как уже было сказано ранее, документов может быть достаточно много, и в этом случае проверка будет занимать очень много времени. А у администратора проекта достаточно задач помимо работы с проектной документации. Во-вторых, для оформления проектных документов могут потребоваться знания предметной области (например, правильное указание на таблицы, рисунки и т.д.). У администратора может элементарно  не быть таких знаний. Замечательно, когда есть специально обученный человек для таких задач. А если нет? В этом случае поможет инструкция по оформлению документации в формате MS Word. Что рекомендуется описать в инструкции? Ниже приведены примерный перечень пунктов, которые следует описать в инструкции.

  1. Создание документов с использованием шаблонов.
  2. Основные приемы работы с текстом.
    1. Работа с непечатаемыми знаками.
    2. Работа с полями для заполнения.
    3. Форматирование с использованием стилей.
    4. Форматирование по образцу.
    5. Использование табуляции.
  3. Работа с колонтитулами.
    1. Работа с номерами страниц.
    2. Колонтитулы документов, выполненных на листах форматов A3 и A4.
  4. Работа со свойствами документа.
    1. Изменение свойств документа.
    2. Изменение прочих параметров.
  5. Таблицы и рисунки.
    1. Нумерация таблиц и рисунков.
    2. Ссылки на таблицы и рисунки.
  6. Требования к стилям и форматированию.
    1. Форматирование листов согласования.
    2. Форматирование заголовков.
    3. Форматирование абзаца.
    4. Форматирование списков.
    5. Форматирование таблиц.
    6. Форматирование подписей.

Надеемся, что данная статья поможет в организации и отслеживании рабочего согласования проектных документов. Что касается организации официального согласования документов и мониторинга этого процесса, то эти вопросы уже были рассмотрены в журнале ранее. Поэтому не будем повторяться в данной статье.

            Следующий материал будет посвящен вопросам документирования и мониторинга возникающих проблем по проекту, проектных рисков и изменений в проекте.

Приложение 1

Регламент согласования проектных документов

Общие сведения

Настоящий регламент предназначен для организации согласования проектных документов, определения сроков и ответственных лиц, а также порядка взаимодействия в рамках регламента.

Требования к подготовке документов

Сотрудник, являющийся ответственным за подготовку проектного документа (далее – автор документа), разрабатывает документ с учетом следующих требований к подготовке документов:

  1. Документ должен быть подготовлен в утвержденном шаблоне. Все шаблоны выложены в сетевой папке - _______ (указать ссылку на сетевой ресурс).
  2. Листы согласования к документу должны соответствовать типовым. Типовые листы согласования выложены на сетевом диске - _______________ (указать ссылку на сетевой ресурс).
  3. Все исправления в документе должны быть приняты.
  4. Наименование файла  и шифр проектного документа должны соответствовать названию и шифру документа, приведенным в реестре проектной документации, размещенному -_______________ (указать ссылку на сетевой ресурс).
  5. Список терминов и сокращений должен соответствовать утвержденному перечню.
  6. В документе должна быть проставлена корректная нумерация страниц.
  7. Объекты в документ необходимо вставлять в виде картинок, для уменьшения размера файла.
  8. В случае, если размер файла документа превышает 5МБ, заранее информировать об этом администратора проекта.

Отправка документа техническому писателю

Версию документа автор документа направляет на проверку техническому писателю по электронной почте. Копия данного письма также направляется администратору проекта (схема 1).

Регламентация рабочего согласования проектной документации

Схема 1. Проверка документа техническим писателем

Срок рассмотрения документа техническим писателем 2 рабочих дня.

Отправка документа на внутренний контроль качества (ВКК)

Документ, проверенный техническим писателем, автор документа направляет администратору проекта для отправки на ВКК (схема № 2).

Регламентация рабочего согласования проектной документации

Схема 2. Внутренний контроль качества документа

ВКК осуществляют следующие сотрудники:

  • Иванов Иван Иванович ххххх@ххххх.ru;
  • Петров Петр Петрович ххххх@ххххх.ru.

Все полученные замечания к документу размещаются администратором проекта в ____________ (указать ссылку на сетевой ресурс). Замечания размещаются в виде копий писем, полученных по электронной почте, документов, измененных в режиме правки и т.п.

Документ, направленный на ВКК, должен быть рассмотрен в течение 3 рабочих дней.

Автор документа в течение 3 рабочих дней с даты окончания срока проверки должен обработать все полученные замечания и подготовить доработанную версию документа.

 Отправка на согласование функциональному заказчику (ФЗ)

Автор документа направляет администратору проекта (с копией руководителю проекта) по электронной почте доработанную по результатам ВКК версию проектного документа для организации согласования ФЗ (схема №3).

Регламентация рабочего согласования проектной документации

Схема 3. Согласование проектных документов функциональным заказчиком

Автор документа в электронном письме указывает лиц, ответственных за согласование данного документа со стороны ФЗ и пояснение по назначению проектного документа (цель документа, назначение).

К электронному письму должна быть прикреплена версия проектного документа, который необходимо отправить или ссылка на сетевую папку, где документ размещен с указанием полного имени файла проектного документа. Документ не должен содержать непринятых исправлений, примечаний созданных для других сотрудников (кроме заранее оговоренных примечаний для ФЗ).

Администратор проекта осуществляет проверку документа в части корректности оформления титульного листа документа, правильности указания шифра документа и названия, а также правильность и полноту листов согласования.

Администратор проекта, после проверки документа и получения от руководителя проекта подтверждения о необходимости отправки документа - направляет документ ФЗ, указанным в электронным письме, а также копию письма направляет следующим ответственным лицам:

  • Иванов Иван Иванович ххх@ххх.ru;
  • Петров Петр Петрович ххх@ххх.ru;
  • Автор документа.

Документ, отправленный на согласование ФЗ, должен быть рассмотрен в течение 5 рабочих дней.

Автор документа в течение 3 рабочих дней, считая с даты окончания срока проверки документа сотрудниками ФЗ, должен обработать все полученные замечания и подготовить доработанную версию проектного документа и реестр замечаний.

Контроль согласования документа ФЗ

Автор проекта и администратор проекта осуществляют контроль согласования проектных документов сотрудниками ФЗ. С этой целью администратор проекта производит обзвон лиц, согласующих проектный документ со следующей периодичностью:

  1. Через 1 рабочий день после отправки на согласование. Цель обзвона: удостовериться, получен ли документ, и оговорить сроки согласования.
  2. За 1 рабочий день до завершения срока согласования. Цель обзвона: получение замечаний, подтверждений об отсутствии замечаний и напоминание о сроках согласования.

Все замечания, полученные от согласующих лиц  ФЗ, размещаются администратором проекта в _______ (указать ссылку на сетевой ресурс) и направляются автору документа. Там же размещаются все направленные на рабочее согласование версии документов.

Результаты обзвона фиксируются в файле, шаблон которого приведен ниже. В том случае, если согласующих лиц много, несколько итераций согласования документа, то в этих случаях необходимо вести отдельный файл для каждого документа.

Шаблон фиксации результатов обзвона

Регламентация рабочего согласования проектной документации

Файл, фиксирующий результаты обзвона и согласования документа размещается в той же папке, что и замечания к документу.

Автор документа контактирует с лицами, ответственными за согласование проектного документа от ФЗ по всем вопросам относительно содержания документа и высказанным замечаниям, и также обновляет файл, фиксирующий результаты обзвона и согласования.

Разделение ответственности между Администратором проекта и Ответственным за документ в части контроля согласования

Задача

Администратор проекта

Ответственный за документ

Подготовка файла по согласованию документа

+

-

Внесение в файл по согласованию документа данных об обзвоне через 1 рабочий день

+

-

Внесение в файл по согласованию документа данных о наличии/отсутствии замечаний

+

+

Размещение в ____ (указать сетевой ресурс) полученных замечаний к проектному документу

-

+

Внесение в файл по согласованию документа данных об обзвоне за 1  рабочий день до завершения срока согласования.

+

-

Внесение в файл по согласованию документа данных о согласовании документа лицами, ответственными за согласование по окончании срока согласования

-

+

     Надежда Артонкина,  координатор программы проектов ИТ-компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль