Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook. Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

117
Планировать время нужно всем, особенно это важно при принятии управленческих решений в бизнесе. Помощь в этом нам оказывают множество современных технических средств на основе интернет-технологий. А чтобы извлечь из них максимальные выгоды, нужно знать многие нюансы. Сегодня вы узнаете об управлении доступом и о возможности публикации вашего календаря с помощью Google Calendar.

Управление  доступом к календарям

Веб-приложение Google Calendar позволяет не только вести в одном аккаунте несколько календарей, но и предоставлять доступ к своим календарям различными способами:

  1. Предоставление доступа к календарю отдельным пользователям с различными правами доступа и управления.

Данный способ используется для согласования мероприятий различных сотрудников: например, чтобы назначить совещание в удобное для всех время, нужно включить отображение календарей всех участников совещания и найти свободное место. Также этот механизм можно применять для организации работы команды, проектной группы и для планирования загрузки ресурсов. Под ресурсами в данном случае могут пониматься, к примеру:

шоу-рум, помещение для переговоров, мастер-классов, проектор или другое оборудование, время корпоративного консультанта, юриста, психолога, дизайнера и т.п.

Для ресурса создается  календарь этого ресурса, а потенциальным пользователям открывается доступ к нему с тем, чтобы они могли видеть уже занятое время и записываться на свободное по мере необходимости.

  1. Публикация календаря на сайте, в блоге и других ресурсах, то есть предоставление открытого доступа для всех Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаряпользователей Интернет.

Данный способ позволяет разместить календарь на веб-сайте, чтобы пользователи Интернет могли находить мероприятия этого календаря и просматривать информацию о них, например:

календарь содержит расписание презентаций, демонстраций, семинаров, мастер-классов и т.п. по продуктам и услугам вашей компании. 

Рассмотрим обе эти возможности более подробно.

Предоставление доступа к календарю другому пользователю

Google Calendar обладает очень простым и интуитивно понятным инструментарием для реализации этой функции. Чтобы дать доступ к календарю другому пользователю (для полноты реализации функций, предоставляемых веб-приложениями Google, желательно, чтобы пользователи, которым предоставляется доступ, имели аккаунты Google), в левой панели откройте меню (стрелка вниз справа от названия календаря в списке Мои календари) того календаря, доступ к которому вы хотите предоставить, и выберите команду Открытие общего доступа к этому календарю (рис. 1).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис.1. Меню календаря

Обратите внимание, что в этом же меню можно выбрать цвет, которым мероприятия будут отображаться как в календаре ваших коллег, которым вы предоставите доступ, так и на веб-странице, если будет открыта публикация.

В результате откроется окно настройки параметров общего доступа (рис.  2). В этом окне для предоставления доступа обратимся к разделу Общий доступ для отдельных пользователей.

В столбце Пользователь, если в список еще никого не вносили, содержится только адрес владельца календаря, и для владельца в столбце Настройки разрешений указано Вносить изменения + предоставлять доступ (рис. 2), то есть предоставлены все возможные права по управлению календарем.

Этот же статус может быть установлен и для любого другого пользователя, если ему нужно предоставить права вносить изменения и предоставлять доступ к календарю другим пользователям.

Над адресом электронной почты владельца словаря в столбце Пользователь находится поле для внесения адреса электронной почты того пользователя, которому необходимо предоставить доступ. Для этого нужно внести адрес в это поле, в столбце Настройки разрешений выбрать опцию, например, Просматривать все сведения о мероприятиях. Таким образом, тот пользователь, чей адрес был указан, будет иметь возможность видеть все мероприятия данного календаря и сведения о них, но не сможет их изменять, а также не сможет предоставить доступ к данному календарю другому пользователю.

Кроме опций Вносить изменения + предоставлять доступ и  Просматривать все сведения о мероприятиях есть еще другие, например:

  • опция Вносить изменения, то есть пользователь может не только видеть мероприятия, но может перемещать их, удалять, вносить свои мероприятия и изменять различные параметры мероприятий  (дату, время, место и т.п.);

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 2. Окно настройки параметров общего доступа к календарю

  • опция Просматривать только информацию о свободном и занятом времени (скрыть подробности). В этом случае получатель календаря увидит только время с пометкой «занято» из календаря, к которому ему предоставили доступ с данными  правами (рис. 3).

Обратите внимание: чтобы получатель календаря действительно видел занятое время, галочка Открыть общий доступ к этому календарю (рис. 2) должна быть снята, в противном случае будут отображаться названия и параметры мероприятий.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 3. Фрагмент календаря, в котором отображается только информация о занятом времени из другого календаря

После того, как настройки разрешения сделаны, следует нажать кнопку Добавить, чтобы выбранный пользователь получил возможность пользоваться календарем – адрес добавленного пользователя переместится под адрес владельца календаря, а поле Пользователь будет готово для ввода нового адреса.

Однако в соответствии с данными, указанными в руководстве по работе в Google Сalendar, есть ограничение: в данный список разрешено добавлять не более 75 пользователей в сутки, то есть 76-го можно добавить только через 24 часа.

Кроме этого, не забудьте нажать на кнопку Сохранить в верхней части окна. В результате пользователям, внесенным в список, будут разосланы сообщения электронной почты (рис. 4), в котором будут указаны владелец календаря, название календаря, к которому предоставляется доступ, параметры доступа. Также предоставляемый календарь появится в списке Другие календари в левой панели (рис. 3).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 4. Пример сообщения электронной почты о предоставлении доступа к календарю

Публикация календаря на веб-страницах и других ресурсах сети

Разместить календарь на сайте или в блоге очень просто: для этого не требуется никаких навыков программирования, нужно лишь скопировать предоставляемый html-код и вставить его на веб-страницу или в пост блога.

Прежде чем публиковать календарь, нужно его сделать доступным для всех – установить галочку Открыть общий доступ к этому календарю на вкладке  Открытие общего доступа к данному календарю (рис. 2). После этого появится окно подтверждения открытия доступа к календарю (рис. 5), в котором нужно нажать кнопку Да. Если сделать календарь открытым, все его мероприятия можно будет найти, выполнив поиск по открытым календарям в Календаре Google и Google. Кроме того, другие пользователи смогут просмотреть этот календарь и его открытые мероприятия, используя адрес календаря или добавив календарь в свой список Календари.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 5. Окно подтверждения  открытия доступа к календарю

Теперь переходим на вкладку Данные календаря (рис. 6). Здесь вводим название и описание календаря.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 6. Вкладка Данные календаря

Здесь же в пункте Вставить этот календарь предоставляется html–код календаря, который можно скопировать и вставить в код веб-страницы. Однако не следует торопиться: нажав команду Настроить цвет, размер и другие параметры, можно задать необходимый вид календаря при публикации.

Настройка цвета, размера и других параметров

В левой части окна расположена панель элементов календаря и инструменты для настройки параметров. Справа выводится html-код, который можно скопировать, и пример того, каким образом календарь будет выглядеть на странице.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 7. Окно настройки параметров публикуемого календаря

В разделе Показать галочками следует отметить те элементы, которые нужно отобразить.

 Например, Значок печати означает, что непосредственно с веб-страницы, на которой будет опубликован календарь, можно будет его распечатать, нажав на данный значок.

Размещенные Кнопки перемещения позволят просматривать календарь соответственно до и после текущего периода.

В пункте Режим просмотра по умолчанию устанавливается, какой период отображается, если пользователь не переходит по другим вкладкам: Неделя, Месяц, Повестка дня.

В пунктах Ширина и Высота задаются размеры для того, чтобы наилучшим образом разместить календарь на странице или в посте.

Пункт Отображаемые календари предназначен для того, чтобы указать, какие из ваших календарей должны быть опубликованы.

Обратите внимание, что мероприятия разных календарей отображаются соответствующим цветом.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 8. Создание поста в blogger.com и вставка html-кода календаря

После настройки всех параметров скопируйте html–код, например, в пост блога (рис. 8), перейдя на соответствующую вкладку для вставки html.

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 9. Пример опубликованного календаря в посте блога blogger.com

Если нужно разместить календарь на корпоративном или другом сайте, а у вас нет прав на публикацию, обратитесь к специалистам, отвечающим за поддержку данного сайта.

После публикации создаваемые вами мероприятия будут автоматически появляться в опубликованном календаре. Щелкая на названия мероприятий, пользователи могут видеть их параметры. В параметрах в описании мероприятий могут быть указаны также и контактные данные:

в приведенном примере с календарем семинаров это могут быть телефоны или адреса электронной почты, по которым можно записаться на соответствующий семинар.

Добавление другим пользователем опубликованного календаря

Пользователь, нашедший ваш календарь в Интернете, может добавить его в своем аккаунте, нажав на кнопку в нижней правой части окна опубликованного календаря.

После нажатия на указанную кнопку пользователю будет предложено войти в свой аккаунт, после чего появится окно подтверждения добавления календаря (рис. 10).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Поделись календарем своим! Управление доступом и публикация календаря

Рис. 10.  Окно подтверждения добавления календаря (Вы хотите добавить эти календари?)

В данном окне нужно нажать кнопку Add (Добавить) справа от определенного календаря либо кнопку Add all (Добавить все), чтобы добавить сразу все календари. В результате мероприятия добавленных календарей станут доступными пользователю. При отображении в его календаре они будут иметь неравномерную окраску, аналогичную представленной на рис. 3.

Использование рассмотренных нами возможностей по предоставлению доступа к календарям позволит сделать работу по выбору и согласованию времени проведения различных мероприятий, а также оповещению о них менее трудоемкой и более оперативной.

В.Н. Савельева, специалист по информационным технологиям управления

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль