Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием MS Excel 2007

225
Справка об объеме документооборота организации формируется ежегодно. Как лучше подготовить такую справку с использованием обычных офисных программ, обсудим в статье.

Табличный процессор MS Excel, входящий в пакет MS Office всех современных версий, позволяет создать форму такой справки, а также дополнить ее визуализированным представлением информации из справки в виде диаграммы.

Подготовка такой справки осуществляется в два основных этапа и один дополнительный.

На первом создается форма документа: заголовок, шапка и боковик таблицы.

На втором задаются выражения и функции для расчета значений изменений и итоговых показателей.

На третьем, дополнительном, этапе могут быть построены диаграммы, иллюстрирующие информацию, представленную в справке.

Этап 1. Создание формы справки

На данном этапе нужно внести необходимый текст в ячейки шапки и боковика таблицы, расчертить таблицу. На рис. 1 приведен примерный образец такой справки, который нужно разместить на листе MS Excel.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 1. Примерный образец справки об объеме документооборота

Замечания по форматированию:

  •  Некоторые ячейки могут потребовать объединения – ячейки для внесения таких названий, как: «Итог за год», «Изменение». Чтобы удобно расположить текст, используйте кнопку Объединить и поместить в центре группы кнопок Выравнивание ленты Главная.

  •  Чтобы размещать текст по размерам ячейки, воспользуйтесь окном Формат ячеек, которое открывается при нажатии Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007кнопки открытия диалогового окна в правом нижнем углу группы кнопок Выравнивание либо при щелчке правой кнопки мыши на необходимую ячейку и выборе из появившегося контекстного меню команды Формат ячеек.
  •  Используйте кнопку Границы группы Шрифт ленты Главная, чтобы расчертить таблицу.

После того, как такая таблица сформирована, можно заполнить ячейки, в которые предполагается вводить фактические данные. На рис. 2 видно, что есть ячейки, содержащие числа, и есть ячейки, содержащие формулы. В ячейки, не содержащие формул, и нужно  вводить исходные данные объемных показателей документооборота.

Этап 2. Построение выражений и функций

Для проведения расчетов выполните следующие шаги:

  1. Расчет общего количества документов в каждой категории, то есть сумм в ячейках D7, E7, D10, E10, D13, E13.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 2. Все вычисления в справке об объеме документооборота

Рассчитаем общее количество входящих документов в ячейке D17 (рис. 2). Для этого установите курсор в данную ячейку и нажмите кнопку вызова мастера функций  fx слева от строки формул. В первом открывшемся окне мастера функций (рис. 3) воспользуйтесь раскрывающимся списком Категория, выбрав категорию Математические или Полный алфавитный список, чтобы в поле Выбрать функцию указать  функцию =СУММ(). Затем нажмите кнопку ОК.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 3. Создание функции

В открывшемся в результате окне ввода аргументов функции (рис. 4) установите курсор в поле Число 1 и указателем мыши выделите ячейки, которые должны быть просуммированы – в данном случае D8 и D9. В поле Число 1 появится обозначение выделенного диапазона: D8:D9.

Точно так же рассчитайте суммы в ячейках E7, D10, E10, D13, E13.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 4. Ввод аргументов функции =СУММ()

  1. Расчет итоговой суммы.

Установите курсор в ячейку D17 и наберите с клавиатуры «=», щелкните левой кнопкой мыши ячейку D7, наберите с клавиатуры «+», щелкните ячейку D10, снова «+» и ячейку D13. Таким образом, мы просуммируем итоги по отдельным группам документов.

В качестве альтернативы можно  воспользоваться функцией =СУММ(), указывая ячейки D7, D10 и D13 в качестве аргументов, вводя в поля Число1, Число2 и т.д., как это описано в предыдущем пункте/

  1. Расчет абсолютного изменения.

Чтобы рассчитать изменение в абсолютном выражении, установите курсор в ячейку F7, наберите с клавиатуры «=», щелкните левой кнопкой мыши ячейку Е7, наберите с клавиатуры «-» и щелкните ячейку D7. Таким образом мы получили разницу между количеством входящих документов в 2011 г. и количеством  входящих документов в 2010 г., то есть мы узнали, на сколько документов стало больше (если полученное значение положительное) или меньше (если полученное значение отрицательное).

Скопируйте полученную в ячейке F7 формулу в ячейки F8:F17. Для этого установите курсор в ячейку F7, наведите курсор на правый нижний угол данной ячейки так, чтобы курсор принял форму плюса, после чего растяните рамку ячейки на нужный диапазон – в нашем случае до ячейки F17. Таким образом формулы в ячейках изменятся по аналогии с первой.

  1. Расчет относительного изменения.

Относительное изменение выражается в процентах и показывает, сколько процентов составляет абсолютное изменение от исходного значения, в нашем случае — от количества документов в 2010 г., то есть значение в колонке 5 таблицы справки нужно разделить на значение в колонке 3 и умножить на 100%.

Однако если в базовом году (в приведенном примере в 2010 г.) значение равнялось 0, как это происходит в случае с договорами в нашем примере, то получить частное не получится, поскольку, как известно, на ноль делить нельзя. Поэтому в ячейку G7 вводим следующую функцию: =ЕСЛИ(D7=0;"-";F7/D7). Для создания такой функции также целесообразно воспользоваться мастером функций (рис. 5).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 5. Ввод аргументов функции  =ЕСЛИ() с использованием мастера функций

  •  Первый аргумент функции =ЕСЛИ() «Лог_выражение» задает условие, которое проверяется: здесь мы проверяем, есть ли у нас в ячейке D7 (то есть в базовом году) 0.
  •  Во втором аргументе «Значение_если_истина» указываем действие/я, которые нужно сделать, если в ячейке D7 действительно 0 – напечатать прочерк «-».
  •  И в третьем аргументе «Значение_если_ложь» -  то есть если нуля нет в ячейке D7 - можно разделить F7/D7, что мы и делаем. Нажимаем кнопку ОК. У нас нет необходимости умножать полученное частное на 100, поскольку можно поменять формат ячейки с числового на процентный (рис. 6).

Далее копируем полученную таким образом функцию из ячейки G7 в ячейки G8:G17.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 6. Настройка формата ячеек

В зависимости от формата ячеек результат вычислений в ячейках G7:G17 может выглядеть по-разному, к примеру так, как изображено на рис. 6. Данный результат показывает, какую долю составляет абсолютное изменение от количества документов в базовом году (в примере 2010 г.).

Чтобы получить в столбце 6 значение в процентах, выделите ячейки G7:G17, щелкните правой кнопкой мыши выделенный диапазон и из появившегося меню выберите команду Формат, которая откроет окно Формат ячеек (рис. 6). На вкладке Число в поле Числовые форматы выберите Процентный, с помощью счетчика укажите количество знаков после запятой.

На этом формирование справки может быть завершено.

Этап 3 (не обязательный). Построение диаграмм

Рассмотрим порядок построения диаграммы, визуализирующей изменение объема документооборота (рис.  7).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 7. Диаграмма изменения объема документооборота

Построение диаграммы следует начать с выбора исходных данных. Для того чтобы их указать, выделите ячейки D7:E7, удерживая клавишу Ctrl, выделите также ячейки D10:E10 и D13:E13. Затем перейдите на вкладку Вставка и в группе кнопок Диаграммы щелкните кнопку Гистограммы: из предлагаемых видов выберите любой из вариантов диаграмм с накоплением, но не нормированную. На такой диаграмме будут отражен и общий объем документооборота в год, и «вклад» каждого из документопотоков в этот общий объем (рис. 8).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 8. Выбор типа диаграммы

В результате диаграмма, созданная на основе указанных данных, будет помещена на лист Excel (рис. 9), однако ряды данных неправильно указаны – автоматически были выбраны годы в качестве рядов.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 9. Контекстное меню диаграммы

Чтобы поменять местами ряды и категории, щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы и в появившемся меню выберите команду Выбрать данные, в результате выполнения которой будет открыто окно Выбор источника данных (рис. 10).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 10. Выбор источника данных, изменение рядов и подписей данных

Нажимая кнопку Строка/Столбец, можно поменять порядок рядов и категорий Кнопки Изменить и для Элементов легенды, и для Подписей горизонтальной оси позволяют указать значения легенды и подписи меток.

Для каждого ряда в поле Имя ряда окна Изменение ряда укажите ячейку, в которой содержится название ряда. Если кнопка Строка/Столбец уже была нажата, то названия рядов нужно ввести такие, как показано на рис. 11, указывая ячейки С7 для входящих документов, С10 для исходящих документов, С13 для внутренних документов.

В окне Подписи оси в поле Диапазон подписей внесите D6:E6 – диапазон, содержащий годы. Результат представлен также на рис. 11.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 11 Окно Выбор источника данных с правильно указанными значениями легенды и категорий

Поменять местами легенду и ряды можно используя кнопку с таким же названием Строка/столбец группы Данные динамической ленты Работа с диаграммами-Конструктор (рис. 12).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 12. Динамическая лента Работа с диаграммами-Конструктор

Диаграмма почти готова — осталось  указать подписи данных на диаграмме и ввести ее название.

Перейдите на динамическую ленту Работа с диаграммами - Макет (рис. 13), в группе кнопок Подписи нажмите кнопку Подписи данных и выберите опцию Показать.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 13. Динамическая лента Работа с диаграммами - Макет

В этой же группе находится кнопка Название диаграммы, которая формирует  область, где можно  ввести название.

Сохраните рабочую книгу MS Excel и при создании справки в следующем периоде скопируйте этот отчет на новый лист, замените исходные данные — в результате будет сформирована новая справка для данных, характеризующих документооборот в следующем периоде.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук,  доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль