Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

4100
Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности. Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде - регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на Пошаговое внедрение системы электронного документооборотаисполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине -  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Задачи проекта, роль службы ДОУ и ИТ-службы

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы.

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования, предъявляемые к СЭД

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы - ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем - модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

Индекс

Руководитель, структурное подразделение

1

2

3

4

01

Генеральный директор

01-01

Аппарат генерального директора

01-02

Пресс-служба

02

Первый заместитель генерального директора

02-01

Управление качества

02-01-01

Отдел обеспечения качества

02-01-02

Отдел лицензирования

02-02

Управление НИОКР

02-02-01

Отдел планирования и координации НИОКР

02-02-02

Отдел инновационных проектов

03

Заместитель генерального директора по коммерции

03-01

Управление продаж

03-01-01

Отдел продаж

03-01-02

Отдел по внешнеэкономической деятельности

Индексы номенклатуры дел используются при формировании дел и позволяют определить место хранения исполненного документа.

Например,

Индекс 01 присвоен категории «Переписка с государственными органами, министерствами, ведомствами, подведомственными органами исполнительной власти».

В соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству, исходящие номера документов, подлежащих регистрации в службе ДОУ ООО «Ритм», состоят из индекса структурного подразделения - исполнителя,  номера дела по номенклатуре и сквозного порядкового номера,  например:

02-01-01/01/27, где 02-01-01 – индекс структурного подразделения (письмо подготовлено отделом обеспечения качества Управления качества), 01 - номер дела по номенклатуре (письмо направляется в федеральный орган исполнительной власти), 27 - порядковый номер.

Регистрационный номер в СЭД формируется автоматически при помощи специальных настроек нумераторов для различных видов документов. О настройках нумераторов написано ниже.

2. Следующий этап: необходимо рассмотреть и описать особенности бумажного документооборота компании: как осуществляется прием и первичная обработка входящей исходящей и внутренней документации.

На данном этапе нужно определить перечень типов документов, которые участвуют в документообороте.

В ООО «Ритм» в СЭД обрабатываются, хранятся, передаются на  рассмотрение и исполнение следующие типы управленческих документов:

  • информационно-справочные документы: письма (входящие и исходящие), служебные, докладные, объяснительные записки, справки, акты, заявки и др.;
  • организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Необходимо было также принять решение о том, какая часть бумажного документооборота будет автоматизирована.

Так, после внедрения СЭД было запланировано прекратить передачу на исполнение бумажных копий документов с резолюциями руководителей (после создания карты поручения, поля которой заполняются в соответствии с резолюцией, написанной руководителем на бумажном документе, скан документа передается работником службы ДОУ исполнителю по электронной почте, интегрированной с СЭД). В то время как документы, требующие подписи, передаются в бумажном виде, при этом в регистрационной карте документа делается соответствующая отметка. Некоторые документы (например, заявки на создание рабочего места, заявки на выдачу канцтоваров) планировалось полностью автоматизировать: такие заявки оформляются при заполнении соответствующих полей регистрационной карты заявки, согласовываются и направляются на исполнение в безбумажном виде.

В соответствии с этой категоризацией в СЭД создана система папок (рис. 1):

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Рис. 1. Система папок СЭД ООО «Ритм»

3. Далее необходимо определить группы доступа к работе с документами, сформировать требования к ролевой структуре СЭД.

В ООО «Ритм» выделены следующие роли при работе в СЭД:

  • делопроизводитель (регистрация входящих и исходящих писем);
  • делопроизводитель в подразделении (регистрация служебных записок);
  •  исполнитель в подразделении (работа со всеми документами, созданными данным исполнителем или направленными данному исполнителю);
  • ответственный за заполнение справочников (а именно:  «Корреспонденты», «Пользователи», «Структура компании»);
  •  администратор СЭД (сопровождение СЭД, предоставление доступа пользователям, осуществление настроек).

Уполномоченные работники службы ДОУ могут быть не только делопроизводителями, но и ответственными за заполнение справочников. Администратором СЭД должен быть сотрудник ИТ-службы.

4.  Затем необходимо осуществить административные настройки 1С Документооборот и заполнить справочник пользователей (рис. 2).

При заполнении карточки пользователя указывается Ф.И.О., должность, структурное подразделение.

В зависимости от должности пользователи имеют разный уровень доступа к документам, размещенным в СЭД. Так, линейный сотрудник имеет доступ на чтение к документам, которые он создавал, или к документам, направленным ему на исполнение.

Руководитель подразделения «видит» документы, созданные им и направленные ему и документы, доступные всем подчиненным сотрудникам. Руководитель компании имеет доступ ко всем документам.

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Рис. 2. Карточка пользователя

5. Затем заполняется справочник «Корреспонденты». Корреспонденты могут быть объединены в группы для удобства поиска и выбора.

Например, «Покупатели», «Поставщики», «Контрагенты», «Банки», «Министерства» и пр.

В 1С Документооборот могут использоваться справочники, которые ведутся в других системах – бухгалтерия, договорной отдел или др. При этом в карточку корреспондента можно внести всю информацию, включая адрес, ИНН и прочие реквизиты, а также прикрепить скан-копии документов, предоставляемых контрагентом при заключении договоров и соглашений (рис. 3). Таким образом создается электронный архив карточек контрагентов и их уставных и иных документов, который может использоваться помимо службы ДОУ договорным отделом, бухгалтерией и другими заинтересованными подразделениями.

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Рис. 3. Карточка корреспондента

6. После заполнения справочника «Корреспонденты» на вкладке «Нормативно-справочная информация» необходимо заполнить структуру компании.

Уполномоченный сотрудник службы ДОУ, имеющий роль «ответственный за заполнение справочников», отражает структуру компании в точном соответствии с организационной структурой и штатным расписанием, т.е. указывает все названия подразделений, их руководителей, индексы подразделений. По мере заполнения структуры компании из справочника «Пользователи» автоматически переносятся все сведения, указанные в карточках пользователей (включая должность, название подразделения), таким образом выстраивается иерархия подразделений и сотрудников компании.

Это позволяет обеспечить для руководителей подразделений возможность просмотра всех документов и поручений, выданных исполнителям.

Руководитель подразделения может просмотреть все задачи, поставленные ему, и отдельно – все задачи, направленные его подчиненным, а также отслеживать ход их исполнения (на Рабочем столе – во вкладках «Мои задачи» и «Задачи от меня»).

7. Следующий шаг - настроить нумераторы.

С помощью нумераторов осуществляется автоматическое присвоение регистрационных номеров всем документам, размещаемым в СЭД.

Система позволяет осуществить настройку регистрационных номеров с использованием индексов структурных подразделений, периода, номенклатуры дел и пр. Для разных видов документов настраиваются отдельные нумераторы (рис.4).

Например, для формирования регистрационного номера исходящего документа используется следующий формат:

[ИндексПодр]/[ИндексНомДел]/[Номер].

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Рис. 4. Настройка нумератора для автоматического формирования регистрационного номера

8. Осуществить персональные настройки у каждого пользователя.

При этом устанавливается пароль для входа в систему, осуществляются настройки уведомлений (о том, что поступили документы или поручения), напоминаний о подошедших и превышенных сроках исполнения документов и поручений, настройки сканирования (рис. 5) и пр.

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Рис. 5. Настройки сканирования

9. Подготовить и разместить для общего доступа инструкции по использованию системы электронного документооборота.

Такие инструкции желательно оформить в виде памяток (по каждому аспекту – отдельная памятка), проиллюстрировать их скриншотами и рисунками для наглядности.

Памятка

Настройка уведомлений в системе 1С документооборот

Каждый пользователь САМОСТОЯТЕЛЬНО настраивает уведомления от СЭД, которые он хочет получать.

Рекомендуется настроить уведомления следующим образом:

Настройка и администрирование – Персональные настройки – Другое:

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Нажать – Настройка уведомлений – и установить как на следующем рисунке:

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

Далее установить Способы доставки (написать СВОЙ адрес электронной почты):

например, a.a.chechkina@rhythm.ru

 10. Следующий шаг - обучить ключевых пользователей, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, которые, в свою очередь, могут оказать существенную помощь в обучении всех сотрудников компании.

Обучение сотрудников в ООО «Ритм» проводилось службой ДОУ. При проведении инструктажей необходимо проверить установку паролей для входа в систему и персональные настройки, продемонстрировать пользователям возможности системы и разъяснить особенности доступа для каждого пользователя, а также напомнить о возможности дополнительного самостоятельного изучения инструкций и памяток по работе с системой.

11. Издать приказ о введении системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ритм»

ПРИКАЗ

______________                                                                       №_______________

Москва

О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота 1С8:Документооборот

В целях оптимизации документооборота и автоматизации делопроизводства в ООО «Ритм»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Создать проектную рабочую группу по вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота (далее – СЭД) 1С8:Документооборот в следующем составе:

Ф.И.О.

Роль в проекте

1.

Куратор и координатор проекта

2.

Руководитель проекта

3.

Технический эксперт-разработчик

4.

Эксперт по предметной области

  1. Проектной рабочей группе ввести в промышленную эксплуатацию СЭД 1С8:Документооборот в срок до «___» _______ 201__ г.
  2. Установить срок списания расходов на программное обеспечение, равный _________.
  3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                                            В.В. Иванов

После внедрения системы электронного документооборота в ООО «Ритм» было реализовано следующее:

  • сокращение времени на регистрацию и передачу служебной корреспонденции;
  • автоматизация контроля и создание системы автоматических напоминаний и уведомлений по срокам исполнения документов и поручений;
  • исключение потери документов;
  • создание электронного архива (корпоративной базы знаний);
  • обеспечение электронного согласования проектов документов, коллективного редактирования;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • оптимизация учета и отчетности.

Таким образом, внедрение СЭД возможно собственными силами при правильном планировании и постановке задач участникам проекта. Решающую роль в этом играет взаимодействие уполномоченных структурных подразделений и последовательное выполнение запланированных этапов внедрения.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль