Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

87
По сообщению «РИА Новости» треть российских компаний запрещают сотрудникам на работе заходить в социальные сети. И это не удивительно, поскольку интерес персонала к интернет-сообществам повышает риски, связанные с информационной безопасностью, неизбежно ведет к снижению эффективности рабочего процесса и потере данных. Однако несмотря на негативное отношение руководства организаций к данному явлению, соцсети на сегодняшний день являются достаточно популярным сегментом среди пользователей. Автор статьи предлагает взглянуть на социальные сети в позитивном ключе, описывает некоторые элементы, используемые в интернет-сообществах, которые были транслированы в СЭД с целью повышения интереса сотрудников к программе.

Социальные сети – корпоративное зло?

С каждым днем популярность социальных сетей в мире неизменно растет. Это подтверждают многочисленные исследования как западных, так и российских компаний, которые свидетельствуют о том, что 89% пользователей сети Интернет являются участниками того или иного сообщества. К появлению сетевых сервисов во Всемирной паутине общество пришло достаточно закономерно. Это был путь от общения посредством электронной почты к обмену короткими сообщениями в режиме онлайн с помощью соответствующих программ (ISQ, Skype и т.д.), что обуславливалось тенденцией к ускорению темпа жизни. Затем сформировались интернет-блоги и форумы, позволяющие пользователям излагать свои мысли более широкому кругу лиц. Следующим шагом развития виртуального взаимодействия стали социальные сети как сетевая площадка, где каждый желающий мог создать индивидуальный профиль, реализовывая свой творческий потенциал. Профессиональные сообщества позволили решать сложные задачи совместно, дистанционно обмениваться опытом, развиваться в профессиональной сфере, не прибегая к специальному обучению, которое зачастую связано с отрывом от производственной деятельности. Интернет-ресурсы стерли границы, превратив мир в единое коммуникативное пространство.

На заметку!

Социальная сеть – платформа, онлайн-сервис или веб-сайт, предназначенные для построения, отражения и организации социальных взаимоотношений, визуализацией которых являются социальные графы.

Однако несмотря на, казалось бы, явные плюсы открытого информационного поля, понятие социальных сетей тесно сопряжено с рисками, связанными с информационной безопасностью компании и снижением эффективности производственных процессов в случае, если ресурсы используются в личных целях. Таким образом, в деловом контексте интернет-сообщества получили негативную оценку.

В то же время по данным агентства Ipsos сотрудники часто прибегают к социальным ресурсам для решения профессиональных задач. Около 40% респондентов по всему миру считают, что соцсети способствуют более эффективному взаимодействию с коллегами, а 31% сотрудников готовы тратить на использование этих сервисов в рабочих целях собственные деньги. В России 7 из 10 сотрудников отмечают рост продуктивности их деятельности благодаря использованию соцсетей. И 43% респондентов говорят о том, что в их компаниях преимущества социальных ресурсов явно недооцениваются.

Каждая конкретная организация в индивидуальном порядке решает, являются ли сетевые сервисы «корпоративным злом» или нет, и в соответствии с выбранной позицией определяет информационную политику в данном вопросе. Но независимо от того, к какой группе – «помощников в работе» или «блокаторов рабочего процесса» – отнесены соцсети, недооценивать или игнорировать их популярность нельзя.

Причины популярности соцсетей

Система электронного документооборота и социальная сеть – продукты, в большинстве случаев предназначенные для разных целевых аудиторий. Первая ориентирована на профессионалов и служит программным обеспечением для документирования управленческой деятельности, вторая носит эмоциональный характер и является полуофициальным источником информации. Казалось бы, что между ними может быть общего? Ответ прост – человек (пользователь) с его многообразным внутренним миром, чувствами, эмоциями, желаниями. Во многих компаниях принято не уделять внимание тем качествам и стремлениям сотрудников, которые не относятся к области их профессиональной компетентности. Однако, как показывает практика, именно эти качества порой способны оказать решающее влияние на рабочий процесс.

Соцсети в СЭД

При внедрении СЭД «1С: Документооборот 8» в автомобильном холдинге проектная группа столкнулась с таким феноменом, как потеря интереса к внедряемой программе, что не было связано с объективными причинами. Сотрудники обладали необходимыми знаниями и навыками работы с электронным продуктом, понимали преимущества автоматизации бизнес-процессов и в целом оценивали СЭД весьма позитивно. Однако при этом пользовательская активность и исполнительская дисциплина стремительно снижались. В этой ситуации в компании было принято нетрадиционное решение – использовать опыт соцсетей для повышения популярности программы, придать ей изюминку, создать площадку, которая позволила бы сотрудникам проявлять свою индивидуальность.

  1. Анализ используемых сотрудниками ресурсов, письменные опросы и интервью с персоналом выявили основные причины популярности социальных сетей, а именно: возможность заявить о своей индивидуальности, использовать фотографии и прочие атрибуты (день рождения, родной город, интересы) индивидуального профиля.Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании
  2. Возможность объединяться в группы по интересам.

Сообщество позволяет общаться с теми, кто интересен и кто может поделиться знаниями в общей для участников сфере.

  1. Возможность обмениваться мыслями в неофициальной форме.

Необходимость соблюдения делового протокола и норм бизнес-коммуникаций, как правило, повышают тревожность сотрудников, что ведет к блокированию коммуникативной функции.

Таким образом, выявление обстоятельств и личных мотивов, обуславливающих привлекательность сетевых сервисов, позволило определить элементы, которые без ущерба для профессиональной ценности программы могут быть транслированы в СЭД. Продемонстрируем их на примере внедрения элементов соцсетей в программе «1С: Документооборот 8».

Элементы соцсетей, использованные в СЭД

Фотографии сотрудников

 Стремление заявить о себе – один из самых сильных мотивов, который движет участниками тех или иных сообществ. Вариантом его реализации является размещение фотографий в личном профиле. Данный факт был взят за основу на пути придания СЭД индивидуальности. Сотрудникам была предоставлена возможность загрузить собственное фото в программу. Оно сохранялось в справочнике «Сотрудники» и соотносилось с агентом действия (рис. 1.). Также администраторами СЭД были внесены в систему фотографии руководителей высшего звена, что сделало их «ближе» к работникам.

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 1. Фото сотрудников в справочнике «Сотрудники»

Таким образом, справочник «Сотрудники» стал отражать не только иерархию предприятия и списочный состав персонала, но и «демонстрировать» сотрудников «лицом».

Подобная практика актуальна в организациях холдингового типа и в компаниях с широкой филиальной сетью, где зачастую работники не знакомы лично и не имеют возможности встречаться с топ-менеджерами. Такой способ знакомства персонала, пусть и весьма условный, способен значительно повысить качество межличностных отношений, нормализовать климат внутри коллектива, что позитивно скажется на производственной эффективности.

Если в вашей организации принято решение использовать личные фотографии сотрудников в СЭД, то необходимо сформулировать правила отбора фотоматериала, которые должны содержать не только технические требования, такие как размер файла, но и эстетические критерии, соответствующие принятой в организации корпоративной культуре.

Дни рождения сотрудников

В большинстве компаний существует традиция поздравлять сотрудников с днем рождения. Однако, к сожалению, в условиях стремительно развивающегося бизнеса и быстрой смены обстоятельств, день рождения сотрудника может «потеряться» в цепочке событий рабочего дня. Стремление повысить корпоративный дух и сплоченность коллектива привели к осознанию необходимости дополнить СЭД опцией «напоминание о событии», подобной той, что оповещает о дне рождения в социальной сети.

Интеграция СЭД с «1С: Управление персоналом» позволила в автоматическом порядке дополнить справочник «Сотрудники» достоверной информацией о датах рождения работников (рис. 2).

Информация о дате рождения сотрудника в СЭД должна включать только его день и месяц рождения, год рождения из данных сведений следует исключить. Также необходимо предусмотреть возможность предоставления сотрудникам скрыть в СЭД информацию о дате рождения. Подобные действия позволят минимизировать негативные отклики тех сотрудников, которые неодобрительно относятся к традиции поздравления с праздником.

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 2. Информация о днях рождения сотрудников в СЭД

Учитывая большую численность компании и в связи с этим желание сотрудников выделить определенный круг людей, напоминание о дате рождения которых им важно, в СЭД была настроена специальная категория «Друзья». Таким образом, персоналу была предоставлена возможность самостоятельно формировать нужную им группу коллег, а также определять период, за который программа будет генерировать напоминание о событии (рис. 3, 4).

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 3. Категория «Друзья» в личной карточке сотрудника

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 4. Напоминание о дне рождения сотрудника на рабочем столе СЭД

Форум

Одной из основных задач СЭД является поддержание эффективных коммуникаций в компании. Как правило, вертикальные потоки информации реализуются в форме распорядительной документации, а горизонтальные – посредством служебных записок, аналитических сводок и пр. Каждый вид документа, с помощью которого осуществляется деловое общение, имеет обязательный набор реквизитов и формируется по определенным правилам.

Текст служебной документации всегда выдержан в соответствующем стиле с комбинацией специфических лексических оборотов и средств. Однако канцеляризмы во многом могут затруднить понимание сведений адресатом, поскольку текст теряет свою эмоциональную составляющую, а дополнительная, косвенно относящаяся к делу информация может вовсе не отражаться.

Подобного рода ситуации на практике обычно разрешаются путем телефонных переговоров и личных встреч, для которых характерно неформальное общение.

Данный факт был учтен при разработке дополнительных каналов связи в СЭД. За основу был взят такой элемент социальной сети, как форум – площадка для открытого общения пользователей. Опция с одноименным названием была добавлена к каждой задаче, генерируемой в программе, внутреннему документу, бизнес-процессу (рис. 5, 6). Теперь на каждом этапе жизненного цикла документа и на любой стадии производственных процессов сотрудники, задействованные в решении проблемы (задачи), имеют возможность получить недостающую информацию, высказать свое мнение, уточнить сведения без создания дополнительной внутренней служебной документации.

Этот способ взаимодействия имеет несколько положительных сторон: во-первых, исключается неоправданное увеличение объема письменных материалов; во-вторых, ликвидируются иерархические коридоры – информация поступает сразу же к адресату, общение проходит в более высоком темпе, к тому же отмечается легкость коммуникации в связи с отсутствием необходимости объясняться официальными формулами и штампами деловой речи; в-третьих, происходит фиксация передаваемых сведений, таким образом, потери данных, игнорирование и отрицание запросов минимизируются, а в некоторых случаях и вовсе сводятся к нулю.

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 5. Карточка задания в СЭД

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 6. Форум к заданию в СЭД

Проект

 В современных условиях большую популярность набирает такой вид управленческой деятельности, как проектное управление, позволяющее для качественного решения проблемы объединять в группу специалистов различных направлений. Истинное проектное управление зачастую не применимо в жестких иерархических структурах, поскольку в основе своей подразумевает двойное подчинение, а также непригодно для построения организации в целом в связи с «размытостью» оргструктуры. Тем не менее, осознание такого преимущества, как концентрация лучших умов на каком-либо конкретном участке работы, а также воплощение стремления сотрудников создавать профессиональные сообщества и вступать в них, позволили реализовать возможность формирования личных и общих проектов в СЭД, не прибегая к проектному управлению организацией в целом (рис. 7).

На заметку!

Проект – уникальная деятельность, ограниченная конкретным временным промежутком, направленная на достижение определенного результата или цели при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Использование элементов соцсетей в СЭД как фактор успешного внедрения программы в компании

Рис. 7. Опция «Проект»

Проект в СЭД – это, с одной стороны,сообщество, группа лиц, связанных одной целью – необходимостью решения сложной профессиональной задачи, с другой – информационное поле, структурированное по определенной проблематике. Каждый сотрудник имеет возможность создать личный проект, связанный (прямо или косвенно) с непосредственной трудовой деятельностью или следующий из поручения руководства, и пригласить для его реализации коллег, чьи опыт и знания особо ценны в данном вопросе.

Участие в группе в большинстве своем носит добровольный характер, т.е. не регламентируется распорядительным документом руководителя. Таким образом, формируется важная организационная характеристика – стремление персонала помогать, делиться знаниями, передавать опыт, что в свою очередь также положительно сказывается на производственной эффективности предприятия.

Общие проекты создаются администраторами СЭД и доступны всем без исключения пользователям программы.

Примером может служить проект «Корпоративная газета»: каждый сотрудник может принять участие в подготовке материалов для газеты, озвучить свое мнение, внести предложения по ее развитию.

Наполняются проекты (как общие, так и личные) информацией различного рода и в различной форме.

Это могут быть задачи, презентации, инструкции, отчеты, организационно-распорядительные документы и пр., т.е. материалы, на первый взгляд, «разношерстные», но связанные одной темой, являющиеся аспектами многогранной проектной деятельности. Структурирование сведений по проблематике выявило весомое преимущество – практически все данные по направлению представлены в одном информационном блоке, что позволяет не упустить из виду минимальные изменения.

Таким образом, с одной стороны, включение опции «Проект» в программу позволило объединить высококвалифицированный персонал, иерархически и территориально дистанцированный, а с другой – создать удобный механизм для упорядочения информации.

Подводя итоги, можно сказать, что внедрение элементов, не свойственных традиционной СЭД, позитивно сказалось на популярности программы среди персонала упомянутого нами выше автомобильного холдинга. Электронный продукт стал восприниматься не только как средство документирования деятельности и автоматизации бизнес-процессов компании, но и как часть корпоративной культуры, связывающей коллектив.

Однако следует отметить, что подобная практика требует аккуратного использования нехарактерных для системы, а порой и спорных элементов. В случае злоупотребления всевозможными «примочками» и модулями существует вероятность засорения программы ненужными функциями, а СЭД, в первую очередь, это инструмент профессионалов, ориентированных на повышение личной эффективности в частности и эффективности деятельности компании в целом.

И.А. Шияневская, менеджер проектов

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль