Совместная обработка документов

597
В ходе оперативной деятельности на предприятии часто приходиться создавать и обрабатывать документы, в работе над которыми задействованы сотрудники различных подразделений. Совместного редактирования требуют такие документы как бизнес-планы, различные отчеты, проекты бюджетов, стратегии развития, договора, соглашения и др. При этом встает вопрос выбора технологии и инструмента совместного редактирования документов.

Технологии совместного редактирования документов

Рассмотрим несколько технологий совместного редактирования документов:

  1. Последовательное редактирование (рис. 1).
    Совместная обработка документов
    Рис. 1. Последовательное редактирование документа.

Широко распространенная технология, при которой документ редактируется одним сотрудником, потом передается другому сотруднику, который вносит свои правки в документ и передает его дальше по цепочке и так до окончания работы над документом.  Основным недостатком такого подхода является длительное время обработки документа,  что приводит к снижению оперативности деятельности.

  1. Параллельное редактирование (рис. 2).
    Совместная обработка документов
    Рис. 2. Параллельное редактирование документа.

Параллельное редактирование также широко распространенная технология, основанная на создании версий документов. Документ редактируется одновременно всеми привлеченными сотрудниками, создающими свой вариант документа, затем все изменения должны быть объединены в одном итоговом документе. При таком подходе сокращается время внесения изменений, но может потребоваться значительное время для обработки всех версий и подготовки окончательного варианта документа.

Для передачи документов в том и другом случаях используются любые средства коммуникации:

  • электронная почта для организации свободной маршрутизации документа;
  • средства рассылки для работы с версиями;
  • сетевые диски, общие папки для просмотра и редактирования;
  • маршрутизация в системе электронного документооборота (рис. 3).

Совместная обработка документов

Рис. 3. Маршрут документа в системе Евфрат.

  1. Совместное редактирование.

Совместное редактирование  - это коллективная работа в режиме реального времени или онлайновая работа, при которой сотрудники могут работать над одним и тем  же документом одновременно. При этом могут использоваться следующие подходы:

  • Нестрогое редактирование.

Например, по принципу «мозгового штурма», когда сотрудники, используя различные технологии совместной работы, обсуждают документ и вносят свои предложения и замечания. Желательно при этом использовать приложения, в которых будут фиксироваться все высказывания. Это могут быть онлайновые записные книжки, кейсы в системе электронного документооборота, различные социальные сервисы.

При использовании записной книжки, например, Microsoft OneNote (рис. 4), все сотрудники одновременно записывают свои мысли и мгновенно видят появившиеся материалы. На обсуждение отводится определенное время, по истечении которого все высказывания обрабатываются, и создается окончательный вариант документа.

Совместная обработка документов

Рис. 4. Обсуждение документа в записной книжке OneNote.

Использование кейсов позволяет собрать всю информацию, необходимую для создания или редактирования документа, а также все пожелания и замечания относительно содержания разрабатываемого документа в одном месте. Кейс может содержать стандартный набор документов, шаблонов, информацию по взаимодействию с сотрудником или клиентом и задачах, которые необходимо при этом решить. Информация представляется в виде целостной, наглядной системы связанных блоков задач, документов, переписки и т.п. Ходом исполнения кейса можно управлять, в работу легко ввести исполнителей, которые не были задействованы на начальных этапах, собранные информационные материалы просто систематизировать и использовать (рис. 5).

Совместная обработка документов

Рис. 5. Кейс в системе Company Media.

Социальные сервисы обеспечивают оперативную связь между сотрудниками, а также горизонтальные связи между функциональными подразделениями и филиалами предприятия, повышая эффективность коллективной работы.

Обсуждение документов, которые необходимо подготовить или согласовать, может осуществляться сотрудниками на корпоративном портале или в системе электронного документооборота с применением соответствующих социальных инструментов. Сейчас стали широко распространяться  профессиональные социальные сети, организованные группой людей, объединенных общей задачей и взаимодействующих для ее решения.

  • Строгое редактирование.

Все сотрудники одновременно работают с документом. Могут быть два варианта такой работы: синхронная посимвольная обработка и фрагментальная обработка.

В первом случае сотруднику доступен весь текст документа. Сотрудник может вводить текст, набрасывать краткие тезисы, редактировать свою часть и при этом видеть работу других сотрудников.

Возможен конфликт при редактировании одного и того же фрагмента, например, одновременный ввод и удаление одних и тех же символов. Если в приложении применяются или отменяются изменения всех пользователей, то могут быть потеряны ценные правки.

В случае фрагментального редактирования абзац, с которым работает в настоящий момент сотрудник, блокируется от Совместная обработка документовизменений другими сотрудниками. Многие приложения позволяют отобразить информацию о том, какой фрагмент в данный момент заблокирован, и даже указать фамилию сотрудника, который с ним работает. 

В последнее время появилось много приложений, позволяющих работать с документами в режиме реального времени в виртуальном офисе (Документы Google, Office 365, Office Online и пр.). Для таких приложений самой привлекательной возможностью является коллективная работа над документом, который размещается в облачном хранилище.

Сервисы для совместной работы над документами от Google

Виртуальный офис  Google позволяет работать с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, сохранять документы на диске Google (рис. 6).

Совместная обработка документов

Рис. 6. Приложения Google.

Для начала работы сотруднику достаточно иметь аккаунт Google. Сотрудник создает документ и сохраняет его на диске Google (рис. 7 и 8).

Совместная обработка документов

Рис. 7. Главная страница Google.

Совместная обработка документов

Рис. 8. Документ в приложении Google Docs.

Для совместной работы с документом необходимо назначить права доступа к нему для других сотрудников. Существует три группы доступа.

  1. Можно опубликовать документ в интернете и предоставить к нему доступ всем пользователям интернета.
  2. Можно опубликовать ссылку на документ и любой пользователь имеющий ссылку может получить доступ к документу.
  3. Можно предоставить доступ по приглашению, послав ссылку на документ конкретным сотрудникам (рис. 8).

Совместная обработка документов

Рис. 9. Настройка доступа к документу в Google.

При нажатии в верхнем правом углу на кнопку Настройка доступа, можно увидеть, какой вид доступа выбран, кто является владельцем документа (рис. 9).

Совместная обработка документов

Рис. 10. Доступ к документу.

При необходимости можно пригласить к работе над документом других сотрудников, введя имя или адрес электронной почты. Здесь же для каждого сотрудника можно определить права доступа к документу: право на редактирование, комментирование или чтение.

Права на редактирование позволяют также изменять и настройки доступа к документу. При этом сотрудник является соавтором владельца документа. Соавторы могут совместно редактировать документ в режиме реального времени, делать в этом документе свои исправления – редактировать фрагменты текста по своему усмотрению.

Открыв документ, соавтор может видеть, что ему предоставлен доступ к документу и что первый абзац текста в настоящий момент редактирует другой сотрудник (рис. 11).

Совместная обработка документов

Рис. 11. Совместное редактирование документа.

Введенные изменения появляются по мере сохранения текста. Все соавторы видят эти изменения, могут их прокомментировать. Комментарии выделяются цветом, а справа можно видеть сам комментарий и его автора (рис. 12).

Совместная обработка документов

Рис. 12. Комментарий соавтора.

 Все внесенные изменения сохраняются на диске и их можно просмотреть в хронологии изменений (рис. 13). Для легкости просмотра изменений каждому автору присвоена своя цветовая метка.

Совместная обработка документов

Рис. 13. Хронология изменений.

Сервис Google позволяет работать с текстовыми документами и презентации до десяти соавторам одновременно. Для электронных таблиц одновременный доступ возможен до  пятидесяти человек. При работе с таблицей соавтор видит ячейки, с которыми в данный момент работает другой сотрудник (рис. 14).

Совместная обработка документов

Рис. 14. Совместное редактирование документа Excel.

На рисунке синим цветом выделена рабочая ячейка, с которой работает сотрудник, зеленым – заблокированная ячейка, с которой работает соавтор.

Сервисы для совместной работы над документами от Microsoft

Компания Microsoft  также предоставляет подобные сервисы для совместной работы с документами. Office Online от компании Microsoft  содержит следующие сервисы (рис. 15):

Совместная обработка документов

Рис. 15. Сервис Microsoft  Office Online.

  • Word Online — для работы с текстовыми документами;
  • Excel Online — приложение для работы с электронными таблицами;
  • PowerPoint Online — создание презентаций;
  • OneNote Online – записная книжка;
  • OneDrive – облачное хранилище для предоставления общего доступа к документам.

Сервис обеспечивает полную совместимость с форматами Microsoft Office разных версий. Это является большим преимуществом, т.к. в компаниях используются разные версии пакета Microsoft Office. Также обеспечиваются все функции, которые могут потребоваться обычному пользователю.

Документы сохраняются в облачном хранилище  OneDrive (рис. 16).

Совместная обработка документов

Рис. 16. Документы в хранилище OneDrive.

В хранилище можно добавлять документы, а также создавать текстовые документы, электронные таблицы и презентации, не выходя из хранилища. При этом открывается соответствующее приложение, предоставляя пользователю все его возможности.

 Организовать общий доступ к документу можно также с помощью отправки ссылки для доступа необходимым сотрудникам (рис. 17).

Совместная обработка документов

Рис. 17. Организация общего доступа к документу.

Коллективная работа с документом происходит в Office Online аналогичным образом. Работающий с документом сотрудник может видеть фрагменты документа, с которыми работают другие сотрудники. Эти фрагменты для него в текущий момент не доступны (рис. 18).

Совместная обработка документов

Рис. 18. Совместная работа в Word Online

Если для работы с документом требуются расширенные функции программы, то можно открыть данный документ в классическом приложении Microsoft Office установленном на компьютере, внести изменения и затем сохранить. При этом документ по-прежнему находится в облачном хранилище, и все изменения сохраняются в документе.

Совместная работа над документами очень важна для эффективной коллективной работы в организации. Знание современных информационных технологий, средств и способов совместной работы с документами позволяет выбирать варианты работы, лучше всего соответствующие потребностям компании, и повышать эффективность деятельности сотрудников.  

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль