Социальность СЭД и новое поколение пользователей

194
Поколение – это группа людей, рожденных в определенный период и имеющих схожие ценности. Сегодня большую часть сотрудников многих компаний составляют люди в возрасте 20–35 лет. На формирование ценностей этого поколения повлияли такие факторы, как глобализация и бурное развитие информационных технологий, мобильной связи, Интернета и т.д. Они ценят свое время, стараются все успеть, предпочитают конкретные ответы, надеются только на себя, редко просят помощи у других, рассчитывают на вознаграждение здесь и сейчас. Для таких людей характерны высокий уровень технической грамотности, мобильность, увеличение объемов работы, выполняемой на дому, желание быть всегда на связи.

Рабочее  взаимодействие в социальных сетях

Сегодня для большинства пользователей Интернет стал повседневным, привычным явлением, а социальные сети – постоянным местом пребывания.

Социальную сеть можно представить как структуру, состоящую из множества субъектов (людей, групп, организаций), связанных друг с другом различными  отношениями (дружбой, сотрудничеством, коммуникациями), т.е. в виде  графа, в котором есть множество узлов (субъектов) и множество ребер (отношений) (рис. 1).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 1. Структура социальной сети

Социальные сети в настоящее время являются одним из основных инструментов распространения информации. Причем, степень доверия пользователей к контенту социальной сети достаточно высокая, потому что источниками информации выступают друзья, коллеги, эксперты и т.п.

Главная ценность социальных сетей в том, что они помогают сделать то, что в одиночку человек зачастую сделать не может. Социальные сети созидательны, и все, что они создают, принадлежит всем их участникам.

Грамотный руководитель не будет возмущаться и отключать сервис, видя, что сотрудники не просто общаются в социальной сети, а используют ее на благо компании как элемент эффективного управления.

В схеме социальной сети может быть создан управляющий орган, оказывающий информационное воздействие на сетевое сообщество (рис. 2).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 2. Информационное управление в социальной сети

Рабочее взаимодействие может быть организовано в виде социальной сети, существование которой определено задачами бизнеса. Это может быть как внутренняя, так и внешняя социальная сеть. Такие коммуникации хорошо воспринимаются современным поколением сотрудников, которые, приходя на свое рабочее место, оказываются в знакомой комфортной среде.  Это было замечено не только руководителями, но и разработчиками современных систем электронного документооборота.

Кейс-менеджмент в системе CompanyMedia

Многие системы СЭД/ЕСМ, представленные на рынке ПО, уже содержат некоторые элементы социализации.

Например, адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM), реализованный в системе CompanyMedia компании «ИнтерТраст», является аналогом социальной сети для коллективной работы с документами и задачами.

Кейс можно определить как сложный информационный объект, объединяющий данные, документы, базы знаний, людей (сотрудников, экспертов, заказчиков, поставщиков) и процессы в одно целое. Иными словами, он объединяет  все ресурсы, необходимые для достижения поставленной цели, бизнес-результата.

Примерный состав компонентов кейса может быть следующим:

  • задачи и бизнес-процессы, структурированные данные;
  • неструктурированные данные (контент);
  • люди, роли, профили доступа;Социальность СЭД и новое поколение пользователей
  • история изменений (последовательность действий);
  • уведомления о внешних событиях (e-mail, новостные ленты).

Специалисты, работающие с кейсом, вправе самостоятельно выбирать средства для достижения поставленной цели, привлекать нужных участников, наполнять кейс структурированной и неструктурированной информацией и использовать эту информацию для решения нужной бизнес-задачи, т.е. адаптировать кейс для управления бизнес-процессами и задачами.

При этом специалист может применять свои знания, навыки и опыт при решении задач в соответствии с конкретным случаем, исходя из всей имеющейся у него информации.

Технология адаптивного кейс-менеджмента CompanyMedia ориентирована на задачи, которые могут охватывать несколько бизнес-процессов и требуют коллективной работы большого числа исполнителей из различных подразделений компании, а также внешних участников (рис. 3).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 3. Кейсы в системе CompanyMedia

Сами же кейсы содержат:

  •  структурированную информацию (реквизиты);
  •  состав участников совместной деятельности;
  •  задачи (поручения и действия), выполняемые участниками в процессе работы над кейсом;
  •  документы (файлы, информационные материалы, графическая и иная информация), которые создаются и/или используются в процессе работы над кейсом;
  •  таймлайн – визуальное отображение событий в кейсе (рис. 4).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 4. Элементы кейса в системе CompanyMedia

Очень интересно и доступно отобразил в своей сети состав кейса системы CompanyMedia 4.0 Максим Смирнов, эксперт в области информационных технологий (рис. 5).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 5. Кейс CompanyMedia 4.0 в интерпретации Максима Смирнова

Технология адаптивного управления кейсами в системе CompanyMedia позволяет связать поставленную цель с необходимыми для ее достижения ресурсами, дает возможность оптимизировать управление нерегламентированными бизнес-процессами, имеющими отношение к основной деятельности организации, применять проектные подходы к решению деловых задач. Наполнив рисунок  данными конкретного кейса, можно легко представить масштаб работы, а также информационное пространство, в котором предстоит работать.

Инструменты технологии кейс-менеджмента системы CompanyMedia позволяют:

  • создать единую коммуникационную среду для выполнения различных коллективных задач;
  • устранить барьеры между подразделениями за счет социальных коммуникаций кейсов;
  • использовать инструменты кейс-менеджмента в мобильном режиме.

Каким образом вписывается кейс в рабочую социальную среду, хорошо продемонстрировано на рис. 6.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 6. Кейс в рабочей социальной среде

Адаптивный кейс-менеджмент в системе Paydox

Компания Paybot LLC в своей системе PayDox также реализовала технологию адаптивного кейс-менеджмента.

Функциональность PayDox Case Management позволяет:

  •  поддерживать коллективную работу сотрудников;
  •  создавать кейсы (дела), в которые включены списки задач, поручений, исполнителей и документов по различным темам, проектам и делам;
  •  контролировать сроки исполнения задач и поручений;
  •  автоматически извещать исполнителей;
  •  формировать отчеты о проделанной работе;
  •  осуществлять подготовку совещаний и заседаний.

На рис. 7 показана иерархическая структура кейсов в PayDox. Слева представлен набор различных фильтров, позволяющий быстро отобрать необходимый состав кейсов.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 7. Кейсы в PayDox

 Технология предоставляет возможность организовать работу таким образом, что сотрудники смогут видеть всю информацию о текущих проектах, в которых они участвуют, задачах и документах на одном экране.

Например, сотрудник может просмотреть все созданные им кейсы (рис. 8).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 8. Кейсы, созданные сотрудником, в системе PayDox

Состав кейса можно представить как последовательность сообщений, вводимых в нужном порядке и содержащих работы, задачи, поручения и дискуссии по различным проектам, а также списки адресатов или исполнителей и сроки исполнения (рис. 9).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 9. Состав кейса совещания

Можно посмотреть реквизиты документа или открыть сам документ для оперативной работы (рис. 10).

   Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 10. Информация кейса

По мнению специалистов, в ближайшее время заинтересованность в использовании технологии адаптивного кейс-менеджмента при организации автоматизированного документооборота будет возрастать, поскольку заказчиков привлекает как идея создания целостной картины бизнес-процессов, приводящих к конкретному результату, так и возможность повышения  интереса сотрудников к работе с системой, ведь социализация СЭД/ECM-cистем позволяет аккумулировать расширенную информацию о сотрудниках (рис. 11), их достижениях, накопленном опыте, участии в проектах, показатели эффективности их деятельности, социальные отклики на их действия и т.д.

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 11. Оперативная информация о сотруднике, участвующем в кейсе

Сервис обсуждения как элемент социализации

Еще один элемент социализации, который часто используется в системах электронного документооборота, это сервис обсуждения. Объектом обсуждения может быть документ, задача, поручение, резолюция и т.п. Инициатор обсуждения определяет круг участников и задает вопрос. Все участники получают уведомления об обсуждении и могут высказать свое мнение, дать конкретный ответ, привлечь к обсуждению других участников. Оперативное обсуждение происходит непосредственно в интерфейсе системы, который позволяет видеть сразу весь диалог участников обсуждения, что намного удобнее электронной почты и телефонных переговоров (рис. 12).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 12. Обсуждение документа в CompanyMedia

Например, в системе электронного документооборота логика ЕСМ компании «Логика бизнеса» также решены вопросы дискуссионных обсуждений, привязанных как к документам системы, так и по свободным темам (рис. 13).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 13. Интерфейс системы Логика ЕСМ на рисунке логика ЕСМ

Сотрудник может настроить домашнюю страницу и вывести на нее дашлеты, содержащие информацию о созданных им сайтах с форумами обсуждения, отразить все оперативные новости и события. Он может создавать и подписываться на различные темы, отвечать на вопросы, прикладывая необходимые документы. Кроме этого, при работе с документами можно создать обсуждения различных вопросов по документу, используя вкладку Обсуждения в карточке документа.  

Словарь:

Дашлет – это компонент страницы, отображающий информацию из соответствующего раздела в системе (задачи, бизнес-процессы) или произвольную информацию, настроенную для отображения пользователем (произвольный текст, RSS, Twitter).

Возможность запустить форум обсуждения имеют и пользователи системы  EOS for SharePoint компании «Электронные офисные системы» (рис.14).

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Рис. 14. Работа в EOS for SharePoint

EOS for SharePoint – это портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами. Оно дает пользователям возможность использовать все социальные элементы корпоративного сайта.

Таким образом, социализация сегодня – по-настоящему глобальный тренд. Специалисты отмечают, что роль социальных сервисов неуклонно растет, причем активно используются как общедоступные сервисы Интернета (вики, Twitter, блоги), так и создаются аналогичные внутрикорпоративные сервисы, призванные повысить эффективность коммуникаций, ускорить совместную деятельность сотрудников, сохранить корпоративные знания, помочь в работе с потребителями и т.д. Под влиянием этого тренда СЭД/ECM-cистемы будут меняться, чтобы идти в ногу со временем и поддерживать новый стиль общения, сформированный под влиянием социальных сетей.

Словарь:

Вики – веб-сайт, структуру и содержимое которого пользователи могут самостоятельно изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.

Т.В. Алексеева, доц., Московский финансово-промышленный  университет «Синергия»

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль