text
Секретариат

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

  • 17 июня 2016
  • 436

В своей практической деятельности секретарям, специалистам службы ДОУ часто приходится рассылать различные документы в несколько организаций. С помощью текстового редактора Word 2010 это можно сделать быстро и удобно, используя метод слияния. Метод позволяет автоматизировать процесс объединения документа и реквизитов адресов (которыми являются поля слияния, изменяемые для каждого почтового отправления - адрес, название организации и т.д.). Для использования метода слияния вам необходимо научиться создавать основной текст документа, список полей и источник данных получателей для рассылки, объединять документы. Описанные в статье способы и приемы работы позволят вам освоить метод слияния и успешно применять его в своей повседневной работе.

Способы работы

  Необходимо отметить, что интерфейс диалоговых окон, команд и приемы работы в Word 2007 и Word 2010 одинаковые, что позволит вам без труда воспользоваться нашими рекомендациями как в более новой, так и в более ранней версии Word. Есть два способа осуществить слияние.

Первый способ. Один из вариантов решения  задачи - использование  команды меню Пошаговый мастер слияния.

Для выбора команды выполните действия, описанные ниже.

  • Выберите вкладку Рассылка, в ней команду Начать слияние, далее Пошаговый мастер слияния (рис.1, рис. 2).  

Примечание. В тексте данной статьи при выборе команд будет использоваться сокращенная запись, а именно: вкладка Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 1. Вид экрана при выборе команды Начать слияние (в версии Word 2007)

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 2. Вид экрана при выборе команды Начать слияние (в версии Word 2010)

В окне Word 2007/2010 справа появится область задач Слияние. В диалоговых окнах вам будет  предложено поэтапно выбирать и выполнять определенные действия:

1-й этап. Выбор типа документа.

2-й этап. Выбор документа.

3-й этап. Выбор получателей. Создание полей слияния в списке  получателей.

4-й этап. Создание письма. Добавление в документ полей слияния.Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

5-й этап. Предварительный просмотр писем  и завершение слияния.

6-й этап. Завершение слияния.

На 1-м этапе  выбираем  тип документа. Выберите режим  Письмо.  В этом же  диалоговом окне Слияние  (Этап 1 из 6) выберите кнопку , щелкая по ней мышью. Таким образом, переходим на следующий этап мастера.

На 2-м этапе  выбираем документ. Это может быть:

  • Текущий документ (текст которого  необходимо создать).
  • Шаблон (ранее созданный приказ, распоряжение и т.д.).  
  • Существующий документ (в этом случае его надо открыть).

Выберите режим Текущий документ. Далее введите в рабочую область Word текст письма (рис.  3)  и перейдите к следующему этапу, используя кнопку .

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 3.  Текст письма

На 3-м этапе выбираем получателей. Но сначала надо создать источник данных, содержащий сведения (ФИО, адрес, должность и т.д.) о получателях.   

  • Выберите  режим Создание списка//.

Примечание. При выборе режима Использование списка  содержимое окна  изменится.        

  • В окне Новый список адресов  нажмите   или выберите  кнопку   (рис. 4), тогда в появившемся диалоговом окне Настройка списка адресов удалите поля (реквизиты), которые вам не потребуются  при формировании письма (рис. 5).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 4. Диалоговое окно Новый список адресов

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 5.  Настройка списка адресов

  • В окне Новый список адресов введите данные  в первую строку, затем выберите кнопку , далее введите данные  во вторую строку и т.д.
  • После ввода информации о всех получателях щелкните мышью по кнопке , сохраните данные под именем Список 1.
  • В появившемся окне Получатели слияния можно изменить список, удалить записи и т.д.
  • После нажатия кнопки  Программа возвращает вас в диалоговое окно Слияния  (Этап 3 из 6), в котором  выберите  .

На 4-м этапе  добавляем сведения о получателях в письмо.

  • Щелкните мышью в то место письма, где  должно находиться поле из списка (это может быть ФИО, адрес и т.д.). В области задач  Создание письма выберите  .
  • В появившемся окне Вставка поля слияния выберите  поле (реквизит), затем    (рис. 6).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 6. Окно Вставка поля слияния

В результате вставки всех полей письмо будет иметь вид, представленный на
рис. 7.

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 7. Результат вставки полей слияния в текст письма

  • В диалоговом окне Слияние (Этап 4 из 6) выберите  .

На 5-м этапе  предлагается  предварительно просмотреть письмо для каждого получателя и при необходимости его отредактировать.

  • Используя кнопки назад/вперед можно просмотреть каждое письмо (рис. 8).
  • В диалоговом окне Слияние (Этап 5 из 6) выберите 

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 8. Вид письма получателя

На 6-м этапе процесс слияния заканчивается.

 Письмо можно распечатать, внести изменения во все письма или вернуться на шаг назад.

Второй способ. Другой  вариант решения  задачи ‑ использование  команды меню Письма.

Для выбора команды выберите вкладку Рассылка, в ней выберите команду Начать слияние, далее Письма (рис.1, рис. 2).

  • Введите текст письма (рис.9).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 9. Текст письма

  • Выберите получателей письма, используя команду Выбрать получателей, далее щелкните Выбор варианта из списка (рис. 10).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

 

Рис. 10. Вид окна при выборе получателей письма

Также как и при первом способе, при выборе варианта Ввести новый список в появившемся диалоговом окне  Новый список адресов сначала необходимо провести настройку  столбцов (т.е. списка полей, которые в дальнейшем буду вставляться в текст письма). Для этого выбирается кнопка , после чего на экране появляется новое диалоговое окно Настройка списка адресов (рис. 5), в котором удаляются те поля, которые не будут вставляться в текст письма. Для этого нужно выделить выбранное поле и нажать кнопку .

После удаления или добавления поля (например, поля «Отчество») и ввода данных новый список адресов будет иметь следующий вид (рис. 11).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 11. Новый список адресов

Примечание. После ввода данных первого адреса (в первую строку) следует выбрать кнопку, после чего появляется вторая строка, в которую вводится новый адрес, и т.д.

Другие важные нюансы:

  • Нажав кнопку Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений в появившемся диалоговом окне  Получатели слияния,  список можно уточнить.
  • При выборе команды Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений выбирается один из предлагаемых форматов  вставки информации по получателю (рис. 12).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 12.  Выбор варианта вставки в письмо  информации о получателе

  • При выборе команды Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений формат вставки формируется пользователем самостоятельно. Для этого в тексте определяется место, куда должно вставляться поле, которое выбирается из списка: Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений.

Вид экрана  при выборе команды  Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений представлен на рис.13.

 Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 13. Вид экрана  при выборе команды Блок адреса  или Вставка поля слияния

Просмотреть результаты можно используя команды и номер записи  .

  • С помощью команды  появляется возможность  изменить отдельные документы, печатать документы или отправить их по электронной почте:
  • Для отправки документа по электронной почте необходимо задать параметры сообщения в диалоговом окне  Составные электронные письма.

Создание наклеек  на конверты с помощью метода слияния

После создания писем нам потребуется создать наклейки на конверты. При создании наклеек  создается документ, который объявляется основным. В качестве источника данных можно использовать тот же источник данных, с помощью которого  были составлены письма.

Процесс создания основного документа для наклейки:

  • Выберите команды вкладки Рассылка/Начать слияние/Наклейки.
  • В появившемся диалоговом окне Параметры наклейки можно при необходимости провести настройки по полям Принтер, Тип и т.д.

В результате в Word создается шаблон наклеек.

Настройка слияния:

  • Во вкладке Рассылка выберите команды
    Выбрать получателя/Использовать существующий список.
  • После выбора файла выберите поля слияния, используя команду Вставка поля слияния.
  • На экране появятся шаблоны наклеек.
  • Просмотрите результат слияния, используя команду Просмотреть результаты. Для печати наклеек воспользуйтесь  командами
     Найти и объединить/ Печать документов.

Аналогичным образом  создаются конвертов для отправки писем.

Как видите, программы Word версий 2007 и 2010 предлагают разнообразные и достаточно мощные инструменты для автоматизации деятельности секретаря, изучив которые можно качественно и без особых затрат времени осуществлять подготовку массовой рассылки и качественное оформление писем.

Г.А. Серова,  проф. РГГУ 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.