Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

225
В своей практической деятельности секретарям, специалистам службы ДОУ часто приходится рассылать различные документы в несколько организаций. С помощью текстового редактора Word 2010 это можно сделать быстро и удобно, используя метод слияния. Метод позволяет автоматизировать процесс объединения документа и реквизитов адресов (которыми являются поля слияния, изменяемые для каждого почтового отправления - адрес, название организации и т.д.). Для использования метода слияния вам необходимо научиться создавать основной текст документа, список полей и источник данных получателей для рассылки, объединять документы. Описанные в статье способы и приемы работы позволят вам освоить метод слияния и успешно применять его в своей повседневной работе.

Способы работы

  Необходимо отметить, что интерфейс диалоговых окон, команд и приемы работы в Word 2007 и Word 2010 одинаковые, что позволит вам без труда воспользоваться нашими рекомендациями как в более новой, так и в более ранней версии Word. Есть два способа осуществить слияние.

Первый способ. Один из вариантов решения  задачи - использование  команды меню Пошаговый мастер слияния.

Для выбора команды выполните действия, описанные ниже.

  • Выберите вкладку Рассылка, в ней команду Начать слияние, далее Пошаговый мастер слияния (рис.1, рис. 2).  

Примечание. В тексте данной статьи при выборе команд будет использоваться сокращенная запись, а именно: вкладка Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 1. Вид экрана при выборе команды Начать слияние (в версии Word 2007)

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 2. Вид экрана при выборе команды Начать слияние (в версии Word 2010)

В окне Word 2007/2010 справа появится область задач Слияние. В диалоговых окнах вам будет  предложено поэтапно выбирать и выполнять определенные действия:

1-й этап. Выбор типа документа.

2-й этап. Выбор документа.

3-й этап. Выбор получателей. Создание полей слияния в списке  получателей.

4-й этап. Создание письма. Добавление в документ полей слияния.Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

5-й этап. Предварительный просмотр писем  и завершение слияния.

6-й этап. Завершение слияния.

На 1-м этапе  выбираем  тип документа. Выберите режим  Письмо.  В этом же  диалоговом окне Слияние  (Этап 1 из 6) выберите кнопку , щелкая по ней мышью. Таким образом, переходим на следующий этап мастера.

На 2-м этапе  выбираем документ. Это может быть:

  • Текущий документ (текст которого  необходимо создать).
  • Шаблон (ранее созданный приказ, распоряжение и т.д.).  
  • Существующий документ (в этом случае его надо открыть).

Выберите режим Текущий документ. Далее введите в рабочую область Word текст письма (рис.  3)  и перейдите к следующему этапу, используя кнопку .

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 3.  Текст письма

На 3-м этапе выбираем получателей. Но сначала надо создать источник данных, содержащий сведения (ФИО, адрес, должность и т.д.) о получателях.   

  • Выберите  режим Создание списка//.

Примечание. При выборе режима Использование списка  содержимое окна  изменится.        

  • В окне Новый список адресов  нажмите   или выберите  кнопку   (рис. 4), тогда в появившемся диалоговом окне Настройка списка адресов удалите поля (реквизиты), которые вам не потребуются  при формировании письма (рис. 5).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 4. Диалоговое окно Новый список адресов

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 5.  Настройка списка адресов

  • В окне Новый список адресов введите данные  в первую строку, затем выберите кнопку , далее введите данные  во вторую строку и т.д.
  • После ввода информации о всех получателях щелкните мышью по кнопке , сохраните данные под именем Список 1.
  • В появившемся окне Получатели слияния можно изменить список, удалить записи и т.д.
  • После нажатия кнопки  Программа возвращает вас в диалоговое окно Слияния  (Этап 3 из 6), в котором  выберите  .

На 4-м этапе  добавляем сведения о получателях в письмо.

  • Щелкните мышью в то место письма, где  должно находиться поле из списка (это может быть ФИО, адрес и т.д.). В области задач  Создание письма выберите  .
  • В появившемся окне Вставка поля слияния выберите  поле (реквизит), затем    (рис. 6).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 6. Окно Вставка поля слияния

В результате вставки всех полей письмо будет иметь вид, представленный на
рис. 7.

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 7. Результат вставки полей слияния в текст письма

  • В диалоговом окне Слияние (Этап 4 из 6) выберите  .

На 5-м этапе  предлагается  предварительно просмотреть письмо для каждого получателя и при необходимости его отредактировать.

  • Используя кнопки назад/вперед можно просмотреть каждое письмо (рис. 8).
  • В диалоговом окне Слияние (Этап 5 из 6) выберите 

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 8. Вид письма получателя

На 6-м этапе процесс слияния заканчивается.

 Письмо можно распечатать, внести изменения во все письма или вернуться на шаг назад.

Второй способ. Другой  вариант решения  задачи ‑ использование  команды меню Письма.

Для выбора команды выберите вкладку Рассылка, в ней выберите команду Начать слияние, далее Письма (рис.1, рис. 2).

  • Введите текст письма (рис.9).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 9. Текст письма

  • Выберите получателей письма, используя команду Выбрать получателей, далее щелкните Выбор варианта из списка (рис. 10).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 10. Вид окна при выборе получателей письма

Также как и при первом способе, при выборе варианта Ввести новый список в появившемся диалоговом окне  Новый список адресов сначала необходимо провести настройку  столбцов (т.е. списка полей, которые в дальнейшем буду вставляться в текст письма). Для этого выбирается кнопка , после чего на экране появляется новое диалоговое окно Настройка списка адресов (рис. 5), в котором удаляются те поля, которые не будут вставляться в текст письма. Для этого нужно выделить выбранное поле и нажать кнопку .

После удаления или добавления поля (например, поля «Отчество») и ввода данных новый список адресов будет иметь следующий вид (рис. 11).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 11. Новый список адресов

Примечание. После ввода данных первого адреса (в первую строку) следует выбрать кнопку, после чего появляется вторая строка, в которую вводится новый адрес, и т.д.

Другие важные нюансы:

  • Нажав кнопку Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений в появившемся диалоговом окне  Получатели слияния,  список можно уточнить.
  • При выборе команды Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений выбирается один из предлагаемых форматов  вставки информации по получателю (рис. 12).

Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 12.  Выбор варианта вставки в письмо  информации о получателе

  • При выборе команды Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений формат вставки формируется пользователем самостоятельно. Для этого в тексте определяется место, куда должно вставляться поле, которое выбирается из списка: Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений.

Вид экрана  при выборе команды  Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений представлен на рис.13.

 Использование Word 2010 для подготовки и отправки массовых почтовых отправлений

Рис. 13. Вид экрана  при выборе команды Блок адреса  или Вставка поля слияния

Просмотреть результаты можно используя команды и номер записи  .

  • С помощью команды  появляется возможность  изменить отдельные документы, печатать документы или отправить их по электронной почте:
  • Для отправки документа по электронной почте необходимо задать параметры сообщения в диалоговом окне  Составные электронные письма.

Создание наклеек  на конверты с помощью метода слияния

После создания писем нам потребуется создать наклейки на конверты. При создании наклеек  создается документ, который объявляется основным. В качестве источника данных можно использовать тот же источник данных, с помощью которого  были составлены письма.

Процесс создания основного документа для наклейки:

  • Выберите команды вкладки Рассылка/Начать слияние/Наклейки.
  • В появившемся диалоговом окне Параметры наклейки можно при необходимости провести настройки по полям Принтер, Тип и т.д.

В результате в Word создается шаблон наклеек.

Настройка слияния:

  • Во вкладке Рассылка выберите команды
    Выбрать получателя/Использовать существующий список.
  • После выбора файла выберите поля слияния, используя команду Вставка поля слияния.
  • На экране появятся шаблоны наклеек.
  • Просмотрите результат слияния, используя команду Просмотреть результаты. Для печати наклеек воспользуйтесь  командами
     Найти и объединить/ Печать документов.

Аналогичным образом  создаются конвертов для отправки писем.

Как видите, программы Word версий 2007 и 2010 предлагают разнообразные и достаточно мощные инструменты для автоматизации деятельности секретаря, изучив которые можно качественно и без особых затрат времени осуществлять подготовку массовой рассылки и качественное оформление писем.

Г.А. Серова,  проф. РГГУ 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль