text
Секретариат

Системы делопроизводства

  • 25 мая 2016
  • 1918

Разработка и внедрение системы делопроизводства в 2016 году – насущная необходимость для любой организации, вне зависимости от сферы ее деятельности и количества сотрудников. Современные технологии позволяют автоматизировать работу системы делопроизводства на предприятии, что существенно облегчает учет и контроль исполнения документов, обеспечивающих его деятельность. О существующих системах делопроизводства читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие существуют системы организации делопроизводства;
  • какая система документов используется в делопроизводстве предприятия;
  • какой документ устанавливает основные положения системы делопроизводства;
  • как выбрать автоматизированную систему делопроизводства.

Система делопроизводства на предприятии должна разрабатываться с учетом специфики его деятельности, величины штата и объемов документооборота. Автоматизация системы делопроизводства сегодня уже не роскошь, а насущная необходимость, позволяющая, в конечном итоге, повысить производительность труда. В статье рассмотрены некоторые практические вопросы выбора систем организации и автоматизации делопроизводства.

Существующие системы организации делопроизводства

То, каким образом будет организована система делопроизводства на предприятии в 2016 году, зависит от многих факторов. Например, от того, есть ли у организации территориально удаленные филиалы и дочерние подразделения, а также от технической оснащенности службы делопроизводства, ее обеспеченности высокопрофессиональными кадрами.


Делопроизводство


Организационные системы делопроизводства подразделяются на централизованные, децентрализованные и смешанные. Централизованные системы делопроизводства создаются на крупных, территориально распространенных предприятиях, имеющих удаленные отделения и филиалы. В таких условиях отдельная служба делопроизводства, обеспеченная современными автоматизированными системами электронного документооборота, необходимой техникой и квалифицированными специалистами выполняет множество функций и полностью обеспечивает обмен информацией как внутри головного офиса, так и за его пределами. В задачи централизованной системы делопроизводства входит не только обработка и распределение входящей и исходящей документации, но и ведение номенклатуры дел, организация архивного хранения документов и даже контроль над своевременностью их исполнения.


Печать на кадровых документах


Децентрализованная система делопроизводства предприятий оптимальна для внедрения в крупных обособленных Системы делопроизводстваорганизациях, в структуру которых входит большое число подразделений. При такой организационной системе служба делопроизводства также выполняет все основные функции, связанные с документооборотом и хранением.

Когда штат предприятия невелик и количество документации не требует использования систем электронного документооборота, особого смысла в создании отдельной службы нет. Поэтому документооборотом на таких предприятиях занимаются  один –два человека, в обязанности которых входит обработка и рассылка входящих и исходящих документов, их регистрации. Остальную часть делопроизводственных функций выполняют ответственные лица, назначенные в подразделениях. Такая форма организации системы делопроизводства называется смешанной.

Система документов в делопроизводстве предприятия

В системе делопроизводства предприятия в 2016 году должны регистрироваться  все документы, касающиеся его деятельности. Это документы, поступающие извне и те, которые были разработаны в организации, в том числе копии исходящих документов, оригиналы которых были отправлены адресатам.


Электронное делопроизводство


Как входящие, так и исходящие и внутренние, организационно распорядительные документы систематизируются в соответствии с номенклатурой дел, принятой на предприятии. Номенклатура дел устанавливает принцип кодировки, используемой при регистрации, позволяющей однозначно идентифицировать вид и принадлежность документа по присвоенному ему номеру. Кроме того, номенклатурой дел устанавливаются сроки хранения того или иного документа в соответствии с его видом с перечнями, утверждаемыми Росархивом.

Номенклатура дел на предприятии должна утверждаться ежегодно, с учетом произошедших за этот период изменений. Цикличность документооборота также годовая, по окончании календарного года формируется документальный фонд за прошедший период. Порядок утверждения номенклатуры дел, формирования документального фонда, передачи документов на архивное хранение, а также регламентации деятельности экспертной комиссии, формирующей архивный фонд, утверждается локальным нормативным актом, например, инструкцией по делопроизводству.

Основные положения системы делопроизводства на предприятии

Основные положения и принципы, которыми следует руководствоваться при разработке и внедрении системы делопроизводства на предприятии, должны быть изложены в локальном нормативном акте, подписанным руководителем предприятия – Инструкции по делопроизводству. Этим документом устанавливаются методы и регламенты работы с о всеми видами документов, характерных для данной компании и учитывающих специфику ее деятельности.


Организация конфиденциального делопроизводства с нуля


Инструкция должна содержать разделы, полностью описывающие порядок проведения всех необходимых делопроизводственных процедур, устанавливающие требования к составлению и оформлению документов. Кроме того, в ней должны оговариваться категории документов, обработка которых подлежит обязательному контролю, порядок их постановки на контроль и используемые методы контроля. Этим нормативным актом также устанавливаются правила оперативного хранения документов и порядок их подготовки к передаче на архивное хранение.

Системы автоматизации делопроизводства

Рынок предлагает работодателям широкий выбор систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД), позволяющих осуществлять оперативный контроль документации. После того, как документ зарегистрирован в системе, любое заинтересованное лицо может получить информацию  о том, в какой стадии обработки он находится, кто является его исполнителем, какие промежуточные резолюции выносились. Благодаря внедрению автоматизированных систем на предприятии осуществляется упорядоченное хранение документов в электронной форме, это касается и отсканированных изображений.


Изменение текста трудового договора работника


Кроме программных продуктов, осуществляющих регистрирующие и поисковые функции, существуют системы, позволяющие автоматизировать стандартные деловые процедуры и процессы, обеспечивающие коллективную работу или оперативный обмен документами. Впрочем, в последнее время заметна тенденция к объединению предлагаемых технологий и расширению функционала.

Внедрение системы делопроизводства на предприятии в 2016 году поможет повысить исполнительскую дисциплину, повысить скорость обработки документов и уменьшить риск их утери; сократить сроки согласования, облегчить поиск необходимой информации, повысить производительность труда.

Какую автоматизированную систему ведения делопроизводства выбрать

Электронные системы делопроизводства, предлагаемые рынком, отличаются не только по своим функциональным особенностям, но и по стоимости.  Выбор в данном случае должен осуществляться с учетом реальной необходимости и финансовых возможностей компании, ее организационной системы делопроизводства. Но в любом случае, даже когда документооборот на предприятии невелик и управленческие решения транслируются без документального оформления,  нужно, чтобы хотя бы часть процессов была автоматизирована.


Как изменились сроки хранения у документов по личному составу?


Это, в первую очередь, касается регистрации входящих и исходящих документов, их распределения по исполнителям. Даже простейшая и недорогая автоматизированная система делопроизводства в таких случаях позволит обеспечить необходимый контроль  и проследить историю решения проблемы, своевременно собрать необходимые для утверждения документа визы и соблюсти установленные для исполнения сроки.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства на предприятии с большим количеством работающих и разветвленной организационной структурой – необходимость, которую уже никто не оспаривает. В этом случае выбор следует делать исходя из оптимального соотношения «функционал/стоимость» с учетом требований по объемам хранения баз данных, информационной безопасности, соответствия внутренним или международным стандартам и пр.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (бланк).doc
  • Должностная инструкция инспектора (старшего) секретного отдела (части, бюро, группы) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (образец).doc
  • Должностная инструкция инспектора (старшего) секретного отдела (части, бюро, группы) (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.