text
Секретариат

Конфиденциальное делопроизводство

  • 26 мая 2016
  • 5071

Ведение конфиденциального делопроизводства – комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную защиту экономических интересов компании. Работа в этом направлении должна вестись в строгом соответствии с требованиями закона и нормативно-правовых документов, устанавливающих порядок обеспечения безопасности конфиденциальной информации и ведения делопроизводства. В статье рассмотрены вопросы организации и ведения конфиденциального делопроизводства.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие специфические особенности конфиденциального делопроизводства следует учитывать при его организации;
  • Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов;
  • Что должна содержать инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальное делопроизводство организуется на предприятии с целью обеспечения сохранности коммерческой или служебной тайны. Правильная организация конфиденциального делопроизводства гарантирует дифференцированный доступ пользователей к закрытой информации, ограничивая ее теми объемами, которые необходимы и достаточны для эффективного исполнения ими своих должностных обязанностей.

Основные особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, которые могут квалифицироваться как коммерческая или служебная тайна. Таковой, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, является информация, доступ к которой ограничен в интересах лица, обладающего этой информацией и принимающего меры к охране ее конфиденциальности.


Защита персональных данных работников


Конфиденциальное делопроизводство призвано обеспечить сохранение коммерческой тайны и иных сведений, не подлежащих разглашению, в процессе изготовления конфиденциальных документов и работы с ними. Поскольку носители конфиденциальной информации могут быть различными – как бумажными документами, так и материальными объектами (внешними и внутренними дисковыми накопителями, DVD-дисками, фотопленкой и пр.) в задачи конфиденциального делопроизводства также входит обеспечение их безопасности и сохранности от несанкционированного доступа и уничтожения.

Отличием конфиденциального делопроизводства от обычного является особый режим обращения с информационными ресурсами. Он предполагает, ограничение доступа, запрет на несанкционированное копирование и размножение, использование специальной номенклатуры дел, позволяющей идентифицировать и выделить конфиденциальную информацию из общего потока.


Организация конфиденциального делопроизводства с нуля


Технологические и организационные особенности конфиденциального делопроизводства обусловлены особым режимом работы с такого рода информацией и документами. К этим особенностям можно отнести:

  • нормативное закрепление правил и порядка работы со всеми видами конфиденциальной информации, а также правил обеспечения ее безопасности;
  • обеспечение ограниченного доступа только для санкционированных пользователей;
  • четкое разграничение порядка, уровней доступа и обязанностей санкционированных пользователей;
  • установление ответственности за регистрационный учет и хранение информации, за соблюдение порядка пользования Конфиденциальное делопроизводстводокументами;
  • жесткая регламентация процессов составления, печати, обработки и уничтожения документов, включая стадию подготовки черновиков и проектов;
  • обязательный учет каждого документа, как поэкземплярный, так и полистный;
  • обязательная регистрация каждого документа и материального объекта в специальном журнале;
  •  строгий контроль сроков исполнения, изучения и обработки;
  • фиксация перемещения и местонахождения каждого документа;
  • периодические проверки наличия конфиденциальных документов у исполнителей;
  • строгие требования к условиям хранения, обеспечивающий безопасность информации;

Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов

Организация конфиденциального делопроизводства подразумевает обеспечение условий для составления и получения конфиденциальных документов, их изучения и обработки, предотвращения их утери, а также утечки содержащихся в них сведений ограниченного доступа. В зависимости от специфики деятельности компании и объема обрабатываемой конфиденциальной информации, на предприятии может быть создано специальное подразделение или же назначены ответственные лица, которые будут заниматься конфиденциальным делопроизводством.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Подразделение, обязанностью которого будет делопроизводство конфиденциальных документов, может быть отдельной структурной единицей или же входить в состав другого, например, в службу, обеспечивающую информационную безопасность на предприятии. Численность и должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства определяются с учетом объемов, видов и сложности выполняемых работ.


Системы делопроизводства


Если объемы незначительны и делопроизводство конфиденциальных документов будет поручено какому-то одному ответственному лицу, следует учитывать, что периодически, для выполнения проверок наличия и уничтожения конфиденциальных документов, ему будет требоваться помощник. Желательно, чтобы это был один и тот же сотрудник, в обязанности которого такие работы будут входить, например, по дополнительному соглашению.

Ведение конфиденциального делопроизводства

Чтобы обеспечить большую сохранность конфиденциальной информации, целесообразно вменить в обязанности подразделения или лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, все операции по распечатке, регистрации, копированию, хранению, выдаче, рассылке, систематизации, плановой утилизации и проверке наличия таких документов. Обязанности исполнителей и пользователей необходимо ограничить составлением, подготовкой и обработкой конфиденциальных документов.


Как составить инструкцию по делопроизводству?


Конфиденциальное производство, по сути, призвано решать две противоречивые задачи – обеспечение пользователей необходимой для эффективного исполнения должностных обязанностей информацией и, в то же время, защищать ее от несанкционированного доступа, предотвращать распространение и рассылку сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну. Но правильно организованное ведение конфиденциального делопроизводства позволяет успешно решить обе эти задачи – обеспечить пользователей полной и достоверной информацией именно в том объеме, который реально необходим для решения конкретных задач с учетом уровня доступа каждого сотрудника и имеющихся у него полномочий.

Что содержит инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Деятельность подразделения или ответственных лиц, которые будут осуществлять конфиденциальное делопроизводство в организации, должна регламентироваться локальным нормативным актом – положением или инструкцией.


Передача электронных документов в архив организации


Инструкция по конфиденциальному делопроизводству – основной документ, регламентирующий , в частности, порядок:

  • регистрации и учета конфиденциальных документов, их вноса и выноса с территории предприятия;
  • движения документов внутри компании, использования реестровой системы передачи таких документов;
  • работы и обработки конфиденциальной документации вне служебных помещений;
  • размножения и копирования конфиденциальных документов;
  • контроля исполнения документов, содержащих коммерческую или служебную тайну;
  • хранения и архивации конфиденциальных документов, проведения экспертизы их ценности;
  • хранения, передачи или возврата конфиденциальных документов в случае болезни исполнителя или его ухода в отпуск;
  • подготовки, составления и оформления конфиденциальных документов, их подписания, согласования и утверждения;
  • передачи ли пересылки конфиденциальной документации за пределы территории организации;
  •  уничтожения конфиденциальной информации и документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника службы безопасности (бланк).doc
  • Должностная инструкция руководителя подразделения объекта использования атомной энергии по физическо (бланк).doc
  • Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника службы безопасности (образец).doc
  • Должностная инструкция руководителя подразделения объекта использования атомной энергии по физическо (образец).doc
  • Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.