Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Делопроизводство

  • 8 апреля 2019
  • 8536

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

 

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием. 

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу. 

Выделяют следующие виды делопроизводства:

  • общее — ведение общих документов;
  • специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство. 

3 основных направления делопроизводства

  1. Документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
  2. Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
  3. Систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д. 

Основные регламенты организации

Делопроизводство: методическое пособие

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ — бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям. 

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг. 

Работники обязаны выполнять следующие функции:

  • разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
  • разрабатывать и проектировать бланки;
  • проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
  • регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
  • контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
  • регулировать ход исполнения документов;
  • составлять тексты;
  • разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
  • контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
  • участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. Читайте подробнее про новый ГОСТ в журнале «Справочник секретаря». 

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами. 

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать образец в начале статьи >>> 

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства. 

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

  • регистрируйте документ — ставьте дату поступления и присваивайте номер;
  • передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
  • регистрируйте принятие документа в работу;
  • ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
  • передавайте документ в архив. 

Делопроизводство: методическое пособие

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д. 

Журнал учета входящей корреспонденции

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать памятки

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте. 

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать таблицу полностью

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Делопроизводство: методическое пособие 

Важно! Следите за этапом регистрации — присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу. 

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Делопроизводство: методическое пособие

Скачать таблицу

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй — с внешними. 

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д. 

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу. 

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя. 

Пример

Младший менеджер осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией ООО «Техносервис», иными локальными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность. 

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение. 

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать. 

  1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
  2. Директор ООО «Альфа» Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека. 

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами. 

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях. 

Итог

Если на вас возложена обязанность вести делопроизводство, внимательно изучите действующие в организации правила и нормы. Настаивайте на автоматизации процессов, если бумаг слишком много. Это позволит систематизировать работу с ними, избежать потерь и проблем при проверках

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.