Документооборот

2021
Делопроизводство и документооборот составная часть всех организационных бизнес-процессов в любой компании. Ее документооборот может иметь разный объем, но только его грамотная организация является гарантией своевременного исполнения управляющих решений и эффективной обратной связи, обеспечивающих высокую производительность. В статье рассмотрены вопросы внедрения и ведения документооборота на предприятии в 2016 году.

Из статьи вы узнаете:

  • В чем заключается роль делопроизводства и документооборота в организации;
  • Какие правила документооборота обеспечивают его эффективность;
  • Что такое график и схема документооборота;
  • Как организован учет документооборота;
  • Как повысить эффективность управления документооборотом за счет внедрения СЭД.

Организация делопроизводства и документооборота на предприятии – важная задача, позволяющая учитывать и контролировать весь документопоток, обеспечивающий все производственные процессы. Внедрение и ведение делопроизводства в организации существенно облегчают специализированные системы электронного документооборота. В статье рассмотрены вопросы повышения эффективности учета и  управления документооборотом.

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Определимся с терминологией. Делопроизводство – это комплекс мероприятий, охватывающий все процедуры учета и обработки внутренних и внешних рабочих документов, связанных с деятельностью организации. Эти мероприятия направлены на обеспечение своевременного создания или получения документов, их регистрации, распределения по исполнителям, выполнения и передачи в архив. Документооборот отражает весь цикл движения документа от момента создания или получения до момента передачи на архивное хранение или уничтожение. То есть, документооборот является составляющей делопроизводства.


Контроль исполнения документов


Очень важно, чтобы делопроизводство и документооборот в 2016 году были организованы на предприятии грамотно. Это необходимое условие для оперативного обмена информацией, как с внешним миром, так и внутри организации, необходимого для принятия и своевременного доведения до сведения исполнителей управленческих решений. Управление документооборотом позволяет повысить информированность сотрудников за счет своевременного ознакомления со сведениями, необходимыми для эффективного выполнения должностных обязанностей; производственную дисциплину и, в конечном итоге, производительность труда.

Основные правила документооборота в 2016 году

Документооборот – процесс управляемый, а, значит, и регулируемый. Но, если раньше управление документооборотом осуществлялось в ручном режиме, сегодня все процедуры, составляющие этот процесс, автоматизированы.


Выбор системы электронного документооборота: анализируем все этапы процесса


ДокументооборотЭто существенно облегчает выполнение основных правил документооборота, позволяющих сократить маршрут движения каждого документа, исключить его повторные возвраты  и обеспечить своевременное исполнение. К таким правилам относятся:

  • использование единого канала поступления входящего документопотока;
  • централизованная однократная регистрация и учет всего документооборота организации;
  • оптимизация  числа исполнителей и инстанций, которые должен пройти документ;
  • максимальное исключение возвратов документов;
  • использование единых методов и технологий обработки документов;
  • контроль соблюдения сроков прохождения каждой инстанции на маршруте движения документа.

График (схема) документооборота

И график, и схема документооборота разрабатываются каждым предприятием индивидуально, с учетом специфики его деятельности, структуры, подведомственности, объемов документов. График документооборота в 2016 году может быть разработан как для всего предприятия или его отдельных структурных единиц, так и для конкретных видов нормативных актов и иных внутренних документов (положений, договоров и пр.). При этом и сам график, и схема документооборота, иллюстрирующая его, могут быть оформлены в качестве приложений к регламентирующему документооборот локальному нормативному акту (например, к соответствующей инструкции).


Документооборот на SharePoint


Схема и график документооборота должны отражать фактически действующую на предприятии систему прохождения документов и включать в себя все процессы по разработке, получению, созданию и обработке документов, с указанием ответственных исполнителей, взаимосвязей между ними и сроков исполнения.

Организация и учет документооборота в 2016 году

В зависимости от объемов документопотока, контролировать документооборот на предприятии может специальное подразделение или ответственное лицо, например, секретарь. Но в любом случае работодатель должен обеспечить возможность регистрации, учета и хранения как текущих, так и архивных документов, а также их экспертизы на ценность и уничтожения.


Перспективы перехода к системе электронного документооборота кадровой документации


Учет документооборота должен осуществляться в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел с дифференциацией на входящие, исходящие и внутренние документы. К входящим относятся документы, направляемые от вышестоящих, нижестоящих или несоподчиненных организаций, а также обращения граждан. Исходящей считается документация, разработанная внутри данного предприятия и направляемая внешним адресатам. Это могут быть как ответы на поступившие входящие запросы, так и инициативные документы – информационные или предполагающие ответы. Внутренние документы разрабатываются и используются аппаратом управления самой организации, они обеспечивают обратную связь и транслируют управленческие сигналы, устанавливают порядок взаимодействия работодателя и работников.

Внедрение и ведение документооборота в 2016 году

Внедрение документооборота в 2016 году – насущная потребность для любой, даже небольшой организации, поскольку каждое предприятие осуществляет свою деятельность, получая входящие, составляя исходящие и внутренние документы. И даже, если количество этих документов невелико, ведение документооборота сегодня предполагает использование специализированных автоматизированных систем – СЭД (систем электронного документооборота).


Правила регистрации документов


Конечно, многие владельцы небольших предприятий склонны использовать для учета документов и отслеживания их маршрутов  простейшие электронные таблицы типа Excel, но это как раз тот случай, когда скупой платит дважды. Стоимость СЭД, имеющий минимально необходимый набор функций документооборота, невелика, но ее возможности гораздо шире, чем у электронных таблиц. Ведение документооборота с помощью СЭД, имеющий необходимый для конкретной организации функционал, позволит сократить количество сотрудников подразделения, отвечающего за документооборот крупного предприятия, и даст возможность сотруднику небольшой фирмы совмещать обязанности, контролируя работу с документами.

 Управление документооборотом с помощью СЭД

Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом позволит сократить время на поиск и согласование документов, их избыточное копирование и размножение, исключить утерю. Кроме того, использование СЭД позволит систематизировать работу с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую или служебную тайну, разграничить доступ исполнителей к таким сведениям.


Технология работы с документами. Документооборот


Управление документооборотом с использованием СЭД гарантирует сохранность всех документов посредством создания  и использования в работе их электронных копий. Такие электронные архивы обеспечивают удобный доступ к необходимой информации сотрудникам в рамках установленного для конкретной должности уровня. СЭД обеспечивает контроль исполнения, своевременность прохождения документом установленного маршрута. Внедрение СЭД позволит автоматизировать многие процедуры, составляющие документооборот предприятия: формирование реестров и справок, составление и отправка отчетов, выполнение других рутинных функций.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция бухгалтера по учету зарплаты (бланк).doc
  • Должностная инструкция кредитного контролера банка (бланк).doc
  • Приказ об оформлении документов в связи с выходом на пенсию (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция бухгалтера по учету зарплаты (образец).doc
  • Должностная инструкция кредитного контролера банка (образец).doc
  • Приказ об оформлении документов в связи с выходом на пенсию (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль