Система документооборота

914
Систему документооборота предприятия можно сравнить с системой кровоснабжения человеческого тела, обеспечивающей доступ кислорода к органам и делающей человека работоспособным. Своевременное получение и обработка исполнителями на местах документов, содержащих необходимую для эффективной работы информацию, обеспечивает работоспособность организации и быстрейшее достижение ее стратегических целей. Система автоматизации документооборота, в свою очередь, позволяет контролировать движение документопотоков и сократить сроки исполнения документов. В статье рассмотрены вопросы повышения управляемости и качества работы системы документооборота организации.

Из статьи вы узнаете:

  • Как работает система документооборота организации;
  • Какие принципы должны быть реализованы в системе управления документооборотом;
  • Что включает в себя информационная система документооборота;
  • Каков функционал автоматизированных систем документооборота;
  • Что даст организации внедрение автоматизированной системы документооборота.

Управление системой документооборота на предприятии обеспечивает учет всех видов деловых документов и контроль их исполнения от момента создания до передачи в архив. Но однотипные технологические процессы, характерные для системы документооборота, позволяют автоматизировать его и добиться, тем самым, не только повышения управляемости этой системы, но и повышения производительности труда.

Система документооборота организации

Система документооборота предприятия – составная часть системы делопроизводства и системы управления. Это комплекс мер, обеспечивающих отслеживание маршрута каждого делового документа от момента его создания (получения) до момента исполнения или отправления.


Как организовать холдинговый документооборот


Учет документооборота предприятия ведется по трем документопотокам – входящему, исходящему и внутреннему. Поэтому система документооборота в 2016 году должна охватывать все виды документации, сопровождающей производственную и социальную деятельность компании. Чтобы эта система работала эффективно и могла обеспечить контроль прохождения каждого документа и своевременность его исполнения, при ее разработке и внедрении должны быть соблюдены следующие основные принципы:

  • однократная регистрация каждого документа, гарантирующая уникальность регистрационного номера, присваиваемого в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой на предприятии ежегодно;
  • единый канал поступления всех входящих документов;
  • минимизация числа исполнителей и инстанций, которые проходит каждый документ, с учетом уровня компетенции исполнителей и действительной производственной необходимости;
  • оптимизация документопотоков, исключающая или минимизирующая количество возвратов документов;
  • использование единой технологии регистрации, обработки и исполнения документов;
  • контроль над соблюдением установленных сроков исполнения документа в каждом пункте маршрута его движения.

Технология работы с документами. Документооборот


Системы управления документооборотом

Систематизация движения документопотоков, основанная на вышеперечисленных принципах, делает систему документооборота предприятия в 2016 году в высшей степени контролируемой и управляемой. Это необходимое условие эффективной деятельности организации, обеспечивающее обратную связь, оперативный обмен внутренними и внешнимиСистема документооборота информационными потоками, своевременную трансляцию управленческих решений от руководства предприятия к каждому рабочему месту.

Система управления документооборотом каждой организации разрабатывается с учетом специфики ее производственной деятельности, уровня подчиненности, структуры, численности штата и объемов регистрируемых документов. В системе управления документооборотом задействованы все структурные подразделения компании. В зависимости от объемов документопотока, ответственность за функционирование системы документооборота в 2016 году может быть возложена на отдельное подразделение (канцелярию, отдел документооборота) или же на какое-то одно или несколько ответственных лиц. В небольшой компании с ограниченным количеством документального фонда документооборотом может заниматься секретарь или кто-то из сотрудников, для которого эта обязанность будет возложена дополнительно приказом руководителя.

Информационная система документооборота

Информация о документе, регистрируемая в системе документооборота, должна не только позволять его однозначную идентификацию, но и содержать другие дополнительные сведения – реквизиты. Уникальный регистрационный номер документа позволяет не только идентифицировать его в системе документооборота предприятия, но и содержит информацию о том, к какому типу относится документ (входящий, исходящий, внутренний, организационно-распорядительный), но и о его целевой принадлежности в соответствии с номенклатурой дел. Регистрируются в системе, как правило, только те документы, которые требуют исполнения и ответа.


Система электронного документооборота


Кроме того, информационная система документооборота содержит сведения о жизненном цикле каждого зарегистрированного документа, его статусе и истории событий. В зависимости от его вида, это могут быть сведения о том:

  • когда и кем был создан или прислан документ;
  • кому отправлен на исполнение;
  • кем и когда он рецензировался и исправлялся;
  • кто и когда согласовывал и утверждал документ;
  • когда и кем был отправлен ответ.

Информация о документе является управленческой, поэтому сведения должны быть максимально полными, оперативными, достоверными, точными, адресными и доступными для человеческого восприятия.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Автоматизированные системы документооборота

Как видно и вышесказанного, система документооборота предприятия предполагает систематическое выполнение рутинных операций с использованием одних и тех же технологий и алгоритмов. Все это позволяет автоматизировать не только отдельные процедуры, но и весь процесс, минимизируя влияние человеческого фактора. На сегодняшний день существует множество автоматизированных систем электронного документооборота (СЭД), различающихся как по функционалу, так и по стоимости.


Мультиплатформенная система электронного документооборота


В современных системах автоматизации документооборота, как правило, реализован учет и контроль документов от момента получения или создания до момента отправки или передачи в архив. Они обеспечивают:

  • регистрацию и учет;
  • аудит документации;
  • контроль передвижения по исполнителям и согласующим;
  • контроль соблюдения сроков исполнения и согласования;
  • выполнение необходимых бизнес-операций, предусмотренных исполнением документа;
  • хранение документов в электронном архиве.

Кроме этого, система автоматизации документооборота позволяет обеспечить единое информационное поле предприятия за счет установления связей между документами; прикрепить к любому документу файлы, поясняющие или дополняющие его содержание; реализовать поиск документа, как по его регистрационному номеру, так и по содержанию, типу и виду.

Внедрение системы автоматизированного документооборота на предприятии

В идеале, система автоматизации документооборота в 2016 году должна быть внедрена на любом предприятии, независимо от его численности и объемов документопотока. Если предприятие небольшое и количество обрабатываемых документов невелико, имеет смысл приобрести недорогую СЭД, в которой реализованы основные функции системы документооборота, рассчитанную на обработку и хранение ограниченного объема информации.


CRM-системы и работа с документами


Перед тем, как начать мероприятия по внедрению системы документооборота, следует ответить на вопрос, какие результаты ожидаются от внедрения СЭД, каков планируемый экономический эффект и как скоро окупятся финансовые затраты. Но в любом случае автоматизация системы документооборота предприятия позволит получить такие преимущества, как:

  • сокращение расхода бумаги;
  • сокращение времени обработки и поиска документов;
  • повышение управляемости организационными и бизнес-процессами;
  • расширение информационного поля и повышение качества исполнения дисциплины;
  • разграничение доступа к информации, содержащей коммерческую или служебную тайны;
  • повышение исполнительской дисциплины и, как следствие, производительности труда.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция бухгалтера (бланк).doc
  • Должностная инструкция главного бухгалтера (бланк).doc
  • Положение о премировании (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция бухгалтера (образец).doc
  • Должностная инструкция главного бухгалтера (образец).doc
  • Положение о премировании (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль