Документы делопроизводства

1973
Статья посвящена особенностям работы с документами на различных этапах делопроизводства. Узнайте, какие существуют виды документов делопроизводства, как происходит исполнение документов делопроизводства в 2016 году, какие основные документы делопроизводства используются организациями, как осуществляется контроль документов делопроизводства в 2016 году, а также какие условия необходимо обеспечить, чтобы текущее или архивное хранение документов делопроизводства считалось безопасным.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие функции выполняют документы делопроизводства;
  • какими бывают виды документов делопроизводства;
  • в каких условиях должно осуществляться хранение документов делопроизводства;
  • что представляют собой основные документы делопроизводства в 2016 году;
  • как формируется система документов делопроизводства;
  • зачем нужна регистрация документов делопроизводства;
  • с какой целью вводится контроль документов делопроизводства;
  • как происходит исполнение документов делопроизводства в 2016 году.

Делопроизводство как процесс неразрывно связано с обработкой документов. Первый этап делопроизводства — создание документов, последующие этапы — документооборот и хранение. Организация работы с документами и документирование управленческой деятельности должны осуществляться в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»).


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Виды документов делопроизводства

Состав всех организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с ОКУД  (общероссийским классификатором управленческой документации). В зависимости от используемой классификации выделяют разные виды документов делопроизводства. В 2016 году документы делопроизводства нередко группируются и хранятся в соответствии с отражаемыми видами деятельности: по функциям управления (документы, составляемые сотрудниками бухгалтерии, отделаДокументы делопроизводства планирования и других функциональных подразделений) и по общим и административным вопросам. Также официальная документация классифицируется по:

  • способу фиксации информации (машинописные, рукописные, типографские документы);
  • наименованиям (графики, служебные письма, приказы (распоряжения), анкеты);
  • месту составления (входящая, исходящая, внутренняя);
  • степени гласности и доступности (секретные, совершенно секретные, открытые, предназначенные для служебного пользования документы делопроизводства);
  • срокам исполнения или хранения;
  • степени обязательности (информационная, директивная);
  • степени унификации (типовые, примерные, индивидуальные документы).

Хранение документов делопроизводства

Текущее хранение дел, считающихся заведенными с момента включения в них первого исполненного документа, требует безопасных условий: обычно папки с документами размещают в сейфах, запирающихся шкафах или специальных картотеках в помещениях с ограниченным доступом. Порядок размещения папок должен совпадать с принятой в организации номенклатурой дел, чтобы облегчить поиск нужной информации. Для некоторых категорий дел (как правило, подлежащих хранению в течение 10 лет и более) составляется внутренняя опись документов. Такие документы после завершения исполнения систематизируются и передаются на архивное хранение.

Сроки, на протяжении которых должно осуществляться хранение документов делопроизводства, в 2016 году определяются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558. Для акционерных обществ сроки хранения документов устанавливаются «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003г. №03-33/пс.


Когда кадровый документооборот может стать электронным, читайте в журнале «Секретариат»


Основные документы делопроизводства

В 2016 году основные документы делопроизводства — это, прежде всего, организационно-распорядительная документация предприятия (как правило, весьма обширная — локальные нормативные акты, приказы и распоряжения, должностные инструкции), а также документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки, счета по зарплате. Не менее важную роль играют финансово-бухгалтерские документы — годовые отчеты, кассовые книги, акты ревизий и инвентаризаций и т. д. Кроме того, в процессе деятельности любой организации образуется значительное количество документов информационного характера: писем, актов, докладных и объяснительных записок, протоколов.


Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Система документов делопроизводства

Чтобы управленческий аппарат работал бесперебойно, и все текущие вопросы решались быстро и качественно, требуется продуманная система документов делопроизводства. Для этого оформленные документы группируются в дела (тем самым процесс поиска нужной информации существенно упрощается), а дела классифицируются и распределяются согласно принятой в организации номенклатуре.

Кроме того, в последнее время получили широкое распространение системы автоматизации документооборота. Электронный документооборот — единый автоматизированный многопользовательский механизм, позволяющий обрабатывать представленные в электронном виде документы — реализует концепцию «безбумажного документооборота» и предусматривает развитую систему отчетности и контроля за исполнением документов.


Какую роль играют документы в работе секретаря, и что представляет собой традиционное делопроизводство, рассказывает эксперт

Регистрация документов делопроизводства

Регистрация документов делопроизводства позволяет в дальнейшем быстро находить необходимую информацию, следовательно, способствует оперативному решению многочисленных управленческих задач. Все документы, проходящие через учреждение, должны подвергаться учету сразу же после первичной обработки, не регистрируются только документы, полученные для сведения и не требующие ни дальнейшего исполнения, ни ответа (рекламные письма, поздравительные телеграммы, приглашения на семинары и т.д.).


Первые этапы делопроизводства в организации


В процессе регистрации каждый документ получает регистрационный номер в соответствии с принятой в организации системой учета. Внутренние документы регистрируются в день утверждения, входящие и исходящие — в день поступления или отправки соответственно. Сотрудник, в должностные обязанности которого входит регистрация документов делопроизводства (обычно этим занимается секретарь или работник канцелярии), ведет раздельные регистрационные формы для внутренних, исходящих и входящих документов. Разработанная организацией форма может иметь свою специфику, но в большинстве случаев в ней указываются следующие виды сведений:

  • дата получения, утверждения, отправки;
  • автор (корреспондент);
  • входящий или исходящий регистрационный номер;
  • заголовок;
  • резолюция;
  • исполнитель и срок исполнения;
  • ход исполнения и номер дела, в которое помещается документ.

Данные в регистрационной форме можно дополнять или частично менять, например, указывать количество листов, сведения о наличии и количестве приложений, и не только.


Узнайте, как происходит внутреннее согласование документов с должностными лицами организации


Контроль документов делопроизводства

Тщательный контроль документов делопроизводства в 2016 году позволяет обеспечить их своевременное исполнение и передачу на хранение. Должностное лицо, контролирующее исполнение документов делопроизводства, фиксирует все поставленные на контроль документы, вносит данные о передаче документа от одного исполнителя к другому в регистрационную форму, следит за соблюдением сроков исполнения, информирует руководство организации о ходе работ, связанных с конкретным документом, а также при необходимости составляет аналитические справки по итогам процедуры. Конкретные сроки исполнения документов устанавливаются нормативно-правовыми актами, локальными организационно-распорядительными документами или резолюциями.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал учета исходящей корреспонденции (бланк).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
  • Номенклатура дел организации (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Журнал учета исходящей корреспонденции (образец).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
  • Номенклатура дел организации (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль