text
Секретариат

Внедрение электронного документооборота

  • 10 июня 2016
  • 1147

Статья расскажет о преимуществах, которые дает крупной компании внедрение электронного документооборота. Узнайте, как происходит процесс внедрения электронного документооборота в 2016 году, чем вызваны проблемы внедрения электронного документооборота, нужно ли заранее готовить проект внедрения электронного документооборота, а также как составить приказ о внедрении электронного документооборота в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие цели преследует внедрение электронного документооборота;
  • как происходит процесс внедрения электронного документооборота в 2016 году;
  • от чего зависит эффективность внедрения электронного документооборота;
  • какие основные этапы внедрения электронного документооборота существуют;
  • каковы преимущества внедрения электронного документооборота в 2016 году;
  • кто разрабатывает проект внедрения электронного документооборота.

Делопроизводство предполагает обработку большого количества документов. Не так давно сложно было представить альтернативу объемным папкам с подшитыми в них справками, актами, отчетами и приказами, но современные автоматизированные системы позволяют обрабатывать, пересылать и хранить документацию в электронном виде. Внедрение электронного документооборота на предприятии облегчит труд делопроизводителей и существенно ускорит процесс поиска нужной информации.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Преимущества внедрения электронного документооборота в 2016 году очевидны, поскольку именно так обеспечивается оптимизация бизнес-процессов. Переход на использование электронной документации способствует созданию в организации единого информационного пространства и формирует абсолютно новую, соответствующую всем мировым стандартам культуру работы с документами.


Пошаговое внедрение системы электронного документооборота


И в государственных учреждениях, и на крупных коммерческих предприятиях делопроизводители вынуждены ежедневно обрабатывать большой поток бумажных документов, и чем активнее ведет свою деятельность компания — тем сложнее контролировать процесс исполнения того или иного документа. Автоматизированная система с централизованным доступом к корпоративной информации решает проблему контроля и обеспечивает компаниям с большим количеством филиалов все условия для плодотворной работы благодаря возможности удаленного просмотра и обработки документов.


Как происходит внесение правил работы с электронным документами в Инструкцию по делопроизводству, читайте в «Справочнике секретаря и офис-менеджера»


Цели внедрения электронного документооборота

Ключевые цели внедрения электронного документооборота — повышение эффективности работы с документами на всех этапах их жизненного цикла (создание, регистрация, исполнение, хранение), снижение затрат на их обработку и решение распространенных в сфере «бумажного» делопроизводства проблем, в частности, дублирования информации, несоответствия названий документов их содержанию и выбора далеко не оптимальных маршрутов движения документации.


Узнайте, как происходит и оформляется передача электронных документов в архив организации


Приказ о внедрении электронного документооборота

После завершения основных работ по подготовке перехода на автоматизированную систему работы с документами руководитель организации издает приказ о внедрении электронного документооборота. При составлении приказа следуетВнедрение электронного документооборота ориентироваться на положения локальных актов о документообороте, распределяющих зоны ответственности между системными администраторами и канцелярией. В большинстве случаев резкий переход на новую систему нецелесообразен, поэтому в приказе обозначаются рамки переходного периода, на протяжении которого организация может на равных использовать бумажные и электронные документы.

Проблемы внедрения электронного документооборота

Чтобы система электронного документооборота функционировала эффективно, необходимо внедрять ее на всех рабочих местах, где осуществляется создание, редактирование и хранение документов. Именно с повсеместностью применения и связаны основные проблемы внедрения электронного документооборота: в 2016 году все еще находятся сотрудники, придерживающиеся консервативных взглядов и не желающие тратить время и силы на обучение новым методам работы.


Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»


Решить проблему позволяет постепенность перехода (сначала внедрить модель общения посредством электронной почты, затем — внутреннюю онлайн-систему для поиска рабочей информации и т. д.), а также применение наставничества. Более опытные и хорошо разбирающиеся в вопросе сотрудники и руководители структурных подразделений, оказывая помощь коллегам в освоении «безбумажных» технологий работы и тем самым ускоряя внедрение электронного документооборота в организации.

Еще одна распространенная проблема связана с приданием электронной документации юридической силы: у руководителей и рядового персонала нет уверенности в наличии правовой основы у документов «не бумажного» формата. На сегодняшний день уже существует закон, регулирующий применение электронной цифровой подписи, поэтому правовых препятствий для оборота электронных документов внутри организации и за ее пределами нет. 


Разговор с экспертом: как понять, кто за что должен отвечать при использовании электронных документов и электронной подписи (ЭП) в компании?


Этапы внедрения электронного документооборота

Процесс внедрения электронного документооборота почти всегда оказывается более трудоемким, чем ожидалось изначально. Чтобы переход к автоматизированным средствам учета и обработки документации прошел как можно более гладко, организацию и ее персонал следует подготовить к грядущим изменениям, а также обеспечить всеми необходимыми для использования автоматических систем ресурсами.


Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД


Специалисты рекомендуют сначала автоматизировать работу одного-двух отделов, выбрав подразделения, через которые проходят наибольшие потоки документов. Можно выделить следующие этапы внедрения электронного документооборота:

  • изучение специфики документооборота;
  • анализ IT-инфраструктуры, изучение характеристик имеющегося в наличии оборудования;
  • подготовка технического задания (готовится и подается на согласование проект внедрения электронного документооборота);
  • приведение технической инфраструктуры предприятия в соответствие с требованиями технического задания;
  • инсталляция системы;
  • обучение персонала (пользователей, технических специалистов-администраторов);
  • опытная эксплуатация и корректировка функционала системы;
  • ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Эффективность внедрения электронного документооборота в 2016 году во многом зависит от качественного уровня подготовки проекта: необходимо тщательно продумать механизмы обработки документов (визирования, исполнения, регистрации и т. д.), разработать всю необходимую техническую документацию, учесть количество одновременно работающих с системой пользователей (чтобы просчитать предполагаемую нагрузку), предусмотреть возможность обновления версий программного обеспечения. Также важно своевременно подобрать и обучить технических специалистов, которые будут заниматься настройкой и администрированием системы.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой (бланк).doc
  • Инструкция по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием (бланк).doc
  • Должностная инструкция системного администратора (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой (образец).doc
  • Инструкция по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием (образец).doc
  • Должностная инструкция системного администратора (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.