Входящие документы

2311
Узнайте, как происходит обработка входящих документов в 2016 году, какие существуют виды входящих документов, почему регистрация входящих документов считается необходимой процедурой, в каких случаях журнал входящих документов не может считаться оптимальной формой регистрации, а также какие данные нужно внести в регистрационную форму, чтобы упростить и унифицировать учет входящих документов в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит работа с входящими документами в 2016 году;
  • какие сведения вносятся в журнал входящих документов;
  • в чьи обязанности входит обработка входящих документов;
  • какие виды входящих документов в 2016 году чаще всего обрабатывают делопроизводители;
  • чем входящие внешние документы отличаются от внутренних.

Документооборот любой организации можно разделить на три основных документопотока: внутренний, входящий и исходящий. Внутренними называют документы, которые издаются организацией для своих внутренних потребностей и не выходят за ее пределы. Исходящими называют отправляемые документы, а входящими — принимаемые. Обработка входящихВходящие документы документов в 2016 году имеет свои особенности и состоит из нескольких этапов:

  • приема и сортировки;
  • предварительного рассмотрения и распределения;
  • регистрации;
  • рассмотрения документов уполномоченными должностными лицами;
  • передачи на исполнение.

В зависимости от размера учреждения и степени сложности его структуры принимать и обрабатывать входящие документы в 2016 году могут как отдельные сотрудники, так и целые подразделения. В крупных организациях документооборот зачастую осуществляется централизовано, усилиями работников специализированного отдела, а в небольших компаниях весь спектр задач, связанных с обработкой документов, обычно решает один секретарь или делопроизводитель.

Виды входящих документов

Исходя из содержания, оформления, авторства и способа доставки выделяют разные виды входящих документов. Так, форма, в которой поступает документ, может быть обычной («бумажной») или электронной, а доставить его могут не только курьером или по почте, но и с использованием факса, e-mail и других средств связи. Нет смысла перечислять все группы входящих документов по содержанию, но стоит отметить, что чаще всего делопроизводителям приходится получать и обрабатывать:


Совместная обработка документов


  • письма-запросы, содержащие жалобы, требования, предложения (следовательно, требующие совершения определенных действий и принятия решений);
  • справочно-информационные письма, в том числе рекламные;
  • письма-ответы на запросы, инициативные предложения и т. д.;
  • циркулярные документы, направляемые вышестоящими инстанциями в адрес подведомственных (приказы, распоряжения, постановления, указы, инструкции);
  • бухгалтерские документы (отчеты, счета-фактуры и т. д.).

Кроме того, если речь идет о большом учреждении с централизованным документооборотом, через канцелярский отдел проходят входящие внутренние документы, направляемые другими структурными подразделениями для дальнейшей передачи в сторонние организации. После соответствующей обработки такие документы преобразуются в исходящие и направляются адресату. С ними не следует путать входящие внешние документы, отправители которых находятся за пределами организации.


Может ли на одном письме быть исходящий и входящий номер одного структурного подразделения, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»


Работа с входящими документами

Работа с входящими документами  в 2016 году начинается с приема и первичной обработки. Необходимо сразу же после получения корреспонденции проверить правильность ее доставки, а при обнаружении писем, предназначенных другому адресату, как можно скорее переслать их по правильному адресу. Все конверты и пакеты, кроме маркированных пометкой «Лично», вскрываются, проверяется состояние вложенных документов и наличие приложений к ним.


Документирование


Факт приема заказных писем подтверждается распиской, на документах с пометкой «Срочно» указывается время получения. Хорошо, если за прием входящих документов отвечает опытный сотрудник, досконально знающий структуру компании — от качества и скорости предварительной обработки документации часто зависит оперативность решения важных вопросов.

Регистрация входящих документов

Далеко не все входящие документы организации в 2016 году подлежат регистрации. Как правило, не нуждается в регистрации корреспонденция ознакомительного характера — буклеты и листовки, рекламные предложения, подписные издания, пригласительные билеты на различные мероприятия, поздравительные телеграммы и письма. Обычно руководством организаций в виде отдельного документа или приложения к должностной инструкции делопроизводителя (секретаря) утверждаются перечни документов, не подлежащих регистрации.


Нюансы регистрации электронных документов


А вот регистрация входящих документов, требующих учета и подлежащих исполнению, необходима для облегчения контроля за их исполнением и дальнейшей справочной работы. Как правило, учет входящих документов осуществляется централизованно, независимо от пути их получения. Все документы, доставленные курьером, почтовой службой или через электронные каналы передачи информации и подлежащие регистрации, получают уникальные номера, датируются и помечаются отметкой о поступлении (от руки или с использованием специального штемпеля).

В зависимости от принятой в организации регистрационной формы данные о каждом документе вносятся в отдельный журнал или электронную регистрационную форму. При регистрации указываются:

  • даты получения и создания документа;
  • входящий регистрационный номер и номер, присвоенный отправителем (если есть);
  • автор (корреспондент);
  • заголовок и вид документа;
  • резолюция;
  • срок исполнения и исполнитель;
  • ход исполнения и номер дела, в которое документ помещается после исполнения.

Сначала указывают только первичные данные, а по мере продвижения работы с документом регистрационная форма дополняется сведениями о сроках и результате исполнения.


Узнайте, как организовать эффективный контроль исполнения документов


Журнал входящих документов

Журнал входящих документов в 2016 году рекомендуется вести при скромных масштабах документооборота (до нескольких сотен входящих документов в год, чтобы в случае необходимости можно было легко просмотреть все данные за выбранную дату). При большом документообороте использование заполняемого от руки журнала затрудняет дальнейший поиск и контроль входящих документов, поэтому рекомендуется применять его электронную версию или электронные регистрационные карточки в СЭД (системе электронного документооборота). Если организация не располагает достаточным количеством средств для внедрения СЭД, можно воспользоваться возможностями программы MS Excel, регистрируя корреспонденцию в табличке.

Единой законодательно утвержденной формы регистрационного журнала входящих документов не существует, поэтому каждая организация обладает полной свободой действий в этом вопросе. При разработке формы журнала рекомендуется предусмотреть отдельные разделы для разных типов документов (приказов, деловых писем, протоколов, договоров и т. д.), а также специальные графы для сведений о количестве листов в полученных документах и приложениях к ним.


Важно: правила регистрации документов в делопроизводстве


Исполнение входящих документов

Оформление входящих документов в 2016 году не заканчивается регистрацией: ожидающие резолюции бумаги необходимо передать на рассмотрение руководства. После того, как уполномоченное должностное лицо проставит на документе свою резолюцию, ее содержание переносят в регистрационную форму, а сам документ передают на исполнение. В большинстве случаев исполнение входящих документов должно осуществляться в заранее определенные сроки, поэтому чем раньше они поступают к непосредственному исполнителю — тем лучше.

Существует практика немедленной передачи исполнителям документов, требующих  исполнения в кратчайшие сроки. В этом случае пропускается этап получения резолюции от руководителя (вышестоящее должностное лицо просто уведомляется о факте передачи). Если документ рассчитан на исполнение несколькими сотрудниками организации, руководитель  назначает ответственного исполнителя, по согласованию с которым документ будет передан по очереди или одновременно, в виде ксерокопий, всем остальным исполнителям.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция делопроизводителя (бланк).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция делопроизводителя (образец).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль