Деловая переписка

1503
Официальная деловая переписка ведется по особым правилам и стандартам. Узнайте, каким должен быть язык деловой переписки в 2016 году, какие особенности деловой переписки следует учитывать при составлении официального письма клиенту или партнеру компании, какие правила деловой переписки ни в коем случае нельзя нарушать, а также как осуществляется электронная деловая переписка.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в чьи обязанности входит ведение деловой переписки;
  • какими особенностями характеризуется язык деловой переписки;
  • как происходит организация деловой переписки в 2016 году;
  • какие правила деловой переписки не стоит нарушать;
  • как ведется электронная деловая переписка в 2016 году;
  • что представляет собой этикет деловой переписки.

Деловая переписка — один из основных каналов презентации компании: общаясь с клиентами, партнерами и представителями официальных инстанций, следует придерживаться определенных правил этикета, незнание которых может навредить вашему имиджу. Но и положительные стороны деловой переписки недооценивать не стоит: наряду с переговорами, совещаниями и деловыми беседами она может стать хорошим подспорьем в бизнесе, поможет завоевать доверие потенциальных заказчиков и укрепить партнерские отношения. Правильное оформление деловой переписки в 2016 году предполагает точность формулировок, уход от излишней эмоциональности и грамотность аргументации.


Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы


Организация деловой переписки

Как правило, в 2016 году ведение деловой переписки поручается секретарям, делопроизводителям и менеджерам по работе с клиентами и партнерами. Сотрудник, занимающийся составлением и отправкой деловых писем, должен понимать, что собственноручно формирует имидж компании, и придерживаться основных правил официальной переписки:Деловая переписка

  • для внешней переписки использовать бумажные бланки и шаблоны электронных писем, оформленные в фирменном стиле;
  • в каждом письме указывать реквизиты компании, а при необходимости — личные данные (ФИО, должность);
  • придерживаться официально-делового стиля общения;
  • стремиться к смысловой точности и избегать ненужных эмоций;
  • демонстрировать уважение к адресату.

Организация деловой переписки при крайне ограниченном штате — не самая простая задача, но на сегодняшний день у руководителей есть выбор: поручить составление деловой корреспонденции своим подчиненным или обратиться к исполнителю со стороны. Многие компании предоставляют услугу оформления официальных писем, стоимость которой зависит от вида документа, а также разрабатывают готовые шаблоны для дальнейшего использования заказчиком. В этом случае вы за умеренную плату получаете готовые образцы деловых писем на все случаи жизни, составленные специалистами, которые в совершенстве освоили особенности деловой переписки и не допускают ошибок при оформлении официальных документов.


Важно: учимся правильно оформлять письма информационного характера


Правила деловой переписки

Существует этикет деловой переписки, нормы которого нарушать не стоит, если вы хотите произвести на адресата письма хорошее впечатление и вызвать у него желание сотрудничать с вашей организацией в дальнейшем. Если речь идет о письмах, полученных по электронной почте, желательно отвечать на них сразу же по прочтении — благо, современные технические возможности способствуют оперативности обработки корреспонденции.

Когда по объективным причинам быстрый ответ невозможен (например, для аргументированного изложения сути дела нужно запросить дополнительную информацию), старайтесь отвечать в течение 3-4 часов, или, в крайнем случае, до конца рабочего дня. Если в течение дня не удалось получить нужные сведения, не оставляйте обращение без ответа: достаточно написать хотя бы короткое сообщение о том, что письмо вы получили и постараетесь ответить на него в ближайшее время. Не давайте деловым письмам и официальным обращениям накапливаться без ответа. Медлить с обратной связью при получении обычного, «бумажного» письма также не стоит, особенно если его доставили курьером в конверте с пометкой «Срочно» или «Важно».


Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках


Не стоит игнорировать и другие ключевые правила деловой переписки: используйте персональное обращение, демонстрирующее внимание к личности адресата и отражающее индивидуальную направленность письма, и выражайте признательность за интерес к организации или ее проектам. Можно использовать фразы «Спасибо за Ваше письмо», «Спасибо за проявленный интерес», «Спасибо, что выбрали нас» и т. д. Чтобы дальнейшее сотрудничество было плодотворным и комфортным для всех участвующих сторон, настраивайте адресата на продолжение общения. Фразы «С готовностью отвечу на Ваши вопросы», «Будем рады сотрудничеству», «С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество» задают верный тон и помогают наладить конструктивный диалог.

Обязательно снабжайте письмо подписью и блоком контактной информации (это могут быть персональные данные отправителя, такие как имя, фамилия и должность, номер рабочего телефона и другие координаты). Если вы используете электронную почту, сохраните блок контактной информации в автоматических настройках почтового ящика, это ускорит процесс оформления писем.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы с документом с точки зрения эксперта


Язык деловой переписки

Официальная деловая переписка в 2016 году предполагает уважение к личному времени адресата, поэтому формулировки должны быть лаконичными. Представляться и напоминать обстоятельства дела, послужившего поводом для диалога, стоит только в первом письме, в последующей переписке рекомендуется сразу обращаться к сути вопроса. Тон выбирайте нейтральный, без фамильярности, лишних эмоций и витиеватых оборотов. Использовать фразы этикетного характера — можно и нужно, наполнять деловое письмо многочисленными подробностями, не имеющими отношения к делу — строго противопоказано.

Довольно часто деловая переписка ведется с использованием шаблонных фраз, отточенных поколениями делопроизводителей, что считается нормой, в то время как употребление жаргонизмов, междометий и уменьшительно-ласкательных суффиксов находится под запретом. Язык деловой переписки не требует отказа от вводных конструкций, позволяющих сделать письмо менее сухим и категоричным, но тон письма всегда должен оставаться уважительным, даже если приходится отвечать на обращение агрессивного или вызывающего характера.


Узнайте, как быстро и безупречно оформлять письма-просьбы и запросы


Электронная деловая переписка

В настоящее время львиная доля деловых писем и официальных запросов отправляется в электронном виде. Правила составления электронного письма во многом идентичны порядку, которого принято придерживаться при оформлении бумажных писем, за исключением некоторых нюансов.

Во-первых, при рассылке электронного обращения к нескольким адресатам нужно правильно оформить поле «Кому»: нельзя перечислять через запятую десятки адресатов, особенно если это незнакомые друг другу люди, не имеющие представления о том, что они задействованы в рамках одного проекта. Чтобы избежать лишних объяснений, лучше оформить рассылку на свое имя, а имена остальных адресатов указать в поле «Скрытая копия». Во-вторых, обращайте внимание на размер и название вложений при отправке письма. Оптимальный размер — до 3 МБ, а заголовок должен быть понятным адресату и передавать суть материала, который находится во вложенном файле.


Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров


Если есть возможность, используйте цитирование цепочек писем (так адресат быстрее поймет, о чем идет речь) и указывайте в заголовке тему обращения. Электронная деловая переписка не приемлет «кричащих» заголовков, поэтому лучше ограничиться парой нейтральных слов, которых будет достаточно для идентификации письма.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (бланк).doc
  • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (образец).doc
  • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль