Информационно-справочные документы

1934
Статья рассказывает о том, как происходит оформление информационно-справочных документов в 2016 году. Вы узнаете, какие элементы включаются в состав информационно-справочных документов различных типов, чем система информационно-справочных документов отличается от системы распорядительной документации, а также в чем заключается основное назначение информационно-справочных документов организации в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • чем информационно-справочные документы отличаются от распорядительных;
  • какие существуют виды информационно-справочных документов;
  • как функционирует система информационно-справочных документов в организации;
  • как происходит составление информационно-справочных документов в 2016 году;
  • в чем заключается основное назначение информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы содержат сведения, которые могут служить основой для разработки управленческого решения, но сами по себе не обязывают выполнять какое-либо поручение, в отличие от распорядительной документации. Они бывают как внутренними (для использования в пределах организации), так и входящими или исходящими.


Документы делопроизводства


Если речь идет об исходящем информационно-справочном документе, составленном рядовым сотрудником, перед отправкой внешнему агенту его следует заверить подписью одного из руководителей организации.Информационно-справочные документы

Назначение информационно-справочных документов

Основное назначение информационно-справочных документов в 2016 году заключается в передаче информации от одного адресата к другому, причем в роли адресатов могут выступать и отдельные сотрудники, и целые отделы или учреждения. В большинстве случаев информационно-справочные документы организации представляют собой средство внутренних коммуникативных связей: например, докладная записка, направленная начальнику отдела его подчиненным, ставит руководство в известность об определенных событиях в подведомственном ему подразделении.

Ознакомившись с содержанием записки, начальник отдела принимает изложенную подчиненным информацию к сведению и в дальнейшем может использовать ее как основание для разработки управленческого решения.


Существенные ошибки в документах


Система информационно-справочных документов

Одной из характерных особенностей информационно-справочных документов считается их восходящая направленность: львиная доля служебных и докладных записок, отчетов, сводок, заявлений и предложений «путешествует» снизу вверх по служебной лестнице — от рядового работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к директору организации, из подведомственного учреждения в вышестоящую инстанцию.

Используемая любой компанией система информационно-справочных документов условно делится на две группы: справочно-аналитические документы, к которым принято относить сводки, отзывы и другие документы подобного содержания, и непосредственно информационные документы, такие как предложения, заявления и т. д.


Полезно знать: составляем отчет на английском языке


Виды информационно-справочных документов

В делопроизводстве часто используются самые разные виды информационно-справочных документов, каждый из которых выполняет свою строго определенную функцию. Так, если перед сотрудником стоит задача донести до руководства какие-либо сведения аналитического характера, он составляет сводку или отчет. К группе справочно-аналитических документов также относят:

  • отзывы;
  • акты;
  • списки;
  • перечни;
  • заключения;
  • справки.

Распорядительные документы


Не менее широко используются информационно-справочные документы второго типа, к которому принадлежат:

  • протоколы;
  • служебные письма;
  • служебные записки;
  • объяснительные записки;
  • предложения и представления;
  • заявления;
  • докладные записки.

К категории внешних информационно-справочных документов можно отнести письма, факсимильные сообщения, телеграммы и телефонограммы.

Составление информационно-справочных документов

Порядок, в котором происходит составление информационно-справочных документов в 2016 году, регламентируется локальной нормативной документацией компании. Целесообразно разработать готовые формы и шаблонные образцы, которыми работники смогут пользоваться при составлении служебных записок, отчетов и т. д. При утверждении локальных норм нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации»).


Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы по всем правилам


Стандартное оформление информационно-справочных документов предполагает использование бланка с угловым расположением реквизитов (особенно если речь идет о служебных письмах, к форме которых предъявляются наиболее строгие требования, и справках, отправляемых в вышестоящие инстанции).

К протоколам, актам и сводкам применяются иные правила, поскольку при составлении документов данного типа особую важность приобретают протокольные формальности процедуры. Нужно убедиться, что на документе стоят подписи всех должностных лиц, в обязанности которых входит его засвидетельствование: например, при составлении акта ставятся подписи всех членов комиссии, а при оформлении протокола его должны заверить председатель собрания и секретарь.


Школа профессионального секретаря: научитесь безупречно составлять письма информационного характера


Состав информационно-справочных документов

Состав информационно-справочных документов зависит от их вида.

  • Протоколы, как правило, состоят из «шапки» и двух частей — вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и должности участников заседания, данные председателя, сведения о повестке дня. Основная часть освещает результаты рассмотрения каждого стоящего на повестке вопроса («слушали-постановили-решили»).
  • Докладные записки обычно состоят из трех различных по смыслу частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления, во второй анализируется сложившаяся ситуация, а в третьей содержатся выводы, предложения, просьбы.
  • Служебные записки также могут содержать просьбы или предложения, а объяснительные — описание сложившейся ситуации и объяснение ее причин.
  • Заявления обычно составляются для решения кадровых вопросов и могут снабжаться приложениями.
  • Представление (документ с предложением поощрить, наградить или назначить на новую должность сотрудника организации) должно содержать сведения о самом работнике, а также о мотивах его назначения, награждения или перемещения.
  • Акты оформляются на бланке организации и требуют коллегиального составления, отражения фактического состояния дел и полного набора реквизитов, в том числе подписей, грифов утверждения, данных о месте и времени составления.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Представление о поощрении (бланк).doc
  • Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска (бланк).doc
  • Объяснительная записка о совершении аморального проступка (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Представление о поощрении (образец).doc
  • Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска (образец).doc
  • Объяснительная записка о совершении аморального проступка (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль