Как планировать рабочий день руководителя?

2700
По материалам форума.

- Коллеги, добрый день! У меня возник такой вопрос, потаму, что в мои новые обязанности входит эта функция, а как это делать я ума не приложу.
Если у кого есть опыт в этом..Поделитесь пожалуйста

- Поддерживаю вопрос! Никогда этого делать не приходилось, но всегда было интересно, как это происходит. Да, вдруг еще придется столкнуться...

- Тоже очень интересный вопрос...В мои обязанности не входит планировать день... но очень интересно в каоке время директор будет на метсе...когда выезжает.. когда прибудет...
Когда приходят телефонограммы и т.д. инфа о совещаниях... сразу отмечаю у себя в ежедневнике и тем самым практически неделя заполняется..

- Рабочий день руководителя планирую из тех вопросов которые возникают течении предыдущего рабочего дня, или недели, я имею ввиду телефонограммы, планерки, конференции, селекторные совещания.Потом едежневный контакт с руководителем, а он сообщает что он планирует на сегодня, вот где и корректируется время с его желаниями (кого хоте к себе пригласить) и тех мероприятий, которые у меня уже назначены на каждый день. Ничего всех стараемся удовлетворить и головную компанию и администрацию и персонал, а также потребителей.

- Поддерживаю Ветер. В основном планирование происходит на основе полученной информации от шефа.
я уверена, что редко когда доверяют полностью распорядок дня помощнику.
Вот я например, поступаю так: в начале недели шеф просит внести в график определенные встречи и мероприятия, и дальше по мере возникновения новых встреч координирую рабочий график согласно уже имеющимся событиям.
В принципе ничего сложного нет. Главное быть внимательным. Если где то отменилась встреча и у вас окно, то по соглосованию с руководителем туда можно оперативно что-то вставить или перенести.

- Я бы очень хотела чтобы у нашего ген.дира был личный помошник, который планировал бы его день..неделю..месяц..помогал бы ему. это облегчило бы работу всем в нашей компании.

- Спасибо что откликнулись на мой вопрос.
У меня возникло ещё несколько:
В какой программе вести план?
Имеется ли одновремееный доступ у вас и руководителя к этому файлу?
Кто отмечает в графике состоялась ли встреча или нет? Вы или руководитель?
И вообще как лучше перевести руководителя на это планирование???
Просто до назначения меня на эту должность (раньше такой должности в компании не было) руководитель сам что-то там себе писал в ежедневнике...а теперь хочет поменять это.
Так вот тут возникает трудность, вообще в нашей компании к руководителю "свободный" доступ и перевести привычный режим работы в такой, чтобы все записывались в очередь пока не пердставляю возможным.
Поделитесь пожалуйста своим опытом,как организовать процесс более грамотно))))))

- В нашей компании руководитель сам сообщает незванным гостям, что лучше заранее созваниваться по телефону и договариваться о встрече. Иногда я выслушиваю неприятные вещи по поводу незванного посетителя, когда у директора другие планы. Мне тактично приходится посетителя предупреждать о необходимости заранее записываться по телефону. Частенько звонят по телефону, я записываю всю необходимую информацию, и уточняю у руководителя - будет ли он разговаривать по телефону, или направит к другому специалисту, или уточняю время и дату возможной встречи и все в зависимости от ситуации. Раньше не удовалось так делать. В последнее время, все чаще и чаще приходится координировать время руководителя. Также и обстоит дело с совещаниями и встречами вне офиса. Регулярно приходится просматривать списки дней рождения сотрудников и руководителей других организаций для поздравления.
Часто руководители сторонних организаций (с которыми он незнаком) стараются созвониться и договориться о встрече с директором. По телефону много не скажешь, поэтому приходится все записывать или просить направить факсом письменное коммерческое предложение со всеми вопросами. Только после ознакомления с документом руководитель может принять реешние будет об ощаться или нет. А дальше моя обязанность сообщить "да" или "нет". То есть заинтересовать руководителя можно не отнимая его время на общение. В нашей компании обычно используется внутренняя переписка, т.е. готовишь письменное предложение, излагаешь доступно для пониманич и убедительно. И время руководителя экономится и сотрудники довольны. Некоторые сотрудники, если хотят попасть к руководителю приучаются заранее сообщать мне о своих намерениях, после это при удобной возможности я уточняю у руководителя, когда он может принять сотрудников. Получается все осгласовано.

- У нас установлен Lotus Notes, в нем есть вкладка календарь, в ней мы и ведем планирование. Доступ, конечно же, есть как у директора, так и у меня. Он сам, порой, записывает себе планы, а когда мне звонит и я уже вношу все данные в календарь. Очень удобная штука, невозможно что-нибудь забыть, перепутать, либо упустить.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль