Ведение журналов регистрации входящей-исходящей корреспонденции

3221
По материалам форума.

- Уважаемые коллеги! Помогите разобраться в ситуации! Наша компания (небольшое производство) "делит" свое местонахождение в здании с еще одной компанией (т.к. тесно сотрудничаем). Офис-менеджер этой 2-й компании в прошлую пятницу сыронизировала над тем, что я веду журналы регистрации входящей-исходящей корреспонденции. Т.к. у нас небольшое предприятие, я фиксирую в одних журналах почту и факсы. Офис-менеджер компании со 2-го этажа разговорившись с сотрудниками, находящимися в это время в соседнем отделе, сказала о том, что у нее вся регистрация почты в компьютере, факсы она не регистрирует, а у меня (оказывается) "интересные методы" работы. Сказано это было с плохо скрываемой насмешкой (у нас с ней вообще напряженные отношения). Я пытаюсь понять, кто в этой ситуации прав, а кто нет. Регистрация корреспонденции в бумажном виде конечно далеко не самый современный подход, но если нет системы СЭД, то можно все забросить ничего и не регистрировать?

- Привет!  В жизни получилось так что я работаю секретарем у руководителя уже второй месяц, фирма маленькая, и эту профессию мне пришлось осваивать с чистого листа! Хотя у меня бухгалтерское высшее образование... Татьяна Ярашева, те кто насмехаются над Вами не далекого ума и смешки за вашей спиной, НЕ обращайте внимание! Вы все делаете правильно! У меня тоже нет системы СЭД, и приходится делать все по старинке! С чего-то надо начинать, НАДО ОБЯЗАТЕЛЬНО...
 Я так же, как и Вы не знала как быть,а теперь ни один сотрудник не может без меня... Если будут проблемы пишите разберемся, и будте спокой ны, Удачи!

- Не переживайте из-за какой-то девицы, она для вас что, авторитет? я думаю, что нет. однажды понадобится какая-нибудь бумажка, которая казалась неважной, а вы точно знаете, что у вас всё зарегистрировано, всё на своём месте.

- Помогите пожалуйста!  Как разработать "Программу пребывания иностранной делегации в Москве". Прием, организация, проведения встреч. Документальное оформление пребывания иностранной делегации в России г. Москва.
Заранее Спасибо…

- Иностранные делегации не встречали, но думаю, принцип тот же.
Я составляла план по времени, например:
10:00 Встреча ... (место),перечисляем встречающих с нашей стороны.
10:20 Осмотр ...., перечисление участников.
11:00 Конференция по вопросам... (соответственно есть план, который готовит ответственный за это дело)
и т.д. как-то так.

- Татьяна, я так понимаю у вас в компании нет номенклатуры дел?
Просто бумажные журналы как правило числятся в номенклатурном перечне.
Если у Вас нет инструкции по делопроизводству, где прописан порядок регистрации корреспонденции, значит Вы делаете всё на свое усмотрение. Могу сказать, что электронный журнал намного удобнее; облегчен поиск, не надо орудовать штрихом и т.п. Вам не то что бы не надо обращать внимания - читайте ГОСТы и подковывайтесь, в другой раз также с "плохо нескрываемой" насмешкой сообщите ей: всё, что не запрещено законом-разрешено))))

- MilaPRO, Вы не правы!
Эту профессию пришлось осваивать с чистого листа! Ваше сообщение очень ЦЕНИЧНО по отношению к другим участникам форума. Вспомните, когда ВЫ начинали свою трудовую деятельность..... Не помните! Так Вот - начинать надо с изучения законов, ГОСТов и так далее, одновременно применять на практике! Когда более менее налажено, дальше продолжать развиваться, усовершенствоваться в ногу со временем.
Даже если это маленькая компания или большая корпорация с филиалами, в любом случае обязательно нужно ВЕСТИ Номенклатуру дел!

- Добрый день! Тоже хотелось бы поддержать Татьяну. Я так поняла, что одним из поводов насмешек ваших коллег стало то, что вы регистрируете во входящем журнале помимо почты еще и факсы. Хочу сказать, что регистрация факсов необходима, поскольку в отделных случаях факсимильный документ также может иметь юридическую силу. Например, дополнительное соглашение к договору или приложение. Если в договоре прописано положение о том, что до получения оригиналов факсимильные копии, подписанные с двух сторон, имеют силу оригиналов. Посудите сами, если фирмы находятся в разных уголках земли (путь даже России), то к тому моменту, когда оригинал приложения дойдет до Вас почтой, вы не сможете продать товар,что это за торговля тогда получится??? Конечно на этом факсе должна быть строка откуда он и когда принят, которая автоматически прописывается на факсовом листе, и он должен быть соответственно зарегистрирован. Поэтому Ваши действия вполне оправданы. Не обращайте внимание на полуграмотные реплики. Со временем Вы наверняка перейдете на "электронный" документооборот. Но "бумажный" еще никто не отменял.

- Простите а в чем MilaPRO не права? И что цИничного в ее ответе?
"Вам не то что бы не надо обращать внимания - читайте ГОСТы и подковывайтесь, в другой раз также с "плохо нескрываемой" насмешкой сообщите ей: всё, что не запрещено законом-разрешено))))"
Я бы сказала тоже самое... Все когда то начинали, делали ошибки, учились... Учиться никогда не поздно. И все мы учимся непрерывно. И не стоит воспринимать совет «учиться» за циничное заявление.
Татьяне отвечу чуть подробнее.
Действительно не обращайте внимания.  Полагаю, я бы тоже могла найти немало почвы для критики, а некоторые ее методы сочла бы «интересными». Кто прав, кто виноват выяснять не стоит – это не конструктивно (тем более она работает в другой компании). Отчаиваться тоже не нужно – не Боги горшки обжигали. И помните - вы будете до тех пор уязвимы, покуда не будете уверены в своих знаниях.  Воспринимайте - это критику из которой вам нужно сделать конструктивные выводы.
1. Изучайте ГСДОУ, Госты, Типовые инструкции, Правила работы архивов организаций . Для человека с высшим образованием это не составит большого труда, тем более имея «бухгалтерское» образование, где знание нормативов - это основа основ. Для «документоведа» нормативы выше – это «наше все».
2. Изучив поймете, где и что у Вас не то, чего не хватает, что Вы делаете лишнего, и как надо и т.п. И сами поставите работу «как надо». Возникнут вопросы о деталях тонкостях и проч. welcome.  Обсудим подумаем вместе.
3. И об актуальных вопросах :
А.) регистрировать все факсы как таковые нет никакой необходимости (утоните). Факс такое же средво передачи документа как обычная почта, эл. почта, курьерская доставка и проч. Регистрируется документ, а не средство его передачи. Какие документы регистрируются в канцелярии это отдельный вопрос.
В) СЭД – отнюдь не понацея и не верх блаженства. И вовсе не обязательно иметь СЭД. СЭД стоит денег и немалых. Если документооборот таков, что в ней (СЭД) нет острой необходимости, то чего деньги тратить. Вести журналы вполне можно и в таблицах Excel, и в Word и проч. Ms office – доступен всем. Прочем как и бумажные журналы и картотеки никто не отменял. Повторю слова выше «все что не запрещено – разрешено».
Как корректнее перейти на эл. регистрацию спрашивайте.

Примечание для AnNa AnNa.
Договоры, допы, акты и проч. к договорам, регистрируются отдельно и отнюдь не в факсах(если вы таковые «учитываете») и не во входящей корреспонденции и все таки не в канцелярии. По правилам эти документы должны приходить с сопроводительным письмом. К сожалению, не все этим руководствуются. Таким образом регистрируя договор, переданный по факсу, вы регистрируете «виртуальное» сопроводительное письмо, подверждая факт его получения договора.

- Я тоже больше доверяю "бумажной" регистрации... да еще, когда работаешь на компе - многие могут подойти и отвлечь, думая, что ты не особо занята, сколько бы ни было у тебя работы; а когда устраиваешь на столе завал из журналов - даже при небольшом объеме документов - сразу видно - человек безумно занят))) и хотя в моих принципах всегда держать рабочее место в идеальном порядке - иногда утраиваю такие "показательные" завалы, чтобы прочувствовали, что я тоже занятой человек...

- Если Вы еще раз прочтете мое сообщение, но уже внимательно, то увидите, что я говорила не о том, что факсы надо регистрировать в журнале входящей корреспонденции, а о том, что их в принципе надо регистрировать, естественно выборочно (например, рекламные листовки,предлагающие Вам купить 3 ручки по цене 2-х Вас не интересуют в данном случае)и в отдельном журнале для факсов. А вот насчет "регистрируется документ, а не средство его передачи" не все так однозначно, конкретно для факсов, например. По факсу мы получаем копию документа, а не оригинал. И пример ситуации, при котором эта копия может иметь силу оригинала, я описала выше. И это всего лишь одна из тех причин, которая нам указывет на необходимость регистрации факсов. На самом деле их больше. Сопроводительные письма в данном случае не при чем (мы не говорим о входящих оригиналов документов).Это всего лишь факс, т.е. копия, а не документ с "живой" синей подписью и синей печатью. Например, копия доверенности, полученная по факсу, не имеет юридической силы. Надеюсь, теперь понятно, что мне хотелось сказать Татьяне.
А насчет учиться, учиться и еще раз учиться-верно, это всегда позволит вам быть уверенными в своих действиях.

- Девушки! На сайте www.araxgroup.ru выставлена небольшая программка регистрации документов (вх., исх. внутренних). Абсолютно бесплатная. Для небольших фирм вполне приемлема. Там есть и функции поиска и файлы к регистрационной карточке можно прикрепить. Для начала она должна устроить всех начинающих.
А что касается регистрации документов, то они регистрируются АБСОЛЮТНО ВСе, не зависимо от способа доставки. Но докомент это то, что как минимум имеет текст и подпись.

- Я еще раз внимательно перечитала первое сообщение и Ваше примечание и поняла, что я правильно Вас поняла. Возможно это я не совсем ясно высказалась. Поясню.
О договорах. Мы имеем 2 разных действия. 1. Регистрация договора (юр.подверждение заключения договора организацией) и 2. Регистрация поступления договора в организацию (юр.подверждение факта поступления документа в организацию). 1. Регистрацию договора, как правило, осуществляет тот, кто ведет эти договора (договорной отдел, отдел поставок, кредитный отдел и тп. в зависимости от профиля деятельности, размера и объемов работ организации) и это отдельная тема . При желании можем обсудить.  2. Регистрацию поступления в организацию договора, пришедшего по почте, факсу и т.п. осуществляет канцелярия , общий отдел, секретариат и т.п. Сопроводительное письмо –это хороший тон для уважающих себя и партнеров организаций, и неважно по почте или по факсу документы направляются. По факсу должна придти точная копия того, что потом поступит по почте. Письмо регистрируется ЕДИНОЖДЫ, при поступлении оригиналов факсовая копия удаляется. Если компания маленькая и партнеры все хорошо известные то и проблем особых нет. А если большая и соотвевующий документооборот, то это головная боль(причем сильная) того, кто разбирает входящую корреспонденцию.
О факсах и их регистрации. Повторюсь, факс – это средство(устройство) передачи документа , а не вид документа. Регистрируются документы. Да вы абсолютно правы, НЕ НАДО регистрировать все что приходит по факсу. Но это не запрещено. Соответвенно кто считает для себя необходимым регистрировать ВСЕ, может заниматься этим титаническим трудом. Есть (например в ГСДОУ) перечени документов, подлежащих обязательной регистрации, и того, что не рекомендуется регистрировать.
О журналах регистрации. Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть ОДИН. В нем регистрируется не зависимо от способа доставки(получения) все входящие документы подлежащие обязательной регистрации. Если вам необходимо, можете в отдельную графу выделить способ доставки. Если вы будете вести раздельную регистрацию факсов, почты, курьерской доставки и проч., то добавите себе только головной боли во время поиска документов. Это надо будет глазками перелопатить все журналы!!! Так что я настоятельно рекомендую не делить. Ваше право воспользоваться советом или нет.
PS/ Извините, если сообщение показалось слишком назидательным. Цели такой нет, только «дележка» опытом и знанием.

- ТатьяНочКа! спасибо повеселила.  Впервые встречаю, такой аргумент в пользу "бумаги".
Lidamir. Мерси за ссылку. Надо внимательно посмотреть. Компания нигде не светится, на больших форумах ее нет. Любопытно!

- Много правильных, пусть и назидательных слов.Спасибо, NatalyZ))) Но не о том, что я до Вас хотела донести. Пусть уж кому эта тема будет необходима и разберется)
Хочу лишь еще раз сказать, что понятие "документ" все-таки уже, нежели вы о нем говорите. От способа его получения многое зависит: если он получен по факсу-это копия, или по эл.почте-это тоже копия. Нельзя его приравнивать к оригиналу с "синими" печатями и подписями. Копий "нарисовать" можно сколько угодно, но они не будут иметь силы оригинала.Попробуйте что-нибудь купить в магазине по копии 100 рублевой купюры))))и сказать, что потом, когда-нибудь, вы занесете ее оригинал))))
И еще, раз уж мы делимся опытом, все-таки грамотнее говорить договорЫ, а не договорА, несмотря на некоторые послабления наших "грамотоведов".

- Пардонте "профессионализм"!  ... много общалась с договорниками, невольно цепляешь. Мне тоже больше нравится "договорЫ"...
Если вы считаете, что я Вас не поняла - значит оно так и есть. Опять же  Про оригиналы и копии мы можем поговорить отдельно
Вы абсолютно правы приравнивать их ни в коем случае нельзя. И очень нервно порой бывает, что оригиналы все не идут, и не идут.
Наша дисскуссия только свидетельствует об актуальности темы. Рада приятному и неравнодушному собеседнику!

- С этим можно поспорить, исходя из судебной практики, иногда "факсовая бумажка" может очень дорого обойтись организации, зависит от какой организации этот факс, если госорганы, то суд исходит из того, что у получателя есть возможность проверить легитимность присланного, и не исполнение по причине "факс - не документ" грозит штрафом; способы заключения договоров включает в себя и обмен электронными сообщениями (есть и такие судебные решения по принуждению к заключению договора, подтверждение надлежащего исполнения договора и пр.); в самом договоре может быть предусмотрен обмен факсовыми и электронными сообщениями, тогда это уже письменные доказательства.

- Согласна с А.А. на все 200%  но это хорошо бы в отдельную тему

- Ну наконец-то, меня услышали)))  с этого то все и началось,что факс может иметь силу оригинала, и я приводила всего лишь один пример в самом первом сообщении,с которого и началась наша дискуссия, потом уж речь зашла и об остальных, так сказать "не документах"... Согласна, актуальность темы налицо)))) и радует неравнодушие...
Всех с наступающим!!!

- Здравствуйте! Прочитала тему выборочно, но на свой вопрос, который задаю сейчас, ответ найти не удалось.Все таки, существуют на сегодняшний день требования по которым обязательно вести журналы регистрации вх,исх, приказов?
Если компания с небольшим документооборотом, можно обойтись без ведения этих журналов?

- Обойтись можно без многого. Другое дело,что если возникнет ситуация, когда нужно будет отыскать документ или выяснить, кто его курировал - уверены ли Вы,что быстро вспомните когда, кому он был адресован и где он сейчас?

- Девочки...подскажите...пришла в новую компанию. Еще нет и месяца работы. Документооборот - страшная вещь! ))))) Хочется документы убрать...отвернуться и ничего не видеть. Прямо руки опускаются! Сделала проект инструкции по делопроизводству. Отдала начальнику...он в этом 0....судя по потертостям бумаги)))) даже не открывал. Что делать....? Сотрудники все новые....отношения еще не налажены....страшно мне как то вводить новую инструкцию. Вдруг ополчатся?....Уже разговорчики за спиной слышу....
А главный вопрос....в ГОСТе "Унифицир. сист......" написано про рег. номер док. (все это знают как мантру)....а тут девочка до меня регистрировала таким образом....новый месяц....все с нуля.
Март - 01(порядковый номер письма в ЭТОМ месяце) /03 (порядковый номер месяца), таким образом каждый новый месяц начинается с письма 01/......
Мне где то снилось....что нумерация должна быть сквозная....весь год. А где....не помню. В этом самом ГОСТе про это ни слова....перечитала раза 3....
Что делать...ума не приложу.
Подскажите пожалуйста!!!!!

- Что-то мне подсказывает, что нормативных документов, которые устанавливали бы структуру регистрационного номера, нет.

- Думаю, что нужно утверждать инструкцию. В первую очередь, это облегчит работу Вам.
Поверьте, новая инструкция - это не тот повод, чтобы испортить отношение с новичком.

- Ой как хочется верить.... А что же в итоге с регистрацией делать?!....Вводить другой порядок регистрации документов или оставить так как есть?
Структуру рег. номера подсказывает ГОСТ "Униф. сист.......". Но там нет слов о том обнуляется ли она?...или обязательно должна быть сквозной. Вот как! Вообще я так понимаю что конечно сквозной через весь год. А не каждый месяц с 01 письма начинать!

- В регистрации что главное? Чтобы номер был уникальным и документ был зарегистрирован только единожды. А по какой логике вы будете присваивать документам номер не особо важно.
Просто с инструкцией Вам будет проще контролировать этот процесс. А номенклатуры в организации тоже нет?

- Да ничего тут нет.
Про инструкцию я понимаю. Проект уже сделала и запустила на согласование. Тут 6 замов директора...все должны подписать. Другое дело что я там не прописала именно этот вопрос. Ну, короче все хитро сделала. Теперь жду. А вопрос все равно открыт. Как же регистрировать?!....для меня все еще вопрос открытый.

- Ну если номенклатуры нет, то корреспонденция регистрируется в анархичном порядке.
Вы новый человек в организации и вполне можете не понять логики регистрации предыдущего работника, поэтому регистрируйте по-своему.
Но я бы начала новую жизнь с нового месяца.

- Уважаемые коллеги! Насколько я помню, регистрация может быть и с индивидуальным номером (сплошная регистрация с 01 января по 31 декабря текущего года), так и в соответствии с номенклатурой дел. Например: 3-18-256, где 3 - номер подразделения, 18 - номер дела, 256 - регистрационный номер.
Согласна, что номер присваивается единожды. Но нумерация д.б. сплошной, т.к. номер является индивидуальным идентификационным кодом. В электронной регистрации нумерация также будет сплошной, но скорее всего в соответствии с номенклатурой или порядковым номером недели года. Это странная, на мой взгляд система регистрации, но для большого потока документов она может пригодится. Например, 12-18/256, где 12 - текущий год, 18 - порядковый номер недели (в данном случае это текущая неделя, с 30.04 по 06.05. 2012 года), а номер 256 - опять-таки порядковый номер документа.

- Об электронной регистрации пока никто не говорит. Скорее всего это будет просто файл в формате Excel, И нумерация будет сплошной. Решила. И новая жизнь наверное начнется действительно с нового месяца (связано с системой согласования проекта). Очень хочется уже поскорее её начать. В документах черт ногу сломит. Сотрудники вынимают оригиналы входящих писем....забирают их к себе в отдел...не давая никакой информации. Исходящие письма регистрируются черт знает как. В папках с приказами как оказались исходящие письма....да еще и пронумерованные...и зарегистрированные как приказы!!!!!!!! это маленькая часть айсберга.

- Это нонсенс! В компании хоть кто-то кроме Вас знает, как вообще обращаться с документами? Оригинал входящего письма может быть в отделе, бывало такое, проходили, но тогда мне оставьте, плиз, копию документа! Он же зарегистрирован! И в конце года когда все документы надо сортировать, я получала кучками документы, копии которых вытаскивала, а оригиналы вкладывала обратно.
Сочувствую!!!

- Приучайте постепенно своих коллег к порядку. И не бойтесь осуждения с их стороны

- Помогите пожалуйста, с моим объемом работы, нечаянно допустила ошибку во входящей документации, два разных письма под одним номером, что делать?

- Как это вынимают оригиналы писем????!!!! Вся корреспонденция поступает в секретариат (канцелярия, общий отдел)!!! И никуда более!

- Составьте акт и всего делов.

- Какое осуждение?)) Они потом еще и спасибо скажут, когда в один прекрасный момент не смогут (очччень часто бывает) найти какой-либо документ.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль