Регистрация документов

809
В любой организации существует ряд документов, которые, так или иначе, имеют отношение к работе самого предприятия. А чтобы они не потерялись и вы могли с легкостью к ним обратиться, рекомендуем узнать, что такое регистрация документов.

Из данной статьи вы узнаете:

  • какие документы подлежат регистрации;
  • для чего нужен журнал регистрации;
  • какие формы регистрации документов существуют;
  • как производится подготовка документов для их регистрации;
  • как вносить изменения в зарегистрированные документы;
  • в какие сроки необходимо выполнять регистрацию документов.

На данный момент большая часть организаций ведет регистрацию документов 2016 года в электронном виде. Такой способ идеально подходит для компаний, которые имеют внушительный документооборот. Однако существуют компании, в которых регистрация ведется в традиционной форме с помощью регистрационных форм и индексов.

Регистрация документов организации

Регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Если вы сомневаетесь в том, какие материалы необходимо регистрировать, то советуем ознакомиться со списком.

Регистрировать нужно следующие документы:

  • которыми вы руководствуетесь в работе;
  • которые требуют исполнения;
  • которые можно использовать в справочных целях;
  • предназначенные к отправке для исполнения в другие организации.

В 2016 году не подлежат регистрации материалы, которые относятся к рекламным материалам, объявления о выставках, ярмарках, презентациях, приглашения на обучение и т. п.

Журнал регистрации документов

Ручное заполнение журнальных форм регистрации в настоящее время можно встретить только в небольших организациях с малым объемом документооборота. Это связано с тем, что по журналам регистрации сложно вести поиск документов и невозможно вести контроль их исполнения. Для систематизации по срокам исполнения необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Соблюдая правила индексации, следует вести одновременно несколько журналов регистрации (для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам).


Правила регистрации документов


Формы регистрации документов

Существуют различные формы регистрации документов 2016 года. Помимо журнальной регистрации, также применяется карточная форма. При ее организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе (дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении).

В свою очередь картотеки (как и журналы) могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую.  Регистрация документов

Электронная форма регистрации документов 2016 года осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу и т.д.

Подготовка документов для регистрации

Перед регистрацией документов необходимо провести их подготовку. Требуется рассортировать бумаги согласно организации их регистрации. В свою очередь регистрируемые деловые бумаги можно разделить на входящие, исходящие и внутренние. Также можно использовать регистрацию по направлениям деятельности. К примеру, отдельно регистрировать бухгалтерские, отчетные, кадровые, распорядительные и прочие документы.


Документальный и архивный фонды организации


Также каждому регистрируемому документу необходимо присвоить регистрационный номер (индекс). Входящим и исходящим письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего разделения всей переписки на информационные массивы по конкретной тематике, что облегчает поиск.

Регистрация изменений документов

При регистрации могут возникнуть ситуации, когда в дальнейшем потребуется внесение изменений. Такая ситуация может возникнуть, при исполнении приказа (и наличии документа, подтверждающего это), получении ответного письма и т.д. В таком случае к зарегистрированному документу прикрепляется копия, содержащая изменения, или делается отметка, которая указывает на индекс документа (его расположение в картотеке) с изменениями.

Например, поступившее в организацию письмо было 813-м по счету с начала календарного года и после исполнения оно будет подшито в дело № 02–11. Данное письмо будет иметь регистрационный индекс: 813/02–11. Копия ответа на это письмо будет подшита вместе с поступившим письмом, т. е. в дело № 02–11. Если у отправляемого ответа будет порядковый номер с начала календарного года, например, 1009, то индекс исходящего письма: 02–11/1009.

Сроки регистрации документов

Поступающие в организацию деловые бумаги регистрируются в день поступления. Дата может быть проставлена как на конверте (актуально для конфиденциальных материалов), так и на самом документе после вскрытия. Внутренние распоряжения и приказы следует регистрировать в день их подписания или утверждения. Сроки регистрации исходящей корреспонденции необходимо проставлять непосредственно в день их утверждения, а не при отправке (так как отправление корреспонденции может осуществляться 1 раз в неделю и реже).

На входящих документах, которые будут регистрироваться в функциональных структурных подразделениях, в службе ДОУ проставляется только дата их поступления в организацию.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал регистрации трудовых договоров.doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
  • Журнал учета исходящей корреспонденции (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал регистрации трудовых договоров.doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
  • Журнал учета исходящей корреспонденции (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль