Бланки документов

289
Для упрощения процедуры оформления документов многие организации используют бланки документов. О том, какие виды существуют, как их заполнять и утверждать – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие бывают формы бланков документов;
  • как происходит заполнение бланков документов;
  • какие реквизиты должны присутствовать на бланках документов;
  • как происходит процедура утверждения бланков документов;
  • можно ли распознать подделку бланка.

Чем больше документооборот в организации, тем целесообразнее прибегнуть к процедуре оформления деловых бумаг с использованием бланков. Их использование значительно упрощает выпуск новых приказов и распоряжений, а также минимизирует возможные ошибки. Рассмотрим подробнее, как они заполняются.

Формы бланков документов

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, который используется в качестве основы для создания приказа, акта, письма, распоряжения и т.д. и идентифицирует его автора.

При разработке шаблона бланка организации сначала необходимо выбрать формат. Они могут быть изготовлены на формате бумаги А3, А4, А5 и А6. Формат А3 применяется для оформления документов, содержащих таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Бланки формата А6 могут использоваться как особая разновидность для составления служебных резолюций (поручений, указаний).

Бумага для бланков должна быть светлых тонов. Выбирая цвет, учитывайте, что чем он темнее, тем проблематичнее будет прочтение текста. Также деловые бумаги, предназначенные для длительного хранения, лучше всего выполнять на белой бумаге высшего качества.

Также существует строгий регламент касательно полей документа. На любом бланке правое поле должно быть не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться в типографиях либо непосредственно в организации на компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бывают различные формы бланков документов 2016 года. Наличие в организации тех или иных образцов может быть обусловлено только необходимостью. К примеру, если в компании большой объем исходящей корреспонденции, то форма бланков для писем значительно облегчит процедуру постоянного составления новых посланий.


Как составить письмо-предложение?


Кроме бланков для писем существуют такие формы, как:

  • общий бланк для изготовления любых документов (кроме письма);
  • бланк для изготовления конкретного документа (акта, приказа, справки и т.д. кроме письма);
  • бланк полномочного лица.

Заполнение бланков документов

Каждый бланк имеет строгий перечень реквизитов и схему их расположения. Реквизиты могут быть расположены как продольным, так и угловым способом. При продольном расположении реквизиты размещены вдоль верхнего поля листа.

Несмотря на то, что каждая организация самостоятельно выбирает расположение реквизитов, которое считает более удобным, угловое расположение является более рациональным и самым популярным при изготовлении бланка для писем.

Реквизиты бланка документа

Формы с продольным расположением реквизитов удобно использовать в тех случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты оформлены на двух и более языках.

Общий бланк. Самый распространенный вид формы. Каждая организация должна иметь его в качестве шаблона для изготовления любой деловой бумаги (кроме письма), входящей в систему УСОРД.

ГОСТ Р 6.30–2003 с последними изменениями 2016 года и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти регламентируют перечень реквизитов, используемых при изготовлении общего бланка:Бланки документов

  • Государственный герб РФ или герб субъектаРФ;
  • товарный знак организации или ее эмблема;
  • код организации по ОКПО;
  • наименование организации;
  • свободное место для размещения наименования вида документа;
  • место для текста.

Также форма должна содержать ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:

  • дата документа;
  • регистрационный номер (индекс) документа;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле исполнения.

Бланк конкретного вида документа целесообразно использовать при регулярном издании данной разновидности деловой бумаги (например, справок, протоколов, приказов). При их разработке в общую форму типографским способом вносятся следующие реквизиты:

  • наименование вида документа;
  • код формы документа по ОКУД.

Бланк для писем используется для оформления исходящей корреспонденции и должен содержать такие реквизиты, как:

  • Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
  • товарный знак или эмблему организации;
  • код организации по ОКПО;
  • наименование организации;
  • контакты организации;
  • код организации;
  • ОГРН;
  • ИНН/КПП.

На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.

Также на форме письма должны быть ограничительные отметки для:

  • даты документа;
  • регистрационного номера (индекса) документа;
  • ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Возможно также размещение дополнительных реквизитов:

  • адресата;
  • заголовка к тексту;
  • отметки о контроле исполнения.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы


Утверждение бланков документов

Требования по работе с формами включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно формы с использованием  Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков удобно осуществлять с помощью специального журнала, форма которого произвольна и разрабатывается самостоятельно компанией.

Введение в обращение и утверждение бланков документов 2016 года осуществляется по предложениям подразделений или личным распоряжением руководителя организации. Для их уничтожения должны издаваться акты с соответствующим указанием.

Контроль над изготовлением, применением и хранением необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в компании, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Для их назначения издаются специальные распорядительные документы.

Подделка бланков документов

Под подделкой бланков документа подразумевается как полное изготовление фальшивого документа, так и внесение в подлинный документ частичных изменений путем подчисток, поправок, дописывания текста и т.п., искажающих его содержание. Подделка бланков документов может выражаться также во внесении в официальный документ заведомо ложных сведений.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Состав преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 327 УК РФ, налицо лишь тогда, когда подделывается документ, предоставляющий права или освобождающий от обязанностей. Если подделка документа не влечет за собой изменения в правовом положении виновного лица, она не образует состава рассматриваемого преступления.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль