Экспертиза ценности документов

1183
С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.

В данной статье вы найдете:

  • что представляет собой экспертиза ценности документов в организации;
  • как провести экспертизу ценности документов;
  • какие цели преследует экспертиза ценности;
  • какие существуют критерии экспертизы;
  • порядок проведения экспертизы ценности документов. С чего начать?

                  Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком  может привести к ряду негативных последствий. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.

Экспертиза ценности документов в организации


Экспертиза ценности документов


Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:

  • руководителя или представителя руководства организации;
  • работника архива;
  • главного бухгалтера организации;
  • работника кадровой службы организации;
  • представителя юридической службы организации;
  • сотрудника службы ДОУ или секретаря организации.

Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

  • в текущем делопроизводстве:
  • при составлении номенклатуры дел;
  • при формировании документов в дела;
  • при подготовке дел к последующему хранению (передаче в архив).

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.

Цели экспертизы ценности документов

Основными целями экспертизы ценности документов являются:Экспертиза ценности документов

  • отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
  • отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
  • выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
  • рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
  • рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
  • участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).

Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Критерии экспертизы ценности документов

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.

Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.

К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Порядок экспертизы ценности документов

Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

Экспертиза ценности архивных документов

Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.


Документальный и архивный фонды организации


Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.

Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.

Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (бланк).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль