Уничтожение документов

210
В каждой организации ежегодно должно производиться уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Читайте в данной статье о способах уничтожения, сроках и порядке проведения процедуры.

В этой статье подробно описано:

  • в какие сроки необходимо проводить уничтожение документов;
  • как происходит процедура уничтожения архивных документов;
  • порядок действий при уничтожении документов.

Любая организация должна ежегодно осуществлять экспертизу ценности документов, по итогам которой необходимо уничтожать деловые бумаги с истекшими сроками хранения. Давайте рассмотрим более подробно, как осуществляется данная процедура и способы утилизации организационной документации.

Сроки уничтожения документов

Чтобы определить сроки удаления документов, следует обратиться к номенклатуре дел. Если вы не уверены, истек ли срок хранения документов, то вы всегда можете уточнить их по типовым и ведомственным перечням. Следует отметить, что организация не имеет права оставлять на хранение документацию с истекшим сроком хранения (даже из практических соображений). Также категорически запрещается уменьшать сроки хранения деловых бумаг.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Чтобы сделать хранение и уничтожение документов более легкой и понятной процедурой, рекомендуем всегда иметь под рукой перечень деловых бумаг с указанием сроков хранения. Несмотря на обширный список, большая часть документации может храниться в течение пяти лет. Именно такой срок указан в типовом перечне. Разрешается включать в акт об уничтожении те документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, если организация проводит процедуру уничтожения документов в 2016 году в мае, то разрешается уничтожить документы, срок хранения которых истек до 1 января 2016 года. Если срок хранения деловой бумаги истек 2 января 2016 года, то данная документация ни в коем случае не может быть уничтожена, а должна оставаться в архиве организации до следующего года.Уничтожение документов

Акт о выделении к уничтожению документов должен содержать название структурного подразделения, которое направило документы. Проставляется данный реквизит перед заголовочной частью каждого акта. Заголовки однородных дел следует вносить под одним общим заголовком (указывается суммарное количество дел). Внимательно пересчитайте количество позиций в акте на уничтожение, дабы в дальнейшем не столкнуться с незаконным уничтожением либо делами, которые формально еще хранятся.

Согласно нормативным требованием отбор дел, подлежащих уничтожению, проводится полистно. Опять же, если документация лежит более пяти лет и вы уверены, что в ее числе нет организационной документации (срок хранения которой неограничен), то можно подвергнуть тщательному просмотру только некоторые дела, чтобы убедиться в их бесполезности.

Напоминаем, что дальнейшее использование документов с истекшим сроком хранения недопустимо! Особенно в качестве черновиков.


Передача документов на хранение в архив организации


Уничтожение архивных документов

При утилизации документации следует соблюдать следующие принципы:

  • уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
  • документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
  • уничтожение архива документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно производить несколькими способами. Если уничтожению подлежит информация, размещенная на бумаге, то можно выделить три основных способа: уничтожение документов шредером, сжигание и химическое уничтожение. Уничтожение секретных документов лучше всего доверить специальным компаниям, специализирующимся на утилизации и имеющим специальное разрешение. При небольших объемах секретной документации ее утилизацию можно провести самостоятельно путем сожжения.

Порядок уничтожения документов

Существует единый порядок уничтожения документов как на бумажных носителях, так и электронных. Для этого по результатам экспертизы ценности составляется акт на выделение документов к уничтожению.


Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых. Основная работа заключается в составлении акта, в который должна быть перенесена информация с обложек дел, отобранных для утилизации. Если обложка не содержит полной информации, то ее следует уточнить по номенклатуре дела (заголовок, дата и индекс).

Основная загвоздка для сотрудников, проводящих отбор дел, это определение номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Однако на деле все обстоит гораздо легче. Учитывайте, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за отсутствия возможности охватить все многообразие деловых бумаг. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что сотрудник, составляющий акт на уничтожение, должен понимать назначение документации, чтобы безошибочно определить срок уничтожения.

Акт об уничтожении должен быть подписан сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Далее в акте делается отметка о согласовании с экспертной комиссией (для этого проводится заседание, о котором должен быть составлен протокол). Лишь  только после этого дела можно отправить на уничтожение.

 Как говорилось выше, уничтожить документы можно либо самостоятельно, либо с помощью специальных организаций. Если проводить утилизацию бумаг без обращения в сторонние компании, то необходимо составить акт в произвольной форме по завершению работ. В случае, если вы обратитесь к услугам организации, вам выдадут акт или накладную, в которой будут указаны дата, объем, вес уничтоженной документации и количество дел. На этом процедуру 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция архивариуса (бланк).doc
  • Акт об уничтожении кадровых документов (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция архивариуса (образец).doc
  • Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль