Архивное дело

591
Для организации правильной работы с документами организации необходимо не только знать правила оформления деловых бумаг и формирования дел, но и основы хранения. Чтобы обеспечить в организации быстрый доступ к необходимым документам, рекомендуем изучить архивное дело.

Данная статья позволит разобраться в таких вопросах, как:

  • делопроизводство и архивное дело;
  • управление архивным делом в организации;
  • организация архивного дела;
  • информатизация архивного дела;
  • история архивного дела.

В любой организации имеются документы, которые необходимо хранить в течение нескольких лет либо на протяжении существования организации. Чтобы не растерять столь важную документацию, рекомендуем организовать в компании правильное хранение деловых бумаг в архиве.

Делопроизводство и архивное дело

Существует большое количество документов в организации, которые используются единожды или не используются вовсе. Однако избавляться от таких деловых бумаг нельзя до тех пор, пока не истечет их срок хранения. Чтобы правильно организовать их хранение необходимо четко согласовать делопроизводство и архивное дело в организации.


Передача документов на хранение в архив организации


Закон об архивном деле  (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) не делает обязательным создание архивов в негосударственных компаниях, а лишь рекомендует. Однако любой руководитель понимает, что без архива достаточно проблематично организовать правильное и надежное хранение документации. К тому же срок хранения документов по личному составу составляет от 45 лет и более. Учитывая смену кадров, документации по личному составу за эти годы накопится немало. Именно поэтому целесообразней всего будет создать архив.

Управление архивным делом в организации

Несмотря на то, что создание архива в организации подразумевает наличие архивариуса или целого штата работников архива, на самом деле организовать работу архива можно даже в самой небольшой компании. Управление архивным делом в организации может один сотрудник компании, занимающий основную должность в работе с документацией. К примеру, если все обязанности по оформлению документов и дел в организации возложены на секретаря, то будет правильным назначить по совместительству данного сотрудника и ответственным за архивное дело. Для того чтобы возложить на работника ответственность за архивное хранение, требуется инструктаж в государственном архиве.

Также работа в архиве по совместительству очень актуальна в том случае, если организация имеет очень скромный документооборот. В этом случае можно составить график работы архива, т.е. время приема дел на хранение. При такой организации архива контролировать работу секретаря-архивариуса будет руководитель организации.


Передача электронных документов в архив организации


Организация архивного дела

Правильная организация архивного дела подразумевает наличие специально отведенного здания или помещения. При отсутствии такового организовать сохранность документов практически невозможно. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Также помещение архива должно иметь огнеупорные стены и находиться в отдаленности от прокладки труб (водоснабжения и канализации). Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства.

При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для стабильной работы архива рекомендуется разработать инструкцию об архиве организации.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:Архивное дело

  • организация работы архива;
  • ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Развитие архивного дела, его рост и увеличение штата добавляют в обязанности архивариуса организацию инструктажа и введение новых методов работы (например, при организации электронного документооборота).

Информатизация архивного дела

Многие организации уже активно используют электронный документооборот. С его возникновением также появилась необходимость в хранении электронных документов. Как правило, каждое структурное подразделение самостоятельно производит запись документов на электронный носитель (лучше всего для этого подходят диски). Каждый диск содержит только одно дело. Далее составляется опись, в которой указываются списки дел (дисков), передаваемых в архив. Далее электронные диски хранятся в архиве наряду с остальными делами.

История архивного дела

За последние годы история архивного дела все больше пополняется новыми изменениями. Так, последние изменения в законе коснулись архивного хранения информации на электронных носителях. Теперь в архиве можно хранить не только оригиналы документов, но и их копии, а также аудиоинформацию на электронных носителях. К тому же изменения 2015 года сделали необязательным наличие архива в организациях. Теперь руководителям компаний с маленьким документооборотом нет необходимости выделять средства на оборудование собственного архива – достаточно прибегнуть к услугам компаний, которые организуют архивное хранение. В целом можно сказать, что именно благодаря изменениям 2015 года архивное дело перешло на абсолютно новый уровень в обеспечении сохранности документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция архивариуса (бланк).doc
  • Должнастная инструкция заведующего архивом (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция архивариуса (образец).doc
  • Должнастная инструкция заведующего архивом (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль