Формирование дел

511
Правильное формирование дел – залог успешной работы любой компании. Рекомендуем освоить порядок и правила формирования дел для того, чтобы всегда иметь быстрый доступ к документам.

В этой статье вы узнаете:

  • порядок формирования дел;
  • процесс формирования дел;
  • формирование номенклатуры дел.

Чтобы организовать правильный и быстрый доступ к организационным документам следует знать порядок оформления дел. Именно благодаря правильному оформлению можно избежать многих проблем. Рекомендуем ознакомиться с порядком и процессом формирования дел.

Порядок формирования дел

Порядок формирования дел 2016 года состоит в следующем:

  • распределение исполненных документов по делам;Формирование дел
  • расположение документов внутри дела;
  • оформление обложки дела.

Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно. Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.

Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации.


Правила формирования дел


Очень важно правильное формирование и оформление дел, ведь при проверке контролирующих органов данному вопросу уделяется немалое внимание. Особенно это касается государственных организаций, для которых соблюдение правил оформления является обязательным.

Процесс формирования дел

В процессе формирования дел организации следует уделить особое внимание составу документов, входящих в одно дело. Так, при малом документообороте допускается группирование документов за один календарный год. Исключением в данном случае считаются судебная документация, личные дела сотрудников, и прочие деловые бумаги, группирующиеся в период их созыва.

Также при минимальном документообороте можно группировать документацию за последние несколько лет в одно дело. В этом случае необходимо добавлять в дело соответствующие отметки и следить за сроками хранения. Чтобы избежать путаницы со сроками хранения документов, рекомендуется раздельно формировать дела из документов временных и постоянных сроков хранения. Возможна временная группировка документации с разными сроками в одно дело в том случае, когда они относятся к одному вопросу. После решения данного вопроса дело следует расформировать в самостоятельные дела.

При формировании дела включается только один экземпляр документа. В дело не включаются черновики, проекты и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Неправильно оформленные документы также не подлежат формированию в дело.

Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Также документы допустимо располагать в деле в хронологическом порядке или по порядковым номерам. Если оформление документов велось своевременно и по всем правилам, то порядковые номера будут расположены от более старых к более новым документам.

Формирование номенклатуры дел

Формирование номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры используются СДОУ при наличии подведомственной сети. В данном случае служба документации может конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, что позволяет добиться единой методики в оформлении дел и классификации документов.

Использование типовой и примерной номенклатур позволяет значительно оптимизировать и сократить состав документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в госархив документации от подчиненной и вышестоящей организаций, дублирование будет обнаружено при составлении их номенклатур дел. В этом случае в номенклатуре сделается отметка о том, документация какой организации будет принята на хранение.


Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел


Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и устанавливает рекомендуемый состав и индексацию дел в делах организаций, на которые она распространяется.

В качестве оказания методической помощи типовая и примерная номенклатуры могут быть разработаны  Федеральным архивным агентством на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с экспертной комиссией конкретной компании, рассмотрены и согласованы в комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководством компании отраслевого, административно-территориального органа управления.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно — для организаций районного звена и ниже. Переутверждение примерной номенклатуры проводят раз в 10 лет.

Каждая организация должна разработать собственную номенклатуру независимо от наличия типовой или примерной номенклатур. Как правило, разработкой занимается СДОУ организации, а архив оказывает методическую помощь и осуществляет контроль над правильностью формирования дел.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел фрагмент (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел фрагмент (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль