Текущее хранение документов

1893
Перед каждым секретарем регулярно стоит вопрос о необходимости организации текущего хранения документов до момента их передачи в архив. О том, как это правильно сделать и при этом избежать проблем – читайте в статье.

В данной статье подробно рассмотрены такие вопросы, как:

  • текущее и архивное хранение документов;
  • организация текущего хранения документов;
  • проблемы текущего хранения документов;
  • номенклатура дел в текущем хранении документов.

Чем больше организация, тем большее количество документов регламентируют ее работу. И зачастую неопытные секретари во всем этом разнообразии бумаг начинают путаться. Чтобы не совершать подобных ошибок, рекомендуем вам ознакомиться с организацией текущего хранения документов.

Текущее и архивное хранение документов

Текущее хранение дел подразумевает хранение деловых бумаг, решения по которым еще не были приняты или находятся на стадии выполнения. К примеру, если издан приказ о направлении сотрудника в командировку, а она еще не завершена, то приказ будет храниться до тех пор, пока командированный сотрудник не предоставит отчет и прочую документацию. После того, как отчет по командировке будет предоставлен (вместе с авансовым отчетом и оправдательными документами, если таковые имеются), то все документы подшиваются в одно дело вместе с приказом и отправляются на архивное хранение. Естественно документы перед передачей в архив нужно будет проверить, чтобы убедиться в правильности их оформления, однако общей сути процедуры это не меняет: как только закончится срок исполнения документа, его можно отправлять в архив (возможно недлительное хранение исполненных документов, ожидающих оформления в дело).


Определение сроков хранения документов


Текущее и архивное хранение документов также отличаются и в организации работы с ними. Если архивное хранение подразумевает лишь длительное хранение (в редких случаях бумаги извлекают из архива), экспертизу ценности и дальнейшее уничтожение, то текущее хранение подразумевает внесение изменений и ожидание резолюции. Все документы из текущего хранения постепенно переходят в архив, однако в обратном направлении они не перемещаются. Также документы текущего хранения ни в коем случае нельзя уничтожать.

Организация текущего хранения документов

Организация текущего хранения документов подразумевает:Текущее хранение документов

  • хранение документов в процессе их исполнения;
  • хранение исполненных документов.

Другими словами, под текущим хранением подразумевается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Организация текущего хранения документов подразумевает, что во время исполнения документация находится у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.д. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.


Передача документов на хранение в архив организации


Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Проблемы текущего хранения документов

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. По сути вы должны заботиться о документах также, как это бы сделали в архиве организации. Однако, ввиду отсутствия архивных условий, обеспечение должной сохранности является одной из проблем текущего хранения документов.

Проблемы текущего хранения документов также связаны с их безопасностью. Ведь не каждый сотрудник (исполнитель) может иметь на своем рабочем месте сейф или хотя бы запирающиеся ящики. Поэтому на деле оказывается, что к документации может получить доступ любой желающий.

Также деловые бумаги, находящиеся на текущем хранении, очень легко потерять. Как правило, происходит это на стадии исполнения документа, когда он еще не подшит в дело. Чтобы избежать подобных осложнений, многие сотрудники предварительно делают копию в электронном варианте. Такая мера предосторожности не только обеспечивает сохранность документации, но и позволяет быстро получить доступ к содержанию деловой бумаги.

Номенклатура дел в текущем хранении документов

Как уже было сказано выше, документы, находящиеся на исполнении, хранятся в специальных папках у исполнителя. Данные папки должны содержать надписи: "Срочно", "На исполнение" и т.д. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае отсутствия исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Для хранения исполненных документов используются специальные папки. «Скоросшиватели» применяются для хранения документации с кратковременными сроками, так как в таких папках бумаги располагаются в обратной хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу).

Для деловых бумаг длительных и постоянных сроков хранения рекомендуется использовать папки с мягкой системой крепления. Это позволяет подшить всю документацию в правильном порядке.

Далее необходимо сгруппировать исполненные документы согласно правилам оформления и формирования дел. Номенклатура дел используется типовая или примерная, а также должна применяться индивидуальная номенклатура, разработанная организацией. Примечательно, что для создания индивидуальной номенклатурой в качестве основы используются типовая или примерная.

Следует отметить, что недооформленные и незавершенные дела нельзя сдавать в архив. В противном случае архивариус вернет их обратно в соответствующее подразделение организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел организации (фрагмент).xls
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль