text
Секретариат

Текущее хранение документов

  • 12 июля 2016
  • 4015

Перед каждым секретарем регулярно стоит вопрос о необходимости организации текущего хранения документов до момента их передачи в архив. О том, как это правильно сделать и при этом избежать проблем – читайте в статье.

В данной статье подробно рассмотрены такие вопросы, как:

  • текущее и архивное хранение документов;
  • организация текущего хранения документов;
  • проблемы текущего хранения документов;
  • номенклатура дел в текущем хранении документов.

Чем больше организация, тем большее количество документов регламентируют ее работу. И зачастую неопытные секретари во всем этом разнообразии бумаг начинают путаться. Чтобы не совершать подобных ошибок, рекомендуем вам ознакомиться с организацией текущего хранения документов.

Текущее и архивное хранение документов

Текущее хранение дел подразумевает хранение деловых бумаг, решения по которым еще не были приняты или находятся на стадии выполнения. К примеру, если издан приказ о направлении сотрудника в командировку, а она еще не завершена, то приказ будет храниться до тех пор, пока командированный сотрудник не предоставит отчет и прочую документацию. После того, как отчет по командировке будет предоставлен (вместе с авансовым отчетом и оправдательными документами, если таковые имеются), то все документы подшиваются в одно дело вместе с приказом и отправляются на архивное хранение. Естественно документы перед передачей в архив нужно будет проверить, чтобы убедиться в правильности их оформления, однако общей сути процедуры это не меняет: как только закончится срок исполнения документа, его можно отправлять в архив (возможно недлительное хранение исполненных документов, ожидающих оформления в дело).


Определение сроков хранения документов


Текущее и архивное хранение документов также отличаются и в организации работы с ними. Если архивное хранение подразумевает лишь длительное хранение (в редких случаях бумаги извлекают из архива), экспертизу ценности и дальнейшее уничтожение, то текущее хранение подразумевает внесение изменений и ожидание резолюции. Все документы из текущего хранения постепенно переходят в архив, однако в обратном направлении они не перемещаются. Также документы текущего хранения ни в коем случае нельзя уничтожать.

Организация текущего хранения документов

Организация текущего хранения документов подразумевает:Текущее хранение документов

  • хранение документов в процессе их исполнения;
  • хранение исполненных документов.

Другими словами, под текущим хранением подразумевается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Организация текущего хранения документов подразумевает, что во время исполнения документация находится у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.д. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.


Передача документов на хранение в архив организации


Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Проблемы текущего хранения документов

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. По сути вы должны заботиться о документах также, как это бы сделали в архиве организации. Однако, ввиду отсутствия архивных условий, обеспечение должной сохранности является одной из проблем текущего хранения документов.

 

Проблемы текущего хранения документов также связаны с их безопасностью. Ведь не каждый сотрудник (исполнитель) может иметь на своем рабочем месте сейф или хотя бы запирающиеся ящики. Поэтому на деле оказывается, что к документации может получить доступ любой желающий.

Также деловые бумаги, находящиеся на текущем хранении, очень легко потерять. Как правило, происходит это на стадии исполнения документа, когда он еще не подшит в дело. Чтобы избежать подобных осложнений, многие сотрудники предварительно делают копию в электронном варианте. Такая мера предосторожности не только обеспечивает сохранность документации, но и позволяет быстро получить доступ к содержанию деловой бумаги.

Номенклатура дел в текущем хранении документов

Как уже было сказано выше, документы, находящиеся на исполнении, хранятся в специальных папках у исполнителя. Данные папки должны содержать надписи: "Срочно", "На исполнение" и т.д. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае отсутствия исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Для хранения исполненных документов используются специальные папки. «Скоросшиватели» применяются для хранения документации с кратковременными сроками, так как в таких папках бумаги располагаются в обратной хронологической последовательности: более поздние даты оказываются первыми (сверху), а более ранняя документация – в конце (снизу).

Для деловых бумаг длительных и постоянных сроков хранения рекомендуется использовать папки с мягкой системой крепления. Это позволяет подшить всю документацию в правильном порядке.

Далее необходимо сгруппировать исполненные документы согласно правилам оформления и формирования дел. Номенклатура дел используется типовая или примерная, а также должна применяться индивидуальная номенклатура, разработанная организацией. Примечательно, что для создания индивидуальной номенклатурой в качестве основы используются типовая или примерная.

Следует отметить, что недооформленные и незавершенные дела нельзя сдавать в архив. В противном случае архивариус вернет их обратно в соответствующее подразделение организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (бланк).xls
  • Номенклатура дел организации (фрагмент).xls

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.