Входящая корреспонденция

2814
Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять – читайте в статье.

Из данного материала вы узнаете:

  • какие документы являются входящей корреспонденцией организации;
  • правила работы со входящей корреспонденции;
  • какие требования к входящей корреспонденции;
  • как регистрировать входящую корреспонденцию.

Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

Входящая корреспонденция организации

Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию. На данное время существует три основных способа доставки входящей корреспонденции: обычной почтой, курьером или в виде электронного письма. Прежде чем приступить к обработке входящих писем, необходимо четко понимать с какими бумагами вы имеете дело. Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

  • письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
  • письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
  • справочно-информационные письма.

Как не утонуть в море информации. Эффективная работа с информацией


Как уже понятно, первая категория писем должна быть обработана в первую очередь и передана руководству. Для данных писем требуется тщательная обработка и оформление. Также над документами данной категории требуется осуществлять контроль исполнения. В эту категорию корреспонденции можно отнести и так называемые циркулярные письма, направляемые из вышестоящих организаций. Как правило такие бумаги содержат распоряжения или задачи, требующие безотлагательного решения. Поэтому очень важно контролировать исполнение и сроки.

Вторая категория входящей корреспонденции представляет собой ответы на отправленные вашей организацией ранее письма. Чаще всего такие письма требуется зарегистрировать и передать далее сотрудникам, занимавшимся данным вопросом.

Справочно-информационные письма не требуют принятия каких-либо решений или исполнения. Такие бумаги не нужно регистрировать и оформлять. Как правило, содержание данных бумаг передается руководству организации, а сама бумага отправляется в корзину.

Правила работы с входящей корреспонденцией

Правила работы с входящей корреспонденцией включают несколько этапов:

  • прием корреспонденции;Входящая корреспонденция
  • сортировка;
  • регистрация корреспонденции;
  • направление документов сотрудникам организации для принятия управленческого решения;
  • направление документов на исполнение;
  • исполнение документов;
  • организация контроля исполнения документов;
  • формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

Руководитель – это руководитель организации или подразделения. Просматривает поступившие на его имя бумаги и принимает по ним решения. В дальнейшем оценивает исполнение.

Ответственный исполнитель – сотрудник компании, указанный в резолюции руководителя (полномочного лица) как «Ответственный исполнитель». Получает документ для его дальнейшего исполнения, организует исполнение и докладывает о ходе работы.


Контроль исполнения документов


Контролер – сотрудник компании, который по назначению руководства должен осуществлять контроль исполнения. Также в его обязанности входит снятие с контроля и завершение работ.

Секретарь – секретарь руководителя. Получает корреспонденцию, отвечает за ее сортировку, регистрацию и оформление. Также вносит в регистрационную форму сведения о движении документа внутри организации. При наличии в организации службы ДОУ эти функции выполняет делопроизводитель.

Требования к входящей корреспонденции

Главное требование к входящей корреспонденции – любой важный для организации документ подлежит обязательной регистрации. Также бывают случаи, когда одно и то же письмо дублируется и доставляется в организацию разными способами. Нужно тщательно отслеживать подобные моменты, чтобы в дальнейшем не возникло путаницы с повторным оформлением одного и того же письма. При выявлении дублирования документов письму, которое поступило позже, присваивается номер первого экземпляра. Из этого можно вывести второе требование – каждая деловая бумага регистрируется в организации единожды.

Третье требование – каждый входящий документ должен иметь уникальный входящий номер. Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что может стать причиной многих неприятностей.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация входящей корреспонденции возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при отсутствии таковой – на секретарей. Регистрация подразумевает внесение данных письма в регистрационные формы (журнал входящей корреспонденции), чтобы в дальнейшем можно было отследить не только перемещение документа внутри организации, но и ход исполнения.

Для регистрации входящих писем используют:

  • бумажные носители (журнал входящей документации или контрольно-регистрационные карточки);
  • электронный журнал (СЭД или MS Excel).

Система электронного документооборота. Регламентируем работу!


При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Если письмо поступило в электронном виде, то оно просто прикрепляется к электронному журналу регистрации. Если же регистрация ведется в бумажном виде, то электронный файл необходимо распечатать.

После регистрации письма необходимо проставить штамп «Зарегистрировано» (или соответствующую метку) в правом нижнем углу письма, а также наименование организации, дату получения и присвоенный входящий регистрационный номер.

Следует отметить, что современные СЭД позволяют автоматически осуществлять регистрацию входящих электронных писем. Также автоматическая регистрация осуществляется если ваша организация и компания-отправитель используют одну и ту же СЭД.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
  • Должностная инструкция экспедитора по обработке корреспонденции (общеотраслевая) (бланк).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
  • Должностная инструкция экспедитора по обработке корреспонденции (общеотраслевая) (образец).doc
  • Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль