Основные виды документов организации

677
Знание основных видов документации организации является обязательным для каждого секретаря, ведь именно с такими документами ему приходится чаще всего сталкиваться в процессе работы. Читайте в статье о видах основных документов организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое управленческие документы;
  • как выглядит бухгалтерская документация;
  • какие бывают документы по учету кадров и оплате труда;
  • разновидности специализированных документов.

В организации существует большое разнообразие различной документации, относящейся к подразделениям компании. Любой секретарь обязан знать разновидности документов, для того, чтобы организовать правильную работу документооборота в компании.

Управленческие документы

Управленческие документы организации – это организационно-правовая документация, с которой и начинается жизнедеятельность компании. Они необходимы для создания организации, ее структуры, определения состава сотрудников и прочее. Управленческие документы также регламентируют режим работы, организацию труда и обязанности сотрудников и подразделений организации.

Основные виды распорядительных документов представляют собой:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • положение о структурном подразделении организации;
  • положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по отдельным видам деятельности;

Все управленческие документы обладают общими характерными чертами. Кроме того, что с их помощью реализуются нормы административного права, они имеют следующие особенности:

  • Управленческие документы содержат положения, которые подлежат обязательному исполнению всеми сотрудниками организации и представляют собой организационно-правовую базу для обеспечения нормального функционирования всей компании. Можно сказать, что данная документация определяет рамки правового поля, в границах которого сотрудники компании осуществляют свою трудовую деятельность.

  • Управленческая документация относится к документам прямого действия и затрагивает целый комплекс взаимосвязанных вопросов.
  • Введение данных документов в действие всегда осуществляется только после утверждения руководителем организации или соответствующего подразделения (в зависимости от категории документа).

Правила регистрации документов


Основные виды организационных документов относятся к бессрочной документации и имеют юридическую силу вплоть до отмены их действия или введения новых взамен устаревших. Как правило большинство компаний осуществляют замену управленческой документации каждые 4-6 лет. Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Также для управленческих документов существуют единые требования к порядку изложения и содержанию.

Бухгалтерская документация

Самыми значимыми деловыми бумагами в бухгалтерии являются документы первичного учета. Они представляют собой начальную стадию системного восприятия регистрации каждой отдельно взятой операции, которые в совокупности характеризуют процессы и явления, происходящие в организации. К объектам первичного учета относятся заготовка, приобретение и расходование материальных ресурсов, банковские операции, расчеты с клиентами и поставщиками и т.д.

Можно сказать, что первичная бухгалтерская документация представляет собой письменное свидетельство о совершении какой-либо финансовой операции (покупке, продаже), обладает юридической силой и не требует дальнейших пояснений.

Основные виды первичных документов должны содержать:Основные виды документов организации

  • наименование операции;
  • название организаций (адреса и расчетные счета) участников операции;
  • дату составления. Без даты документ не имеет юридической силы;
  • содержание операции, вытекающее из наименования документа;
  • измерители операции (в чем измеряется купленный/проданный товар или оказанная услуга);
  • подписи руководителя организации и главного бухгалтера (с расшифровкой и наименованием занимаемой должности).

Как правильно согласовывать документы?


Бухгалтерская документация не должна содержать помарок и исправлений. Также документы должны быть заполнены разборчивым подчерком, потому что в дальнейшем используются для записей в журналах учета, ведомостях и т.д.

Документы по учету кадров и оплате труда

Документы по учету кадров и оплаты труда представляют собой штатное расписание и всю документацию, связанную с каждым сотрудником организации. К ним можно отнести личные карточки работников, трудовые договоры, графики отпусков, расчетные листы по зарплате и т.д. Большая часть документов данной категории имеет унифицированные формы. Исключением является лишь расчетный лист по заработной плате, который может иметь произвольный вид и разрабатываться каждой организацией самостоятельно.

Штатное расписание не имеет каких-либо ограничений по частоте изменений, поэтому может редактироваться хоть каждый месяц. В нем должна содержаться информация о составе подразделений организации, должностных окладах, надбавках и месячном зарплатном фонде. Для того чтобы избежать руководителю дискриминации в трудовых отношениях, рекомендуем использовать приставки в градации должностей. К примеру, если один менеджер имеет заработную плату меньше, нежели у другого, то во избежание административной ответственности необходимо использовать приставку «младший» к должности сотрудника с меньшим окладом.

 Личная карточка работника – это основной документ по кадровому учету. Личные карточки заполняются и ведутся на всех работников организации. Заполнение Личной карточки (форма Т-2) производится работником кадровой службы. Работник не может самостоятельно вносить в личную карточку какие-либо записи кроме личной подписи. Личная карточка заполняется на основе заключенного трудового договора, приказа о приеме на работу и личных документах сотрудника, обязательных к предоставлению при трудоустройстве.  Также при внесении каких-либо изменений в личную карточку необходимо ознакомить сотрудника и получить его подпись, свидетельствующую о согласии с изменениями.


Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы


Специализированные документы

Специализированные документы создаются в каждой организации самостоятельно и регулируют ее деятельность в рамках существующего законодательства. Основные виды регулирующих документов представляют собой акты, протоколы, должностные обязанности и т.д. деловые бумаги данной категории необходимы для регулирования работы подразделений.

Регулирующие положения организации отвечают на вопросы функционирования организации и всех подразделений, а также перечень полномочий каждого отдела. Несмотря на то, что список специализированных документов достаточно мал, в большинстве случаев именно документация данной категории составляет большую часть документации в организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Личная карточка (бланк).doc
  • Пример заполнения штатного расписания (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Личная карточка (образец).doc
  • Пример заполнения штатного расписания (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль