text
Секретариат

Основные виды документов организации

  • 14 июля 2016
  • 1945

Знание основных видов документации организации является обязательным для каждого секретаря, ведь именно с такими документами ему приходится чаще всего сталкиваться в процессе работы. Читайте в статье о видах основных документов организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое управленческие документы;
  • как выглядит бухгалтерская документация;
  • какие бывают документы по учету кадров и оплате труда;
  • разновидности специализированных документов.

В организации существует большое разнообразие различной документации, относящейся к подразделениям компании. Любой секретарь обязан знать разновидности документов, для того, чтобы организовать правильную работу документооборота в компании.

Управленческие документы

Управленческие документы организации – это организационно-правовая документация, с которой и начинается жизнедеятельность компании. Они необходимы для создания организации, ее структуры, определения состава сотрудников и прочее. Управленческие документы также регламентируют режим работы, организацию труда и обязанности сотрудников и подразделений организации.

Основные виды распорядительных документов представляют собой:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • положение о структурном подразделении организации;
  • положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по отдельным видам деятельности;

Все управленческие документы обладают общими характерными чертами. Кроме того, что с их помощью реализуются нормы административного права, они имеют следующие особенности:

  • Управленческие документы содержат положения, которые подлежат обязательному исполнению всеми сотрудниками организации и представляют собой организационно-правовую базу для обеспечения нормального функционирования всей компании. Можно сказать, что данная документация определяет рамки правового поля, в границах которого сотрудники компании осуществляют свою трудовую деятельность.

  • Управленческая документация относится к документам прямого действия и затрагивает целый комплекс взаимосвязанных вопросов.
  • Введение данных документов в действие всегда осуществляется только после утверждения руководителем организации или соответствующего подразделения (в зависимости от категории документа).

Правила регистрации документов


Основные виды организационных документов относятся к бессрочной документации и имеют юридическую силу вплоть до отмены их действия или введения новых взамен устаревших. Как правило большинство компаний осуществляют замену управленческой документации каждые 4-6 лет. Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Также для управленческих документов существуют единые требования к порядку изложения и содержанию.

Бухгалтерская документация

Самыми значимыми деловыми бумагами в бухгалтерии являются документы первичного учета. Они представляют собой начальную стадию системного восприятия регистрации каждой отдельно взятой операции, которые в совокупности характеризуют процессы и явления, происходящие в организации. К объектам первичного учета относятся заготовка, приобретение и расходование материальных ресурсов, банковские операции, расчеты с клиентами и поставщиками и т.д.

Можно сказать, что первичная бухгалтерская документация представляет собой письменное свидетельство о совершении какой-либо финансовой операции (покупке, продаже), обладает юридической силой и не требует дальнейших пояснений.

Основные виды первичных документов должны содержать:Основные виды документов организации

  • наименование операции;
  • название организаций (адреса и расчетные счета) участников операции;
  • дату составления. Без даты документ не имеет юридической силы;
  • содержание операции, вытекающее из наименования документа;
  • измерители операции (в чем измеряется купленный/проданный товар или оказанная услуга);
  • подписи руководителя организации и главного бухгалтера (с расшифровкой и наименованием занимаемой должности).

Как правильно согласовывать документы?


Бухгалтерская документация не должна содержать помарок и исправлений. Также документы должны быть заполнены разборчивым подчерком, потому что в дальнейшем используются для записей в журналах учета, ведомостях и т.д.

Документы по учету кадров и оплате труда

Документы по учету кадров и оплаты труда представляют собой штатное расписание и всю документацию, связанную с каждым сотрудником организации. К ним можно отнести личные карточки работников, трудовые договоры, графики отпусков, расчетные листы по зарплате и т.д. Большая часть документов данной категории имеет унифицированные формы. Исключением является лишь расчетный лист по заработной плате, который может иметь произвольный вид и разрабатываться каждой организацией самостоятельно.

 

Штатное расписание не имеет каких-либо ограничений по частоте изменений, поэтому может редактироваться хоть каждый месяц. В нем должна содержаться информация о составе подразделений организации, должностных окладах, надбавках и месячном зарплатном фонде. Для того чтобы избежать руководителю дискриминации в трудовых отношениях, рекомендуем использовать приставки в градации должностей. К примеру, если один менеджер имеет заработную плату меньше, нежели у другого, то во избежание административной ответственности необходимо использовать приставку «младший» к должности сотрудника с меньшим окладом.

 Личная карточка работника – это основной документ по кадровому учету. Личные карточки заполняются и ведутся на всех работников организации. Заполнение Личной карточки (форма Т-2) производится работником кадровой службы. Работник не может самостоятельно вносить в личную карточку какие-либо записи кроме личной подписи. Личная карточка заполняется на основе заключенного трудового договора, приказа о приеме на работу и личных документах сотрудника, обязательных к предоставлению при трудоустройстве.  Также при внесении каких-либо изменений в личную карточку необходимо ознакомить сотрудника и получить его подпись, свидетельствующую о согласии с изменениями.


Заседания коллегиальных органов: составляем протоколы


Специализированные документы

Специализированные документы создаются в каждой организации самостоятельно и регулируют ее деятельность в рамках существующего законодательства. Основные виды регулирующих документов представляют собой акты, протоколы, должностные обязанности и т.д. деловые бумаги данной категории необходимы для регулирования работы подразделений.

Регулирующие положения организации отвечают на вопросы функционирования организации и всех подразделений, а также перечень полномочий каждого отдела. Несмотря на то, что список специализированных документов достаточно мал, в большинстве случаев именно документация данной категории составляет большую часть документации в организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Личная карточка (бланк).doc
  • Пример заполнения штатного расписания (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Личная карточка (образец).doc
  • Пример заполнения штатного расписания (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела кадров (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.