text
Секретариат

Оформление дел

  • 19 июля 2016
  • 963

Для успешной работы организации необходимо, чтобы вся структура четко функционировала. В первую очередь это касается правильной организации документов и оформления дел. О том, как правильно формировать дела - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • порядок оформления дел;
  • правила оформления дел в 2016 году;
  • как организовать формирование и оформление дел;
  • оформление дел в архив.

В любой организации есть ряд документов, к которым необходимо организовать быстрый доступ и правильное хранение. Для этого необходимо освоить порядок оформления дел.

Порядок оформления дел

Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела. Он включает в себя следующие операции:

  • распределение исполненных документов по делам;

  • расположение документов внутри дела;

  • оформление обложки дела.

Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями. Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта. Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела – по месту их назначения.

При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте). В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать.

Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел.

Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет. Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов.

Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах. Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек. Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса.

Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги. В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: "В дело №...".

Правила оформления дел

Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела. Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются. Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов. Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.

При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку.

 

Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Формирование и оформление дел

После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:Оформление дел

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует:

  • проводить систематизацию документов в деле,
  • нумеровать листы дела,
  • составлять заверительные надписи.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки).

Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело. При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Оформление дел в архив

Оформление дел в архив производится в соответствии с графиком приема дел, составленным сотрудниками архива. Данный график должен быть согласован с руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Для передачи в архив составляется опись дел (в двух экземплярах), с указанием сроков хранения и номенклатурой. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Сотрудник архива и ответственное лицо подразделения (из которого в архив передают дела) должны осуществить проверку правильности формирования, оформления дел, а также соответствия их количества, указанному в описи. При обнаружении отсутствия дел должна быть составлена соответствующая справка.

При оформлении на обоих экземплярах описи дел должны ставиться отметки о наличии данного дела. В конце описи указываются (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел, номера отсутствующих, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Следует отметить, что при оформлении в архив особо ценных дел рекомендуется проверять количество листов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Обложка дела постоянного и временного хранения (бланк).xls
  • Опись особо ценных дел (бланк).xls
  • Внутренняя опись личного дел сотрудника (бланк).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.