Оформление дел

568
Для успешной работы организации необходимо, чтобы вся структура четко функционировала. В первую очередь это касается правильной организации документов и оформления дел. О том, как правильно формировать дела - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • порядок оформления дел;
  • правила оформления дел в 2016 году;
  • как организовать формирование и оформление дел;
  • оформление дел в архив.

В любой организации есть ряд документов, к которым необходимо организовать быстрый доступ и правильное хранение. Для этого необходимо освоить порядок оформления дел.

Порядок оформления дел

Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела. Он включает в себя следующие операции:

  • распределение исполненных документов по делам;

  • расположение документов внутри дела;

  • оформление обложки дела.

Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями. Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта. Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела – по месту их назначения.

При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте). В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать.

Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел.

Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет. Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов.

Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах. Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек. Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса.

Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги. В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: "В дело №...".

Правила оформления дел

Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела. Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются. Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов. Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.

При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку.

Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Формирование и оформление дел

После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:Оформление дел

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует:

  • проводить систематизацию документов в деле,
  • нумеровать листы дела,
  • составлять заверительные надписи.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки).

Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело. При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Оформление дел в архив

Оформление дел в архив производится в соответствии с графиком приема дел, составленным сотрудниками архива. Данный график должен быть согласован с руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Для передачи в архив составляется опись дел (в двух экземплярах), с указанием сроков хранения и номенклатурой. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Сотрудник архива и ответственное лицо подразделения (из которого в архив передают дела) должны осуществить проверку правильности формирования, оформления дел, а также соответствия их количества, указанному в описи. При обнаружении отсутствия дел должна быть составлена соответствующая справка.

При оформлении на обоих экземплярах описи дел должны ставиться отметки о наличии данного дела. В конце описи указываются (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел, номера отсутствующих, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Следует отметить, что при оформлении в архив особо ценных дел рекомендуется проверять количество листов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Обложка дела постоянного и временного хранения (бланк).xls
  • Опись особо ценных дел (бланк).xls
  • Внутренняя опись личного дел сотрудника (бланк).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль