Секретариат

Документационное обеспечение

  • 21 июля 2016
  • 1678

Документационное обеспечение организации является одним из важнейших этапов работы с информацией в любой компании. О том, какие существуют правила документационного обеспечения, а также как не допускать ошибок при работе с важной информацией – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как организовать документационное обеспечение в организации;
  • основные правила документационного обеспечения;
  • наиболее распространенные ошибки в документационном обеспечении.

Документационное обеспечение в организации

Документационное обеспечение в организации заключается в работе с информацией, которая является основой для принятия решений, и построено на работе с документами, в которых оно фиксируется. По этой причине документационное обеспечение (делопроизводство) любой компании, учреждения, организации рассматривается на сегодняшний день как один из важнейших этапов управления, который обладает своими специфическими задачами и должен выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Следует отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, к примеру: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что наименование службы ДОУ не меняет ее назначения, однако необходимо обратить внимание на следующие моменты:

  • структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
  • требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы из названия было понятно за что отвечает данное подразделение);
  • основы делопроизводства.

Те организации, которые не хотят применять устаревшие названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) могут прибегнуть к новым вариантам наименований, которые более полно отображают современное развитие документационного обеспечения, к примеру: отдел работы с документами и внедрения технических средств, отдел управления документацией и т.д.

Если речь идет о небольшой организации, то службы ДОУ как таковой может и не быть. Как правило в малочисленных компаниях за документационное обеспечение отвечает один сотрудник: секретарь или помощник руководителя. В любом случае следует знать основные задачи и функции, которые следует выполнять в рамках документационного обеспечения.

К основным задачам документационного обеспечения относятся:Документационное обеспечение

  • улучшение форм и методов работы с деловыми бумагами;
  • формирование единого порядка документирования и работы с документацией;
  • организация и построение систем контроля исполнения и подготовки бумаг для передачи в архив;
  • сокращение текущих документов;
  • унификация форм документов;
  • разработка и введение нормативных и методических документов по улучшению документационного обеспечения организации и в структурных подразделениях;
  • внедрение современных информационных технологий для работы с документами.

Функции документационного обеспечения можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические. Технологические функции включают в себя первоначальную обработку входящей корреспонденции, регистрацию всей документации (входящей, исходящей и внутренней), изготовление, копирование, размножение, подготовку к отправке документов, а также разработку и проектирование бланков организации.

К организационным функциям относятся своевременная подготовка документов к докладу руководству, регулирование их хода исполнения и хранения в подразделениях. Также одной из важных составляющих организационных функций является работа с сотрудниками службы ДОУ по повышению их квалификации, а также по организации мероприятий, призванных совершенствовать методы работы.

Контрольные функции представляют собой контроль в работе с документами на всех этапах: контроль за сроками исполнения, за правильностью оформления и формирования дел (для дачи в архив), обобщение сведений о ходе исполнения и результатах, а также обеспечение хранения дел.

 

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают разработку номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов и разработку нормативных документов, призванных регламентировать систему делопроизводства организации.

Основные правила документационного обеспечения

Правила документационного обеспечения в каждой организации устанавливаются в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом внутренней организации компании. В качестве документов, регламентирующих работу службы ДОУ, следует следует рассматривать:

  • указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;
  • нормативные правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ регионального и местного характера;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;
  • организационно-распорядительные и организационно-методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ.

Последний пункт разрабатывается непосредственно организацией и включает такую документацию, как инструкция по делопроизводству, положение о структурном подразделении (ответственном за документационное обеспечение), инструкции для сотрудников службы ДОУ и нормы рабочего времени для различных операций, связанных с документационным обеспечением.

Ошибки в документационном обеспечении

К наиболее распространенным ошибкам, возникающим в документационном обеспечении можно отнести несовершенство и отставание службы ДОУ от современных темпов развития методов работы с документами. Так, при большом документообороте в организации такая ошибка может выражаться в отказе от электронной системы регистрации и обработки документов.

Также отказ от СЭД (системы электронного документирования) значительно замедляет процесс ознакомления сотрудников с внутренними документами. Помимо этого, необходимо регулярно отлеживать изменения в научно-методической документации, чтобы избежать устаревания методов обработки и регистрации документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.