Номенклатура дел

1548
Одним из важнейших этапов работы с документами в организации является разработка и применение номенклатуры дел. О том, как она составляется и какие бывают разновидности – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что представляет собой номенклатура дел организации;
  • как осуществляется составление номенклатуры дел;
  • какие сроки хранения номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел с указанием их сроков хранения. Она содержит информацию о всех документах организации, распределенных в дела. Номенклатура дел 2016 года также включает электронные документы.

Существует три разновидности: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел учреждения является нормативным документом и устанавливает состав дел, которые формируются в организации (или в однотипных организациях).

Примерная номенклатура представляет собой примерный перечень документов, входящих в состав дела, содержит индексы дел и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры разрабатываются в организации службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за делопроизводство, и применяются в качестве методических пособий для подразделений организации. Также их использование незаменимо в том случае, если организация имеет подведомственную сеть учреждений.

В индивидуальную номенклатуру организации из типовой или примерной номенклатур переносятся заголовки дел, которые конкретизируются с учетом специфики. Сроки хранения при переносе остаются без изменений.

При разработке индивидуальной номенклатуры сотрудники службы ДОУ должны привлекать руководство других подразделений организации. С их помощью будет гораздо проще определиться с составом документов, которые займут свое место в делах. Также при составлении индивидуальной номенклатуры необходимо руководствоваться учредительными документами организации, положениями о работе подразделений, перечнями документов (с указанными сроками хранения), типовыми и примерными (если таковые имеются), а также номенклатурами за прошедшие годы (при наличии).

Составление номенклатуры дел

Сводную номенклатуру дел следует оформлять на общем бланке. Она должна быть подписана руководителями архива и службы ДОУ, согласована с экспертной комиссией и утверждена руководителем организации. Также необходимо изготовить несколько экземпляров документа: первый (с постоянным сроком хранения) включается в номенклатуру дел службы ДОУ, второй используется в ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий применяется в архиве, а остальные утвержденные копии изготавливаются по количеству подразделений и хранятся в них. В том случае, если номенклатура проходила согласование в архивном учреждении, то утвержденный экземпляр также должен быть направлен туда. 

Разделы в сводной номенклатуре должны располагаться в соответствии со штатным расписанием организации. Также следует учитывать, что наименования разделов должны быть идентичны соответствующим подразделениям (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).

Номенклатура дел должна быть выполнена в виде таблицы и содержать 5 граф, каждая из которых заполняется в строгом соответствии с ее наименованием. Заполнение ведется следующим образом.

Номенклатура дел

Самая первая графа должна содержать индекс дела. Для его разработки используются арабские цифры, а запомнить технологию его составления очень легко. К примеру, если дело имеет индекс 02-16 – это означает, что дело № 16 из второго структурного подразделения (согласно соответствующему обозначению подразделений). Таким образом, при первом взгляде на индекс дела можно определить примерный состав документов (бухгалтерские, кадровые и т.д.).

Вторая графа отводится для заголовков дел (томов, частей). Заголовок должен быть абсолютно идентичен, чтобы избежать путаницы. Не допускается использование заголовков с непонятными формулировками («Разные материалы», «Переписка» и т.д.). Следует учитывать, что дела в номенклатуре должны быть расположены по степени важности документов, включенных в дела. В первую очередь располагаются заголовки дел, относящихся к организационно-распорядительной документации.

Также необходимо учитывать, что дела, содержащие документы по одному вопросу (но не связанные последовательностью исполнения) должны иметь заголовки, отражающие их назначение. К примеру, вся документация по прошедшим семинарам и докладам (программы, списки, доклады и т.д.) может быть оформлена в одно дело. В таком случае заголовок должен иметь вид: «Документы о проведении семинаров и докладов».

Если дело состоит из писем, необходимо в заголовке указывать с кем и по какому вопросу велась данная переписка. Дела с отчетной документацией должны иметь заголовок с указанием отчетного периода. К примеру, «Отчет комиссии за 2 квартал 2016 года».

Третья графа заполняется в конце календарного года и содержит информацию о количестве папок дела. Одна папка включает не более 250 листов, следовательно, при большем количестве документов заводится вторая папка с идентичным заголовком, а в графе ставится цифра 2 (2 папки – 2 единицы хранения).

Четвертая графа содержит информацию о сроках хранения документов и номера статей по типовому или ведомственному перечню. Если дело содержит документы с различными сроками хранения, то указывается наибольший. Следует помнить, что при указании электронных документов их сроки хранения определяются согласно аналогичной бумажной документации.

Пятая графа содержит примечания и в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "и электронном виде".

Срок хранения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководи гелем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. Также составление новой номенклатуры должно проводиться в организации не реже, чем раз в 5 лет. Для разработки также применяется типовая номенклатура дел, примерная номенклатура дел, а также номенклатуры за прошедшие годы.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно), после чего ставится подпись ответственного лица, разработавшего номенклатуру. При передаче дел в архив номенклатура также передается для дальнейшего хранения.

В случае, если организация не имеет архива, а для хранения документов обращается к услугам государственных или муниципальных архивов, то номенклатура должна пройти согласование. Выполняется данная процедура не реже, чем раз в 5 лет. 

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
  • Номенклатура дел структурного подразделения организации (образец).xls
  • Номенклатура дел организации (образец).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль