Подписка на журнал  |  Подписка на рассылки | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Секретариат

Виды деловых переговоров

  • 17 апреля 2019
  • 3116

Секретарь и помощник руководителя постоянно участвуют в деловых переговорах с коллегами, руководителем и деловыми партнерами компании. Расскажем в статье, как добиваться своей выгоды и находить взаимоприемлемые решения. И как секретарь может косвенно повлиять на благополучный исход переговоров.

Полезные инструменты в работе:


Онлайн-тест. Умеете ли вы договариваться с людьми

Виды деловых переговоров

Как в личной жизни, так и на производстве люди используют переговоры для достижения компромиссов. Цель переговоров — поиск общего решения, удовлетворяющего всех. Деловые переговоры ведут между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами по бизнесу. Их результатом становится коммерческая выгода или достижение консенсуса между коллегами по работе. 

Различают следующие виды деловых переговоров:

  • Официальные, которые проводят по установленной процедуре в соответствии с протоколом. Высказывания участников имеют юридическую значимость и стенографируются. Результатом официальных деловых переговоров, как правило, является соглашение, подписанное всеми сторонами.
  • Неофициальные — устные договоренности, принятые в ходе обсуждения сторонами. Никаких документов, подтверждающих достигнутые договоренности, участники не подписывают.
  • Внешние, которые проводят с клиентами и партнерами.
  • Внутренние — между коллегами, подчиненными и руководителями. 

Секретарь, в силу своих должностных обязанностей, принимает участие во всех перечисленных видах деловых переговорах. Во время официальных переговоров или встреч, в его обязанность входит ведение протоколов. 

Протокол общего собрания акционеров об избрании на должность генерального директора

Виды деловых переговоров

Скачать образец в начале статьи >>> 

В неофициальных и внутренних переговорах секретарь выступает как в качестве участника, так и в качестве организатора. Фактически он является посредником, передаточным звеном между руководителем организации и ее персоналом. Нередко его могут привлекать в качестве третейского судьи в неофициальных переговорах между коллегами. 

Важно! Для участия в неофициальных внутренних переговорах секретарю потребуется знание основ психологии, умение находить общий язык с разными людьми, как с работниками организации, так и с посетителями, пришедшими, чтобы высказать руководству претензии. 

Пройдите онлайн-тест и узнайте, умеете ли вы договариваться с людьми

Виды деловых переговоров


Пройти тест сейчас

Типы деловых переговоров

Существуют несколько типов деловых переговоров

  • Ежедневные переговоры на рабочем месте

Каждый день участники производственного процесса обсуждают с коллегами или руководителями решения, которые обеспечивают бесперебойную работу и своевременное исполнение поставленных задач. Здесь важно помнить, что секретарь при проведении таких переговоров, еще является и помощником руководителя, представляющим и защищающим и его интересы тоже. 

Таблица. Любимые слова людей с разными способами восприятия информации

Виды деловых переговоров

  •  Переговоры между работником и начальником

Они необходимы, чтобы задания, получаемые работником от руководителя, соответствовали его интересам и специализации. Работнику не следует безропотно принимать те задания, которые не относятся к его компетенции или которые он просто не успеет выполнить. Не нужно соглашаться с боссом только потому, что он распорядился сделать это. Секретарю, например, чтобы не сорвать выполнение важного задания, лучше пойти на переговоры и аргументированно попросить руководителя либо перенести срок исполнения поручения, либо передать его другому, компетентному в данном вопросе сотруднику. 

Вопрос: Мой шеф назначает много встреч, при этом он очень занят, поэтому большую часть постоянно переносит. Как убедить его в том, что не стоит принимать личное участие в каждой встрече?

Ответ психолога: Научитесь расставлять приоритеты в графике шефа, выступайте в качестве фильтра, предлагайте делегировать, чтобы помочь руководителю. Например, вы имеете полное право отказать посетителю во встрече, если тот…

Читать ответ полностью

Как подготовиться к оперативному совещанию

  • оповестите участников;
  • проконтролируйте их приход в назначенное время;
  • выясните о доложите руководителю, почему отсутствует приглашенный сотрудник.
  • Переговоры между коллегами

Переговоры между членам команды снижают вероятность возникновения споров и конфликтов. Их результатом становится равномерное распределение нагрузки и ответственности. Коллеги, которые умеют договариваться между собой, всегда готовы подставить плечо друг-другу, поэтому даже временное отсутствие кого-то из них не сказывается на производительности. Секретарю важно поддерживать дружеские отношения с бухгалтерской, кадровой службой, хозяйственным отделом. Хорошие отношения с коллегами помогут обеспечить своевременную и квалифицированную консультационную помощь, помощь в решении снабженческих, хозяйственных вопросов.

  • Коммерческие переговоры

Этот тип деловых переговоров обычно проводится с представителями третьей стороны — поставщиками, заказчиками, партнерами по бизнесу. Две стороны обсуждают спорные вопросы и приходят к условиям, приемлемым для обеих сторон. Умение вести деловые коммерческие переговоры пригодится секретарю, даже если он не участвует в них непосредственно. Он должен быть дипломатом и знать, как разрулить неловкую или конфликтную ситуацию, как, в случае недопонимания или спора, помочь сторонам найти решение, приемлемое для каждой из них. 

Обязанности секретаря в коммерческих переговорах

Важная роль отводится секретарю в подготовке официальных, коммерческих и любых внешних деловых встреч и совещаний. Именно он обеспечивает своевременную и надежную связь между сторонами диалога. И, хотя прямого участия секретаря в деловых встречах с партнерами профстандартом не предусмотрено, он, как правило занимается их обеспечением. 

Должностная инструкция секретаря руководителя

Виды деловых переговоров

Скачать должностную инструкцию

Подготовка к переговорам

Учитывая особенности ведения деловых переговоров, их масштаб и состав участников, секретарь должен заранее:

  • подготовить руководителю необходимые для ведения переговоров документы;
  • созвониться с участниками встречи и получить подтверждение их согласия;
  • забронировать места в гостинице, если участники встречи — иногородние;
  • заказать канцелярские принадлежности для участников переговоров — блокноты, органайзеры, ручки;
  • подготовить помещение, где будет проходить деловая встреча, проверить, чтобы в нем было установлено все необходимое оборудование, стояли бутылки с водой и стаканы.

Организация перерыва

Во время деловых переговоров принято делать небольшие перерывы. Они нужны, чтобы участники встречи смогли отдохнуть, но и обменяться информацией, которые нельзя высказывать при противоположной стороне.

Во время перерыва, если он не предполагает обед или ужин в ресторане, секретарь обязан обеспечить участников переговоров напитками и легкими закусками. Как правило, ассортимент ограничивается кофе, чаем, сахаром и печеньем. Но следует обратить внимание на посуду — красивый сервиз, вазочки для сахара, печенья и конфет украсят стол переговоров, расположат их участников к доверительному общению. 

Вопрос: Что лучше подавать во время переговоров и совещаний: воду, чай, кофе?

Ответ эксперта журнала «Справочник секретаря»: На столе для переговоров рекомендуем расставить по три бутылки воды объемом не более 0,5 л: две бутылки с обыкновенной водой и одну бутылку с газированной. Во время долгих переговоров обязательно делают несколько небольших перерывов. Какие напитки лучше подавать? Кофе рекомендуем подавать классический, обязательно хорошего качества, лучше свежеобжаренный, нерастворимый, без вкусовых добавок. Помните, что для компании современного уровня хорошим тоном считается…

Читайте полный ответ эксперта

Поведение секретаря в деловых переговорах

Не менее важно секретарю правильно выбрать форму проведения деловых переговоров с учетом состава участников диалога. Именно от выбора формы зависит и характер переговорного процесса.

Если это инструктивная беседа, одна сторона информирует другую, дает советы и рекомендации по выбору стратегии и поведения. Такой характер переговорный процесс принимает, если одна из сторон находится в подчиненном положении, например, если она представляет дочернюю компанию или филиал. Эта форма также характерна для диалога руководитель — подчиненный.

Конструктивный характер носят переговоры между равноправными партнерами, высказывающими свое мнение, к которому другая сторона обязательно прислушивается и учитывает.

Деловые переговоры в форме убеждения проводят, когда одна из сторон пытается изменить мнение другой, используя логические рассуждения и аргументы, способные подтвердить ее правоту.

Переговоры в форме спора могут возникнуть, если партнеры равноправны и ни одна из сторон не считает аргументы другой стороны убедительными. Все участники переговоров имеют свою точку зрения и отстаивают именно ее.

Характер дискуссии могут принять переговоры, начавшиеся в форме спора, в том случае, когда стороны готовы прислушиваться к аргументам, высказываемым другими участниками. 

Для секретаря, осуществляющего функции посредника между руководителем и коллективом организации, постоянно взаимодействующего с тем и с другими, хороши все перечисленные формы деловых переговоров, кроме спора. 

Итог:

Используйте эффективные модели и методы ведения деловых переговоров, чтобы находить взаимоприемлемые решения как в общении с коллегами, так и в общении с руководителями.

logo
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.