Информационная поддержка руководителя

511
Должность секретаря руководителя подразумевает оказание информационной поддержки, которая немаловажной частью в работе всей организации. Давайте разберемся, что относится к информационной поддержке, как ее правильно организовать и в какие сроки.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что включает в себя информационная поддержка руководителя;
  • как правильно организовать информационную поддержку руководителя;
  • важность сроков в информационной поддержке руководителя.

Успешная деятельность организации в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране.

Что включает в себя информационная поддержка руководителя

Информационную поддержку можно условно разделить на две составляющие:Информационная поддержка руководителя

  • совокупность процессов по подготовке информации и доведению ее до потребителей для решения различных задач;
  • единая система классификации и кодирования информации в совокупности с единой системой документации, методами и средствами организации массивов информации.

Современные исследования показали, что секретарь в среднем тратит от половины и до 90% всего рабочего времени на обмен информацией, происходящий во время совещаний, встреч, деловых бесед, переговоров, чтения различных документов и т.д. И данный процесс является необходимостью, поскольку информация дает управленцу не только осведомленность, но и реальную власть, когда речь заходит о бизнесе. Поэтому так важно, чтобы информация, которую передает секретарь своему руководителю, была достоверной и полученной из надежных источников.

Передача информации о деятельности организации и текущем положении руководителю и обмен информацией между всеми структурными подразделениями осуществляется с помощью современных средств связи.


Какие преимущества у отечественного программного обеспечения по сравнению с иностранным?


Как организовать информационную поддержку руководителя

Главным организационным моментом информационной поддержки является не столько сам факт информирования, сколько получение информации в том виде, который позволит сохранить ее смысл без искажений и останется наглядным для восприятия. Поэтому важно, что информация доходила до руководителя в обработанном и подготовленном виде.

На сегодняшний день многие крупные и успешно развивающиеся компании создают целые подразделения, ответственные за обеспечение информационной поддержки. Как правило, называется данное подразделение информационно-аналитическим отделом или отделом маркетинга. Во втором случае данное подразделение выполняет информационно-аналитические задачи наряду со своими прямыми функциями.

Вся информация, поступающая в службу информационного обеспечения, может и должна рассматриваться как маркетинговая, потому что отбирается исключительно в интересах предприятия. Основной задачей службы можно назвать качественный отбор и правильное распределение информации по потребителям. Целью же данной работы является оперативное предоставление качественной информации в максимальном объеме руководителю организации и другим подразделениям. Наиболее важную информацию (необходимую для принятия важных решений, для получения своевременных рекомендаций и предложений) следует передавать максимально быстро и в полном объеме.


Сервис Evernote. Повышаем личную продуктивность


Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинговой компании организации является создание и поддержание системы данных, обеспечивающей оперативное поступление достоверной информации, необходимой для осуществления успешной маркетинговой деятельности компании. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность организации (структура, этапы развития, правовые и экономические требования и т.д.).

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, информационно-аналитическая служба отсутствует, а ее функции выполняет секретарь руководителя. Более того, некоторые крупные организации ошибочно пренебрегают необходимостью создания такой службы и также поручают данные обязанности секретарю. Данное решение может привести к низкой эффективности маркетинговой стратегии, а соответственно и к издержкам.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором собирается, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений организации и представлена в обработанном и подготовленном для анализа виде.

Срочность в информационной поддержке руководителя

В наше время активное развитие бизнеса и сферы информационных технологий привело к увеличению объемов информации в десятки раз и заодно повысило их значимость. Именно поэтому на сегодняшний день ядром информационной системы любой организации является корпоративное хранение данных. Более того, к такой системе предъявляются строгие требования по обеспечению быстрого доступа к информации, а также касательно безопасности и сохранности.

В последнее время резко увеличилось число компаний, осознающих необходимость модернизации и усовершенствования существующего корпоративного хранилища данных таким образом, чтобы оно стало инструментом управления бизнесом и его анализа.


Как не утонуть в море информации. Эффективная работа с информацией


Но внедрение информационных систем в РФ проходит не столь гладко как в США, где корпоративные информационные системы позволяют значительно снизить затраты и увеличить эффективность работы предприятий.

Следует отметить, что необходимость «исправления ошибки» и внедрения автоматизированных информационных систем уже давно назрела. Они помогут значительно повысить конкурентоспособность организаций. Внедрение данных систем необходимо не только для применения информационно-коммуникационных технологий, но и для достижения целей долгосрочного развития организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль