text
Секретариат

Информационная поддержка руководителя

  • 28 июля 2016
  • 1117

Должность секретаря руководителя подразумевает оказание информационной поддержки, которая немаловажной частью в работе всей организации. Давайте разберемся, что относится к информационной поддержке, как ее правильно организовать и в какие сроки.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что включает в себя информационная поддержка руководителя;
  • как правильно организовать информационную поддержку руководителя;
  • важность сроков в информационной поддержке руководителя.

Успешная деятельность организации в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране.

Что включает в себя информационная поддержка руководителя

Информационную поддержку можно условно разделить на две составляющие:Информационная поддержка руководителя

  • совокупность процессов по подготовке информации и доведению ее до потребителей для решения различных задач;
  • единая система классификации и кодирования информации в совокупности с единой системой документации, методами и средствами организации массивов информации.

Современные исследования показали, что секретарь в среднем тратит от половины и до 90% всего рабочего времени на обмен информацией, происходящий во время совещаний, встреч, деловых бесед, переговоров, чтения различных документов и т.д. И данный процесс является необходимостью, поскольку информация дает управленцу не только осведомленность, но и реальную власть, когда речь заходит о бизнесе. Поэтому так важно, чтобы информация, которую передает секретарь своему руководителю, была достоверной и полученной из надежных источников.

Передача информации о деятельности организации и текущем положении руководителю и обмен информацией между всеми структурными подразделениями осуществляется с помощью современных средств связи.


Какие преимущества у отечественного программного обеспечения по сравнению с иностранным?


Как организовать информационную поддержку руководителя

Главным организационным моментом информационной поддержки является не столько сам факт информирования, сколько получение информации в том виде, который позволит сохранить ее смысл без искажений и останется наглядным для восприятия. Поэтому важно, что информация доходила до руководителя в обработанном и подготовленном виде.

На сегодняшний день многие крупные и успешно развивающиеся компании создают целые подразделения, ответственные за обеспечение информационной поддержки. Как правило, называется данное подразделение информационно-аналитическим отделом или отделом маркетинга. Во втором случае данное подразделение выполняет информационно-аналитические задачи наряду со своими прямыми функциями.

Вся информация, поступающая в службу информационного обеспечения, может и должна рассматриваться как маркетинговая, потому что отбирается исключительно в интересах предприятия. Основной задачей службы можно назвать качественный отбор и правильное распределение информации по потребителям. Целью же данной работы является оперативное предоставление качественной информации в максимальном объеме руководителю организации и другим подразделениям. Наиболее важную информацию (необходимую для принятия важных решений, для получения своевременных рекомендаций и предложений) следует передавать максимально быстро и в полном объеме.


Сервис Evernote. Повышаем личную продуктивность


Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинговой компании организации является создание и поддержание системы данных, обеспечивающей оперативное поступление достоверной информации, необходимой для осуществления успешной маркетинговой деятельности компании. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность организации (структура, этапы развития, правовые и экономические требования и т.д.).

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, информационно-аналитическая служба отсутствует, а ее функции выполняет секретарь руководителя. Более того, некоторые крупные организации ошибочно пренебрегают необходимостью создания такой службы и также поручают данные обязанности секретарю. Данное решение может привести к низкой эффективности маркетинговой стратегии, а соответственно и к издержкам.

 

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором собирается, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений организации и представлена в обработанном и подготовленном для анализа виде.

Срочность в информационной поддержке руководителя

В наше время активное развитие бизнеса и сферы информационных технологий привело к увеличению объемов информации в десятки раз и заодно повысило их значимость. Именно поэтому на сегодняшний день ядром информационной системы любой организации является корпоративное хранение данных. Более того, к такой системе предъявляются строгие требования по обеспечению быстрого доступа к информации, а также касательно безопасности и сохранности.

В последнее время резко увеличилось число компаний, осознающих необходимость модернизации и усовершенствования существующего корпоративного хранилища данных таким образом, чтобы оно стало инструментом управления бизнесом и его анализа.


Как не утонуть в море информации. Эффективная работа с информацией


Но внедрение информационных систем в РФ проходит не столь гладко как в США, где корпоративные информационные системы позволяют значительно снизить затраты и увеличить эффективность работы предприятий.

Следует отметить, что необходимость «исправления ошибки» и внедрения автоматизированных информационных систем уже давно назрела. Они помогут значительно повысить конкурентоспособность организаций. Внедрение данных систем необходимо не только для применения информационно-коммуникационных технологий, но и для достижения целей долгосрочного развития организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.