Административная поддержка руководителя

939
В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как правильно организовать деловую встречу руководителя;
  • административная поддержка руководителя при организации совещаний;
  • административная поддержка руководителя по организации деловых поездок.

Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.

Административная поддержка руководителя: организация встреч

В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проводиться как на территории вашей организации, так и вне. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры. Первые проводятся в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Деловые беседы не всегда заканчиваются принятием решений, чего нельзя сказать о переговорах. Переговоры подразумевают более строгий формат встречи, которые организуются для принятия важных решений о выработке ценовой политики, совместной деятельности организаций и т.д. Переговоры всегда заканчиваются подписанием итоговых документов или устным соглашением.


Какой поддержки женщина-директор ожидает от своего помощника?


Если деловая встреча проводится на территории вашей организации, то необходимо заняться подготовкой помещения, сформулировать повестку дня, подготовить нужные документы и своевременно оповестить всех приглашенных. Если встреча будет занимать много времени, то необходимо предусмотреть организацию перерыва, наличие напитков (чай, кофе), а также количество посадочных мест для всех участников.

Административная поддержка руководителя при организации совещаний

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:

  • служебные совещания отнимают 25-30 % рабочего времени руководителя, поэтому совещание должно Административная поддержка руководителяорганизовываться только в случае реальной необходимости;
  • темой совещания становятся только те вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке;
  • вся необходимая документация для совещания должна быть подготовлена заблаговременно;
  • зависимость эффективности совещания от числа участников выражена прямо пропорционально;
  • каждое совещание заканчивается принятием какого-либо решения, для которого могут быть назначены исполнители, сроки и объем работ;
  • в конце совещания необходимо обязательно озвучить принятые меры и решения.

Следует учитывать, что совещания бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  • назначение даты, времени и места проведения совещания;
  • составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составление текста приглашения.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.


Самокоучинг для помощника руководителя: 8 полезных инструментов


Для данного совещания необходимо сформулировать одну задачу – самую важную и требующую безотлагательного решения. Чем меньше сотрудников будет принимать участие в совещании, тем быстрее удастся найти решение. Время, отведенное на данное мероприятие, также должно быть строго ограничено. Вы удивитесь, когда узнаете, как ограниченные сроки стимулируют принятие решений. Решения, выдвигаемые в рамках таких совещаний, должны быть именно коллективными. Т.е. каждое выдвинутое решение должно обсуждаться с учетом предложений именно всех участников. Как правило, именно поправки, вносимые большинством, позволяют найти самое правильное и нужное решение.

Административная поддержка руководителя по организации деловых поездок

Организация поездок руководителя является одним из самых сложных этапов работы секретаря, особенно когда это касается поездок в другие страны. В последнем случае самым сложным и муторным процессом может оказаться оформление визы. Давайте разберемся, как не допустить ошибок на этом этапе.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.

Стоит запомнить! Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через банк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.


Готовим руководителя к командировке


Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Следует помнить, что посольства не работают не только в российские праздники, но и в праздничные дни представляемой страны. Особенно этот факт следует учитывать в декабре-январе, когда длительность праздников достигает трех недель.

Далее необходимо забронировать гостиницу. Для этого необходимо знать, в какой части города большую часть времени будет проводить ваш руководитель в командировке. Поиск и бронирование гостиницы лучше осуществлять на специальных сайтах, которые содержат карты городов. Также поинтересуйтесь, какие условия бронирования в данной гостинице. При необходимости запросить визовую поддержку от гостиницы, рекомендуем оповестить сотрудников по телефону или электронной почте, указав обратный электронный адрес. Полученный документ необходимо распечатать в двух экземплярах: один потребуется для посольства, второй могут запросить при пересечении границы. Не забудьте заказать трансфер для вашего руководителя, который встретит его в аэропорту. Как правило, большинство гостиниц предлагают данную услугу. Если ваш руководитель совершает регулярные поездки в один и тот же город, то советуем договориться с гостиницей о специальном обслуживании. Это позволит заблаговременно бронировать номер без внесения предоплаты.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
  • Положение о командировках (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc
  • Положение о командировках (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль