Документационное обеспечение управления

512
Организация документационного обеспечения управления предприятия — гарантия стабильности его производственной, внутренней и внешней управленческой деятельности, залог стабильности его работы и высокой конкурентоспособности. В современных условиях эффективная система документационного обеспечения управления организации — это система электронного документооборота.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое документационное обеспечение управления организации;
  • каковы требования к документационному обеспечению управления;
  • какие факторы обуславливают нарушения в документационном обеспечении управления компании.

Документы разного содержания и назначения сопровождают производственную, финансовую и управленческую деятельность каждой компании. То, насколько эффективно функционирует система документационного обеспечения управления, определяет и успех деятельности компании по всем направлениям. В статье рассмотрены вопросы организации документационного обеспечения предприятия.

Документационное обеспечение управления организации

Ни одна компания и, тем более, организация, не может осуществлять ни внешнюю, ни внутреннюю деятельность без документов. С их помощью оформляются взаимоотношения компании с работниками и деловыми партнерами, транслируются управленческие решения, осуществляется обратная связь, осуществляется сопровождение производственной и финансовой деятельности.  Поэтому от того, как организовано документационное обеспечение управления предприятием, зависит скорость прохождения информационных потоков, своевременность получения и представления необходимых сведений, а, значит и своевременность принятия управленческих решений.


Документная грамотность управленческого персонала


Документационное обеспечение управления, или документооборот, является отдельным направлением деятельности предприятия, осуществляемым, как правило, специальным подразделением, контролирующим процессы документирования и организующим работу со всеми видами официальных документов, как поступающих извне, так и разрабатываемых внутри компании.

Документационное обеспечение управления организации предполагает систематизацию и строгое соблюдение установленного порядка и регламентов. Оно осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Важной составляющей делопроизводственной деятельности является установление единых правил работы с документами на каждом из уровней управления предприятия, организация документационного обеспечения управления в соответствии с конкретными производственными особенностями и потребностями компании. Работа в этом направлении существенно облегчается за счет использования высокотехнологичных технических средств, специализированного программного обеспечения, прогрессивных технологий сбора, обработки и хранения информации.

Грамотно сформированная система документационного обеспечения управления организации позволит повысить эффективность управления, в том числе за счет стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также повысить ее конкурентоспособность за счет оптимизации информационных потоков.

Требования к документационному обеспечению управления

Поскольку почти все процессы, участвующие в документообороте поддаются систематизации и регламентации и почти все они могут быть алгоритминизированы, требования к документационному обеспечению управления, по сути, являются требованиями к системе электронного оборота, без которой уже немыслима деятельность современного предприятия.

Если говорить о функциональных возможностях такой системы, то к ним можно отнести: многопользовательский доступ с разделением по уровням, возможность архивации и организации хранения данных, работа с документопотоком и бизнес-логикой. Немаловажно, чтобы эта система могла функционировать с использованием уже имеющихся в компании технических средств и сопровождающих ее работу программных продуктов, чтобы не пришлось закупать новую технику и программное обеспечение.


Работа с интернет-обращениями в организации


Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна соответствовать существующей формализованной организационно-штатной структуре предприятия, позволять создавать документы и сопровождать каждый из них, обеспечивать его упорядоченное сохранение, доступ в соответствии с уровнем пользователя, маршрутизацию входящей и исходящей документации, а также контроль своевременности исполнения.

Важно, чтобы система документационного обеспечения управления позволяла не только проконтролировать исполнительскую дисциплину, но и однозначно идентифицировать документы с учетом всех вносимых в них изменений и дополнений. Она должна поддерживать полноценный поиск в соответствии с запросами пользователей, учитывающий морфологические особенности русского языка.

Нарушения в документационном обеспечении управления

Система документационного обеспечения управления организации позволяет решать три задачи:Документационное обеспечение управления

  • разработка документов, их оформление, согласование, подписание и копирование;
  • организация документооборота, контроль движения и исполнения, хранения и использования документов;
  • создание систематизированного архива документов.

Если все эти задачи решаются, нарушения в документационном обеспечении управления будут незначительными, обусловленными человеческим фактором (ошибками операторов или исполнителей).

Но если рассматривать проблему глобально, основные нарушения в документационном обеспечении управления, как это показывает практика, связаны с:

  • несовершенством сформировавшихся систем управления документацией и информационными ресурсами, обусловленные неопределенностью организационно-правового статуса делопроизводственной функции и ее недооценкой;
  • несоответствие научно-методического обеспечения, базирующегося на разработках еще конца прошлого века, современным требованиям;
  • несоответствие существующих методик высоким темпам развития информационных технологий и технических средств, при отсутствии стандартов и требований к технической оснащенности;
  • несовершенство технологии процессов и процедур сбора, формирования, обработки и анализа информации, хранящейся в архивах, организации ее движения в горизонтальном и вертикальном направлениях;
  • недостаток квалифицированных кадрах, обеспечивающих управление документацией в организациях.

Печать на кадровых документах


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
  • Бланк оценки знаний и навыков специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Бланк оценки знаний и навыков специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль