Архивное хранение

399
Хранение документов в организации бывает двух видов: оперативное и архивное. И если по поводу оперативного хранения редко возникают какие-либо вопросы, то архивное хранение, напротив, имеет массу нюансов. Именно по этой причине темой сегодняшней статьи стало подробное рассмотрение архивного хранения.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое архивное хранение документов;
  • какие требования предъявляются к архивному хранению;
  • как осуществляется архивное хранение электронных документов.

Архивное хранение в организации необходимо для того, чтобы организовать сохранность и доступность документов на протяжении их срока действия. Несмотря на то, что большая часть документов хранится не более 5 лет, существуют деловые бумаги, которые обладают постоянными сроками хранения. О том, как правильно организовать архивное хранение и какие требования к нему предъявляются – читайте далее.

Архивное хранение документов

Архивное хранение документов, как и ряд других процессов, связанных с документацией, регламентируется различными нормативными актами и федеральными законами. Основным документом, который описывает порядок архивного хранения, является Закон «Об архивном деле», который действует с 2004 года. Также существует ряд правил, одобренных Росархивом, которыми следует руководствоваться организациям в вопросах архивного хранения документов.

Архивное хранение документов должно быть организовано таким образом, чтобы у сотрудников организации всегда была возможность с легкостью найти нужные документы для их дальнейшего использования. Как правило, многие руководители организаций пренебрегают правилами архивного хранения, ошибочно полагая, что документы по завершенным делам больше не понадобятся. Однако это в корне неверный подход. Помимо того, что контролирующие органы могут применить меры наказания за неправильную организацию архивного хранения документов, возможны и ситуации, когда давно забытые бумаги могут потребоваться в ходе судебных разбирательств. Именно по этой причине каждый руководитель должен обеспечить надлежащее архивное хранение документов.


Передача документов на хранение в архив организации


Обычно большую часть документов стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существует ряд деловых бумаг, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали в организации, на предприятии и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение о ликвидации организации, руководитель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать организацию не удастся, так как акт никто не подпишет. Дело в том, что существуют документы, которые должны храниться даже после того, как организация прекратила свою деятельность и фактически больше не существует. Это еще раз доказывает, насколько важно организовать сохранность некоторых видов документов.

Требования к архивному хранению

Для того, чтобы документы, помещенные в архив, хранились надлежащим образом, необходимо выполнят ряд Архивное хранениетребований. Данные требования к архивному хранению способны существенно продлить жизнь документам на традиционных бумажных носителях, что особенно актуально для деловых бумаг с длительными сроками хранения. Поэтому давайте рассмотрим некоторые из них.

В первую очередь необходимо организовать правильное освещение в помещении, отведенном для архивного хранения. Нежелательно, чтобы документы подвергались прямому действию солнечных лучей. Лучше всего, если архивные документы будут храниться в помещении без окон, оборудованном искусственными источниками света. Также следует уделить внимание контролю влажности и температуры в помещении. При слишком высокой температуре и влажности бумага будет быстрее разрушаться, что значительно сократит срок хранения документов.

Высокая влажность также может стать причиной возникновения и развития грибков и плесени. Бумага, пораженная грибком, не только хранится намного меньше, но и опасна для здоровья. Поэтому очень важно регулярно осуществлять уборку в помещении, а также при возможности организовать принудительную вентиляцию.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Архивное хранение документов подразумевает не только их сохранность, но и обеспечение ограниченного доступа. По этой причине помещение архива должно запираться, а доступ к нему могут иметь только ответственные лица. Более того, рекомендуется хранить документы в специальных шкафах или сейфах, которые также должны закрываться на ключ. Особенно это актуально в организациях, имеющих большой объем секретных документов.

Архивное хранение электронных документов

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов. Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение? Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Требования к хранению электронных документов регламентированы ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». 

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства. 

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные. 


Передача электронных документов в архив организации


Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки. 

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий. 

 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль