Архивное хранение дел

208
Каждая организация должна ежегодно сдавать на хранение дела, состоящие из завершенных документов. Это необходимо для того, чтобы освободить место для текущих документов, а также чтобы обеспечить сохранность и доступность архивных документов. О том, как правильно организовать архивное хранение дел – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое архивное хранение дел в организации;
  • правила архивного хранения дел;
  • сроки архивного хранения дел.

Каждая организация или предприятие обязаны обеспечивать сохранность документов, которые так или иначе имеют отношение к деятельности организации. Это касается как бухгалтерской и налоговой отчетности, так и бумаг по личному составу. Более того, срок хранения последних документов может доходить до 75 лет. Вполне логично, что обеспечить сохранность кадровых документов без надлежащих условий на протяжении такого длительного периода практически не представляется возможным. А если учитывать тот факт, что за 75 лет документы по личному составу будут исчисляться тысячами листов, то станет понятна необходимость организации архивного хранения дел.

Архивное хранение дел в организации

Для удобства и практичности хранения документов необходимо включать их в состав дел. Причем каждое подразделение в организации группирует документы в дела самостоятельно с учетом их специфики и сроков хранения. К примеру, ни в коем случае нельзя включать в состав одного дела бухгалтерскую документацию и кадровые документы. Таким образом вы рискуете потерять важные деловые бумаги или случайно их уничтожить. Более того, формирование дел в подразделении лучше организовывать с учетом сроков хранения. Этот метод оправдан тем, что при проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав дела, потребуется значительно меньше времени для проверки сроков хранения. В противном случае необходимо выполнять полистную проверку документов дела.


Правила формирования дел


Архивное хранение дел в организации подразумевает наличие действующей и эффективной номенклатуры дел. Она необходима для того, чтобы при первом взгляде на дело можно было определить к какому подразделению оно относится и какого рода документацию содержит. Отсутствие номенклатуры дел чревато постоянной путаницей в документах и неправильной организацией дел, что недопустимо при организации документооборота.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

  • экспертизу ценности дел;
  • последующее оформление;
  • опись документов;
  • составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Правила архивного хранения дел

Правила архивного хранения дел регламентируются нормативными документами, федеральными законами, а также правилами Росархива. Такое большое количество требований и нормативов объясняется сложностью организации длительного хранения бумаги. Поэтому у любого руководителя компании всегда есть два варианта: оборудовать собственный архив или сдать документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Второй способ является наиболее простым и надежным, так как данные архивы полностью соответствуют всем требованиям к архивному хранению и гарантируют сохранность деловых бумаг.


Документальный и архивный фонды организации


В случае, если вы планируете создать свой собственный архив, необходимо соблюдать основные правила архивного хранения дел. Так, сами дела должны быть подшиты в скоросшиватели и иметь опись, которая содержит подробный перечень документов, включенных в состав дела. Обложка дела должна содержать наименование подразделения, номенклатуру и заголовок, который даст представление о составе дела. К примеру, «Приказы об отпуске», «Объяснительные сотрудников», «Зарплатные ведомости» и т.д.

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.Архивное хранение дел

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив дела. Рассмотрим некоторые из них:

  • Световой режим. Немаловажным фактором длительного хранения дел в архиве является правильная организация освещения. Лучше всего оборудовать архив в помещении без окон. Прямое попадание солнечного света на бумагу лишь сокращает срок ее хранения. Если же исключить естественный свет не предвидится возможным, то необходимо хранить дела в закрывающихся шкафах.
  • Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.
  • Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Для этого необходимо регулярно проводить уборку архива.

Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Сроки архивного хранения дел

Сроки архивного хранения дел могут варьироваться в зависимости от их значимости. Средний срок хранения документации составляет 3 года. Однако он может составлять как 1 год, так и 75 лет, например, личные дела сотрудников. Кроме того, есть определенные виды документов, которые необходимо хранить постоянно. Законодательство регламентирует условия и сроки хранения архивных дел и обязывает организацию сдавать необходимые деловые бумаги в ведомственный архив. Важно соблюдение норм и правил оформления актов, сопутствующих архивоведению.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль