text
Секретариат

Архивное делопроизводство

  • 11 августа 2016
  • 2696

Одним из важнейших этапов создания в организации эффективного делопроизводства является архивное делопроизводство. Оно призвано обеспечивать контроль над работой с архивными документами, а также их сохранность и доступность. О том, как правильно вести архивное делопроизводство в организации – читайте в статье.

В данной статье мы рассмотрим:

  • для чего нужно архивное делопроизводство в организации;
  • как вести архивное делопроизводство;
  • правила архивного делопроизводства;
  • наиболее частые ошибки при ведении архивного делопроизводства.

Архивное делопроизводство требует тщательной организации и контроля ведения. Это обусловлено тем, что его главной задачей является сохранение важных документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому данная отрасль делопроизводства должна быть организована в компании на высшем уровне.

Архивное делопроизводство в организации

Ведение делопроизводства в организации включает необходимость сохранения документов. Несмотря на то, что вступившие в 2015 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат формулировку «организация вправе создавать архивы вправе создавать архивы…», дальнейшее рассмотрение показывает, что все-таки архивное хранение документов носит обязательный характер, а не рекомендательный.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Обуславливается это тем, что сроки хранения важной документации организации (кадровых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности) никто не отменял. Более того, при отсутствии вышеперечисленных документов контролирующие органы вправе оштрафовать либо применить административное наказание к ответственным лицам организации. Поэтому так важно вести архивное делопроизводство в организации.

Как вести архивное делопроизводство

Архивное делопроизводство в организации должно подчиняться строгому регламенту. Любой процесс работы с архивными документами должен быть описан в инструкции по делопроизводству, будь то передача дел в архив, экспертиза ценности, формирование дел из архивных документов и уничтожение.


Определение сроков хранения документов


Также советуем издать и утвердить в организации графики, согласно которым будут осуществляться все мероприятия, касающиеся архивных документов. К примеру, при большом документообороте в организации целесообразнее составить график, по которому будет вестись прием документов на архивное хранение. В этом графике следует указать в какие дни и какое подразделение организации обязано осуществить передачу дел на хранение. Строгие временные рамки не только исключают путаницу в документах из различных подразделений, но и обязывают сотрудников подразделений своевременно осуществлять подготовку дел и документов для передачи в архив.

Правила архивного делопроизводства

На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных Архивное делопроизводстводокументов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

 

Ошибки при ведении архивного делопроизводства

Ошибки при ведении архивного делопроизводства, как правило, допускаются по незнанию либо из-за недостаточного контроля деятельности. Самое страшное, что может случиться – это уничтожение документов с действующими сроками хранения. Эта ошибка может возникнуть по причине невнимательности сотрудников либо ненадлежащего исполнения обязанностей.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Чтобы избежать подобных ошибок, необходим четкий и поэтапный план любой работы с архивными документами. К примеру, во время экспертизы ценности (если документов не так много) следует осуществлять полистную проверку документов и их сроков хранения. Если же объем документов большой, то рекомендуем внимательно ознакомиться с описью документов в деле. При этом необходимо присутствие сотрудника подразделения, направившего документы, ведь именно он может помочь разобраться в документах. Также рекомендуем обучить всех сотрудников компании (либо выборочно ответственных лиц в подразделениях) основам оформления и формирования дел. Это существенно упростит работу и снизит вероятность ошибок на этапе оформления.

Наличие в организации закрепленной номенклатуры дел также значительно упрощает жизнь сотрудникам архива. Поэтому если в организации выявляются постоянные ошибки при ведении архивного делопроизводства, вероятнее всего, что проблема в отсутствии либо ненадлежащем виде номенклатуры дел.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.