Архивные документы

193
Каждая организация должна организовать сохранность и доступность документов на протяжении всего срока их хранения. Именно с этой целью многие компании обзаводятся собственным архивом либо сдают документы на хранение в государственный или муниципальный архив. О том, какие документы должны храниться в архиве – читайте в нашей статье.

В данной статье подробно рассмотрим:

  • что представляют собой архивные документы компании;
  • как осуществляется хранение архивных документов;
  • уничтожение архивных документов.

По мере роста организации увеличивается и ее документооборот. Помимо основных этапов работы с документами (составление, оформление, отправка и т.д.), важным аспектом является и передача документов в архив. Однако не все работники знают перечень документов, которые необходимо сдавать в архив. Более того, зачастую не понятно, что делать в дальнейшем с архивными документами. Давайте разберемся.

Архивные документы компании

Как правило, каждая организация имеет большое количество документов, касающихся персонала компании. При проверке контролирующими органами большая часть этих документов может потребоваться, независимо от того, как давно уволился тот или иной сотрудник. Однако практика показывает, что многие организации не хранят кадровые документы или хранят их неправильно. Подобная халатность может не только привести к наложению штрафа на организацию, но и повлечь административную ответственность. Избежать подобных неприятностей можно организовав правильное и упорядоченное хранение архивных документов компании.

Для начала следует разобраться, какие документы должны помещаться в архив. Все документы организации можно разделить на 2 группы в соответствии с х сроками хранения. К первой группе относятся документы, срок хранения которых не превышает 10 лет. Во вторую группу входят документы с постоянными сроками хранения.


Передача документов на хранение в архив организации


К документам временного хранения относятся:

  • приказы на отпуск;
  • приказы на командировку;
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
  • документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
  • акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
  • различные бухгалтерские документы;
  • путевые листы;
  • различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

  • журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;Архивные документы
  • штатное расписание работников;
  • опись каждого дела;
  • номенклатура каждого дела;
  • годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
  • годовая смета;
  • уставные документы;
  • список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
  • годовой отчет в фонды;
  • лимиты;
  • приватизационные документы;
  • акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
  • паспорта сделок;
  • тарифы на продукцию;
  • годовой план деятельности предприятия;
  • различные журналы, которые ведутся на предприятии;
  • прейскуранты;
  • заключение ревизионной комиссии;
  • другие документы.

Хранение архивных документов

Любые документы независимо от их срока хранения должны храниться в организации:

  • до сдачи дел в государственный или муниципальный архив;
  • до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
  • до ликвидации организации.

Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Документы архива можно разделить на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие электронные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу. Следует отметить, что документы, хранящиеся в электронном виде, должны регулярно проверяться (не реже 1 раза в полгода) и при необходимости перезаписываться на новые носители.

Уничтожение архивных документов

Уничтожение архивных документов должно производиться по итогам проведения экспертизы ценности документов. Данное мероприятие должно проводиться ежегодно, чтобы вовремя освобождать место в архиве для новых документов. Для процедуры уничтожения составляется опись, которая содержит подробную информацию о делах и документах, выделенных к уничтожению.

Уничтожение документов с временным сроком хранения разрешается после утверждения описей дел по личному составу постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет). Порядок утверждения описей напрямую зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Следует отметить, что наиболее распространенные и действенные способы уничтожения документов – это сжигание или шредирование. Также отметим, что не допускается вторичное использование устаревших документов, особенно в качестве черновиков.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль