Подготовка к архивному хранению

459
Одним из основных этапов работы с документами организации является их подготовка к архивному хранению. Ведь для того, чтобы организовать правильное хранение документов, необходимо позаботиться о правильном составлении и оформлении дел. Давайте рассмотрим подробнее, как осуществлять подготовку к архивному хранению.

Из данной статьи вы узнаете:

  • в чем заключается подготовка документов к архивному хранению;
  • как осуществляется подготовка дел к архивному хранению;
  • организация подготовки дел к архивному хранению;
  • порядок подготовки документов к архивному хранению.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению включает в себя несколько этапов. Для начала необходимо убедиться в необходимости сдавать данную документацию в архив. С этой целью проводят экспертизу ценности документов. Далее следует правильно оформить сдаваемые документы. Как правило, документы формируются в дела в соответствии с их сроками и наименованием. После этого необходимо составить опись документов постоянного и временного сроков хранения, чтобы в дальнейшем передать ее в архив.Подготовка к архивному хранению

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • временного хранения (до 10 лет);
  • подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Подготовка дел к архивному хранению

Подготовка дел к архивному хранению в первую очередь включает их составление и формирование. Ведь именно на этих этапах необходимо правильно оформить дела и проследить, чтобы они состояли из документов с одинаковыми сроками хранения. Если формирование дел вызывает вопросы, то рекомендуем прибегнуть к помощи сотрудников архива.

Организация подготовки дел к архивному хранению

Необходимо учитывать, что в больших компаниях организация подготовки дел к архивному хранению должна вестись согласно графикам, утвержденным руководителем. Это вызвано необходимостью обеспечить порядок и исключить путаницу в документах различных подразделений. График должен содержать даты (лучше выделять несколько дней, а не один), в которые каждое подразделение должно осуществить передачу документов в архив. К примеру, бухгалтерия должна сдавать документы в срок с 7-12 февраля каждого года. Диапазон дат выбирается на тот случай, если они частично придутся на выходные, иначе может возникнуть вероятность, что документы придется передавать в архив в выходной день или, того хуже, нарушать внутренний распорядок компании.


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Также до передачи дел на архивное хранение следует убедиться в правильности их составления. Для этого необходимо назначить в каждом подразделении сотрудника, ответственного за оформление дел. Лучше всего, если проверку он будет осуществлять в присутствии архивного сотрудника, чтобы избежать пропущенных ошибок. При этом, такая работа должна проводиться в каждом подразделении, согласно графику. Лучше всего, если графики будут составляться архивными сотрудниками совместно с ответственными сотрудниками подразделений. Следует помнить, что график должен быть утвержден главой подразделения и непосредственным руководителем организации.

Порядок подготовки документов архивному хранению

Порядок подготовки документов архивному хранению также следует закрепить в организации соответствующими инструкциями. Основу подготовки документов представляет формирование дел. На данный момент порядок формирования состоит в следующем:

  • распределение исполненных документов по делам;
  • расположение документов внутри дела;
  • оформление обложки дела.

Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно. Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (бланк).doc
  • Должностная инструкция архивиста (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (образец).doc
  • Должностная инструкция архивиста (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль