Секретариат

Архивное хранение документов 2017

  • 26 августа 2016
  • 2335

Архивное хранение документов в 2017 году должно быть организовано в каждой компании для обеспечения доступа и сохранности документов, сроки хранения которых еще не истекли. Если ваша организация имеет большое количество документов, подлежащих архивному хранению, то рекомендуем вам прочитать данную статью.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

  • как будет осуществляться архивное хранение документов в организации в 2017 году;
  • правила архивного хранения документов в 2017 году;
  • перечень документов, подлежащих архивному хранению на 2017 год;
  • сроки хранения архивных документов;
  • перечень архивных документов с указанием сроков хранения.

Архивное хранение документов необходимо для обеспечения их сохранности на протяжении всего срока их хранения. Хранению в архиве подлежит та документация, которая относится к исполненным делам и не требуется для текущих задач. Однако, несмотря на то, что на данный момент необходимости в ней нет, она может потребоваться в ходе проверок контролирующих органов либо при судебных разбирательствах. Именно поэтому так важно обеспечить сохранность и доступность документов организации.

Архивное хранение документов в организации

Архивное хранение документов в организации в 2017 году должно быть строго регламентировано. Кроме того, что должен быть создан идеальный порядок в архивных документах, необходимо позаботиться и о помещении, в котором они должны храниться. Помещение, которое в дальнейшем станет архивом, должно соответствовать различным требованиям, призванным обеспечить сохранность документов на протяжении многих лет.


Передача документов на хранение в архив организации


При выборе помещения под архив следует учитывать освещенность. Лучшим вариантом станет комната, которая не имеет окон, так как солнечный свет пагубно влияет на бумагу. Если же создать архив в помещении без окон не представляется возможным, то отдавайте предпочтение комнатам, окна которых выходят на северную сторону.

Немаловажным фактором также является удаленность архива от канализации и водоснабжения. Это необходимо для того, чтобы в случае аварии архив не затопило. Поэтому недопустимо организовывать архив поблизости от туалета или вблизи труб водоснабжения. Если же такое решение технически невозможно, то следует максимально исключить вероятность протечки труб и позаботиться об их изоляции.

Также следует позаботиться и о своевременной уборке архивного помещения. Особенно это актуально, если в архиве наблюдается высокая температура и влажность, что может привести к развитию грибка и плесени. Чтобы этого избежать необходимо регулярно вытирать пыль и проветривать помещение.

Правила архивного хранения документов

ПАрхивное хранение документов 2017равил архивного хранения документов к 2017 году должны быть регламентированы внутренними документами организации. Данное решение необходимо для организации порядка работы с архивными документами. Необходимо закрепить в правилах такие моменты, как проведение экспертизы ценности документов, прием на хранение новых дел, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Идеальным вариантом станет создание графиков, которые позволят проводить все мероприятия, связанные с архивными документами, в строго отведенное время. Так, например, лучше всего составить графики таким образом, чтобы экспертиза ценности архивных документов проводилась до того момента, как в архив поступят новые документы. Это не только избавит от необходимости проверять большее количество документации, но и уменьшит вероятность уничтожения документов с действующими сроками хранения.

Перечень документов архивного хранения

Для начала следует разобраться, какие документы должны помещаться в архив в 2017 году. Перечень документов архивного хранения организации состоит из 2 групп в соответствии с их сроками хранения. К первой группе относятся документы, срок хранения которых не превышает 10 лет. Во вторую группу входят документы с постоянными сроками хранения.


Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Хранение и учет архивных документов в 2017 году необходимо организовывать с учетом особенностей формирования дел. Недопустимо формировать дело из документов временного и постоянного сроков хранения, иначе это может стать причиной уничтожения не тех документов. Данная ошибка может повлечь не только штраф, но и административное наказание в зависимости от важности уничтоженных бумаг.

 

Чтобы избежать подобных оплошностей рекомендуем распечатать перечень документов архивного хранения, согласно которому сотрудники архива смогут отбирать документы для дальнейшего уничтожения. К примеру, в данный перечень обязательно необходимо включить документы бухгалтерского и налогового учета, а также личные дела сотрудников с указанием их сроков хранения.

Сроки хранения архивных документов

Как правило, сроки хранения архивных документов бывают временными и постоянными. Срок хранения документов может быть:

  • временным (до 10 лет);
  • временным (свыше 10 лет);
  • постоянным.

Сроки хранения не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов должна определяться значимостью имеющейся в них информации.


Внесение правил работы с электронными документами в Инструкцию по делопроизводству


Для документации, отобранной для временного хранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов.

Перечень архивных документов с указанием сроков хранения

Сроки хранения архивных документов в организации в 2017 году должны знать практически все сотрудники архива, работающие с документами. Более того, если архив содержит не так много документации, рекомендуется создавать перечень архивных документов с указанием сроков хранения. Оформить такой перечень можно исходя из описей дел, сданных на хранение. Такая мера позволит не только вести учет архивных документов, но и сделать процедуру экспертизы ценности не такой длительной.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.