Архивное хранение документов 2017

1866
Архивное хранение документов в 2017 году должно быть организовано в каждой компании для обеспечения доступа и сохранности документов, сроки хранения которых еще не истекли. Если ваша организация имеет большое количество документов, подлежащих архивному хранению, то рекомендуем вам прочитать данную статью.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

  • как будет осуществляться архивное хранение документов в организации в 2017 году;
  • правила архивного хранения документов в 2017 году;
  • перечень документов, подлежащих архивному хранению на 2017 год;
  • сроки хранения архивных документов;
  • перечень архивных документов с указанием сроков хранения.

Архивное хранение документов необходимо для обеспечения их сохранности на протяжении всего срока их хранения. Хранению в архиве подлежит та документация, которая относится к исполненным делам и не требуется для текущих задач. Однако, несмотря на то, что на данный момент необходимости в ней нет, она может потребоваться в ходе проверок контролирующих органов либо при судебных разбирательствах. Именно поэтому так важно обеспечить сохранность и доступность документов организации.

Архивное хранение документов в организации

Архивное хранение документов в организации в 2017 году должно быть строго регламентировано. Кроме того, что должен быть создан идеальный порядок в архивных документах, необходимо позаботиться и о помещении, в котором они должны храниться. Помещение, которое в дальнейшем станет архивом, должно соответствовать различным требованиям, призванным обеспечить сохранность документов на протяжении многих лет.


Передача документов на хранение в архив организации


При выборе помещения под архив следует учитывать освещенность. Лучшим вариантом станет комната, которая не имеет окон, так как солнечный свет пагубно влияет на бумагу. Если же создать архив в помещении без окон не представляется возможным, то отдавайте предпочтение комнатам, окна которых выходят на северную сторону.

Немаловажным фактором также является удаленность архива от канализации и водоснабжения. Это необходимо для того, чтобы в случае аварии архив не затопило. Поэтому недопустимо организовывать архив поблизости от туалета или вблизи труб водоснабжения. Если же такое решение технически невозможно, то следует максимально исключить вероятность протечки труб и позаботиться об их изоляции.

Также следует позаботиться и о своевременной уборке архивного помещения. Особенно это актуально, если в архиве наблюдается высокая температура и влажность, что может привести к развитию грибка и плесени. Чтобы этого избежать необходимо регулярно вытирать пыль и проветривать помещение.

Правила архивного хранения документов

ПАрхивное хранение документов 2017равил архивного хранения документов к 2017 году должны быть регламентированы внутренними документами организации. Данное решение необходимо для организации порядка работы с архивными документами. Необходимо закрепить в правилах такие моменты, как проведение экспертизы ценности документов, прием на хранение новых дел, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Идеальным вариантом станет создание графиков, которые позволят проводить все мероприятия, связанные с архивными документами, в строго отведенное время. Так, например, лучше всего составить графики таким образом, чтобы экспертиза ценности архивных документов проводилась до того момента, как в архив поступят новые документы. Это не только избавит от необходимости проверять большее количество документации, но и уменьшит вероятность уничтожения документов с действующими сроками хранения.

Перечень документов архивного хранения

Для начала следует разобраться, какие документы должны помещаться в архив в 2017 году. Перечень документов архивного хранения организации состоит из 2 групп в соответствии с их сроками хранения. К первой группе относятся документы, срок хранения которых не превышает 10 лет. Во вторую группу входят документы с постоянными сроками хранения.


Составление описей на дела, передаваемые в архив организации


Хранение и учет архивных документов в 2017 году необходимо организовывать с учетом особенностей формирования дел. Недопустимо формировать дело из документов временного и постоянного сроков хранения, иначе это может стать причиной уничтожения не тех документов. Данная ошибка может повлечь не только штраф, но и административное наказание в зависимости от важности уничтоженных бумаг.

Чтобы избежать подобных оплошностей рекомендуем распечатать перечень документов архивного хранения, согласно которому сотрудники архива смогут отбирать документы для дальнейшего уничтожения. К примеру, в данный перечень обязательно необходимо включить документы бухгалтерского и налогового учета, а также личные дела сотрудников с указанием их сроков хранения.

Сроки хранения архивных документов

Как правило, сроки хранения архивных документов бывают временными и постоянными. Срок хранения документов может быть:

  • временным (до 10 лет);
  • временным (свыше 10 лет);
  • постоянным.

Сроки хранения не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов должна определяться значимостью имеющейся в них информации.


Внесение правил работы с электронными документами в Инструкцию по делопроизводству


Для документации, отобранной для временного хранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов.

Перечень архивных документов с указанием сроков хранения

Сроки хранения архивных документов в организации в 2017 году должны знать практически все сотрудники архива, работающие с документами. Более того, если архив содержит не так много документации, рекомендуется создавать перечень архивных документов с указанием сроков хранения. Оформить такой перечень можно исходя из описей дел, сданных на хранение. Такая мера позволит не только вести учет архивных документов, но и сделать процедуру экспертизы ценности не такой длительной.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль