Виды документов

294
В должностные обязанности каждого секретаря входит работа с большим объемом различных документов. Для кого-то не составляет трудностей разобраться со всеми видами документов, однако некоторые документы могут вызвать озадаченность даже у самых опытных сотрудников. Чтобы избежать затруднений, рекомендуем ознакомиться с видами документов.

В данной статье мы рассмотрим:

  • виды документов организации;
  • основные виды документов секретаря;
  • различия ведения отдельных видов документов.

Различные виды документов организации требует различного порядка работы с ними. Чтобы определить, какой порядок работы требуется в конкретном случае, необходимо умение четко различать виды документов.

Виды документов организации

Существуют различные виды документов организации, которые делятся по их назначению, а также по их принадлежности к подразделениям организации. Так, основное деление документов представлено:

  • организационными документами (штатное расписание, должностные инструкции и т.д.);
  • распорядительными (различные приказы);
  • информационно-справочными (объяснительные записки, акты, справки);
  • персональными документами (трудовые книжки, автобиографии, резюме);
  • плановыми документами (плановые расчеты по численности, оплате труда, задания по кадровым вопросам и т.д.);
  • отчетными документами (бухгалтерская и налоговая отчетность);
  • другими документами.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно


Основные виды документов секретаря

Основные виды документов секретаря включают организационные документы, распорядительные, а также входящую документацию. Как правило, в обязанности секретаря руководителя входит работа с распоряжениями руководства. К примеру, если руководитель организации издал приказ, то секретарь должен довести его до исполнителя и проследить за ходом исполнения (если это требуется).

Организационные документы должны всегда иметься под рукой у секретаря. К ним можно отнести штатное расписание, должностные инструкции сотрудников, положение о персонале, правила внутреннего распорядка, правила работы с документами, инструкция по обработке входящей корреспонденции и т.д. Можно с уверенностью сказать, что данный пакет документов регламентирует всю работу организации, поэтому секретарь (в особенности секретарь руководителя) должен знать содержание всей данной документации.

Также секретарь должен осуществлять обработку входящей корреспонденции. Обработка включает регистрацию входящих документов и распределение согласно их назначению. Здесь также необходимо определять необходимость знакомить руководителя и других сотрудников с данным документом.


Письма информационного характера


В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Различия ведения отдельных видов документов

Различия ведения отдельных видов документов также зависят от их наименования. К примеру, распоряжения руководства должны быть переданы исполнителям, а в дальнейшем контролироваться по ходу их выполнения. Также следует докладывать руководителю о ходе исполнения.

Организационные документы после утверждения руководителем должны быть переданы сотрудникам и в соответствующие подразделения. Это касается должностных инструкции и порядка работы в организации. Например, при выпуске новой инструкции или штатного расписания секретарь обязан создать необходимое количество копий и распространить их по всем подразделениям организации.

В целом работу со всеми видами документов можно представить в виде следующей цепочки действий:Виды документов

  • прием входящих документов;
  • предварительное рассмотрение;
  • регистрация документов;
  • доклад руководителю о полученных документах;
  • принятие решения руководителем;
  • направление документов на исполнение;
  • контроль исполнения документов;
  • исполнение документов;
  • формирование документов в дела;
  • использование документов в справочно-информационной работе;
  • определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль