Хранение документов

165
У каждой организации, предприятия или учреждения, которые осуществляют какой-либо вид деятельности, формируется множество документов различной ценности. И от того, насколько качественно и грамотно будет организован процесс хранения документации, будет зависеть весь рабочий процесс в целом. Хранение документов в целом разделяется на архивное, оперативное и хранение в электронном виде.

Далее мы более подробно расскажем о том:

  • сколько хранятся документы;
  • что такое оперативное хранение документов;
  • как осуществляется архивное хранение документов;
  • каковы условия хранения электронных документов.

Сроки хранения документов

В результате деятельности любой организации создаётся огромное количество документов, имеющих различное ценностное значение. Часть информации, содержащейся в этих документах, имеет значение лишь для решения каких-то конкретных задач, и со временем теряет свою ценность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно. Другая часть документов имеет более долговременное значение, однако есть документы, которые содержат ценную информацию для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

Исходя из этого, определяют сроки хранения документов:

  • до 10 лет (временные);
  • свыше 10 лет (временные);
  • постоянные.

Определение сроков хранения документов


Главное значение имеет содержащаяся в документах информация. На срок хранения совершенно не влияет то, в какой форме созданы документы, на бумажном носителе или в электронном виде.

Оперативное хранение документов 

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 оперативное хранение документов - это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Иными словами, это хранение документов в период их исполнения и практического использования.Хранение документов

В период исполнения документы должны храниться у исполнителя в специальных папках с указанием следующих данных:

  • интервал дат (начало и окончание использования);
  • общее количество содержащихся в данной папке листов;
  • указание сроков хранения;
  • ФИО исполнителя и его контактный телефон;
  • дополнительные надписи («на подпись», «для подразделения», «на согласование» и т.д.).

Во время работы папки могут находиться на столе исполнителя, однако должны убираться в шкаф после окончания рабочего дня. Документы, находящиеся на исполнении, должны храниться в доступном месте на случай отсутствия исполнителя на работе. Обязательно должна быть организована сохранность документов и удобство их использования. Для этих целей используют специальные шкафы с замком.

Когда срок оперативного хранения документов истекает, проводится экспертиза ценности документов, по результатам которой ценные документы готовят к передаче на архивное хранение, а утратившие ценность идут на уничтожение.

Архивное хранение документов

Дела, переданные на архивное хранение, должны быть размещены в помещении, специально отведенном для этой цели.

Архив должен быть изолирован от остальных помещений в здании, в нем должна соблюдаться чистота, пожарная безопасность и сухость. Освещение также играет немаловажную роль, лучше всего использовать помещения без окон, с искусственными источниками света. Данные требования установлены п. 4.2 «Основных правил работы архивов организации» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).


Передача документов на хранение в архив организации


Для правильной организации архивного хранения документов есть возможность нанять в штат соответствующего специалиста с достаточным уровнем квалификации и образования. Однако зачастую организации хранят документы в государственном (муниципальном) архиве, заключив с ними договор.  

Хранение электронных документов

По законодательству хранение электронных документов не сильно отличается от хранения бумаги, тем не менее, следует учитывать важные различия. 

По требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» необходимо постоянно обеспечивать читабельность и доступность электронного документа для современных считывающих устройств. Компьютерная техника очень быстро устаревает, как и программное обеспечение, вследствие чего возникает проблема считывания информации современными устройствами и программами.


Хранение электронной почты


Для решения данной проблемы необходимо осуществлять периодическую перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Помимо этого, документы должны содержать идентификационные данные. Пользователь должен иметь возможность найти нужный файл быстро, без необходимости открывать каждый документ.

Электронный документ должен быть доступен для чтения на первоначальном устройстве, программном обеспечении, на том, на котором он хранится в настоящее время и на том, которое будет использоваться для хранения документа в будущем. Также необходимо обеспечить аутентичность документа, его сохранность в первоначальном виде, без каких-либо изменений и искажений. Для этого необходимо обеспечить ответственное хранение, безопасную среду хранения, управление доступом и защиту.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного дела) (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль